Wie kann man in Power BI Desktop Daten aus einer Excel-Datei auf SharePoint abrufen?
- Vorbereitung: Zugriff auf die Excel-Datei auf SharePoint
- Herstellen der Verbindung in Power BI Desktop
- Authentifizierung und Zugriff
- Import und Datenaufbereitung
- Wichtige Hinweise
Power BI Desktop bietet vielfältige Möglichkeiten, um Daten aus verschiedenen Quellen zu importieren und zu analysieren. Eine häufige Anforderung besteht darin, Daten aus einer Excel-Datei abzurufen, die auf einer SharePoint-Website gespeichert ist. Im Folgenden wird ausführlich erklärt, wie dieser Vorgang funktioniert und welche Schritte dabei zu beachten sind.
Vorbereitung: Zugriff auf die Excel-Datei auf SharePoint
Um Daten aus einer Excel-Datei auf SharePoint in Power BI Desktop zu laden, benötigt man zunächst die korrekte URL zur Datei. Dabei ist es wichtig, dass die Excel-Datei in einer Dokumentenbibliothek auf SharePoint gespeichert ist und dass der Benutzer über ausreichende Berechtigungen verfügt, um darauf zuzugreifen.
Die URL zur Datei sollte idealerweise direkt auf die Datei verweisen und nicht auf die SharePoint-Weboberfläche. Zum Beispiel sieht eine solche URL häufig so aus: https://deinefirma.sharepoint.com/sites/deineseite/Shared%20Documents/deineDatei.xlsx.
Herstellen der Verbindung in Power BI Desktop
In Power BI Desktop wählt man im Menü die Option "Daten abrufen" und dann "Web" oder "SharePoint-Ordner" aus. Für Excel-Dateien auf SharePoint empfiehlt es sich, "Web" zu verwenden, da hier die direkte URL zur Datei eingegeben wird. Nachdem die URL eingegeben wurde, sollte Power BI die Datei erkennen und die darin enthaltenen Tabellen oder Bereiche anzeigen.
Alternativ kann auch die Option "SharePoint-Ordner" genutzt werden, falls mehrere Dateien aus einem bestimmten SharePoint-Ordner importiert werden sollen. Hier gibt man dann die URL des Ordners an und kann anschließend die gewünschte Datei aus der Liste auswählen.
Authentifizierung und Zugriff
Power BI Desktop fragt im Anschluss an die Eingabe der URL nach den Anmeldeinformationen. Je nach Einstellung des SharePoint-Servers und Firmenrichtlinien kann dies ein Microsoft-Konto, ein Organisationskonto oder eine Windows-Anmeldung sein. Wichtig ist, dass die Zugriffsrechte für die Excel-Datei bestehen, damit Power BI die Daten laden darf.
Import und Datenaufbereitung
Sobald die Verbindung hergestellt ist, zeigt Power BI die im Excel-Dokument enthaltenen Tabellen, Arbeitsblätter oder benannten Bereiche an. Man kann die gewünschten Daten auswählen und durch "Transformieren" in den Power Query Editor wechseln, um dort die Daten weiter zu bereinigen oder anzupassen. Nach Abschluss der Datenaufbereitung lädt man die Daten in das Power BI-Modell und kann diese anschließend für Berichte verwenden.
Wichtige Hinweise
Es empfiehlt sich, die Verbindung in regelmäßigen Abständen zu überprüfen, da sich die URL oder Zugriffsrechte auf SharePoint ändern können. Zudem sollte man darauf achten, dass die Excel-Datei nicht während des Ladens in Power BI bearbeitet wird, da dies zu Fehlern führen kann.
Zusammenfassend ermöglicht Power BI Desktop eine direkte und effiziente Integration von Excel-Daten aus SharePoint, sofern die URL korrekt ist und die Zugriffsrechte stimmen. Dies erleichtert die zentrale Verwaltung und Analyse von Unternehmensdaten.