Wie kann man in Microsoft Teams einen externen Kontakt hinzufügen?
- Einleitung
- Was bedeutet externer Kontakt in Microsoft Teams?
- Voraussetzungen für das Hinzufügen externer Kontakte
- Wie fügt man externe Kontakte in Microsoft Teams hinzu?
- Alternative Methoden zur Zusammenarbeit mit externen Personen
- Fazit
Einleitung
Viele Nutzer von Microsoft Teams möchten wissen, wie sie externe Kontakte zu ihren Teams hinzufügen können. Dies ist besonders relevant, wenn man mit Partnern, Kunden oder Lieferanten kommunizieren möchte, die nicht Teil der eigenen Organisation sind. In diesem Beitrag erklären wir ausführlich, wie das Hinzufügen externer Kontakte in Microsoft Teams funktioniert und welche Voraussetzungen dafür notwendig sind.
Was bedeutet externer Kontakt in Microsoft Teams?
Ein externer Kontakt ist eine Person, die außerhalb der eigenen Organisation arbeitet und nicht in der gleichen Microsoft 365 Umgebung registriert ist. Im Gegensatz zu internen Mitgliedern haben externe Kontakte meist eingeschränkten Zugriff auf Teams-Ressourcen, können aber dennoch an Chats, Anrufen und Meetings teilnehmen, sofern die Einstellungen dies erlauben.
Voraussetzungen für das Hinzufügen externer Kontakte
Bevor man externe Kontakte in Microsoft Teams hinzufügen kann, müssen die Administratoren sicherstellen, dass die externe Zusammenarbeit (auch Gastzugriff oder externe Zugriffsfreigabe) im Microsoft 365 Admin Center entsprechend aktiviert ist. Dies geschieht über die Einstellungen im Azure Active Directory und in den Microsoft Teams Admin Settings. Ohne diese Freigaben können externe Nutzer weder zu Teams noch zu Chats hinzugefügt werden.
Wie fügt man externe Kontakte in Microsoft Teams hinzu?
Um einen externen Kontakt hinzuzufügen, öffnen Sie zunächst Microsoft Teams und wählen im Chat- oder Teamsbereich die Option, einen neuen Chat oder ein neues Teammitglied hinzuzufügen. Beim Eingeben der E-Mail-Adresse des externen Kontakts erkennt Teams, dass es sich um eine Adresse außerhalb der eigenen Organisation handelt. Falls der Gastzugriff aktiviert ist, erhält diese Person eine Einladung per E-Mail, um dem Team beizutreten oder an einem Chat teilzunehmen.
Alternative Methoden zur Zusammenarbeit mit externen Personen
Alternativ zum Gastzugang gibt es auch die Möglichkeit, über den sogenannten externe Zugriff mit Nutzern anderer Microsoft 365 Organisationen oder Skype for Business zu kommunizieren, ohne sie als Gäste hinzuzufügen. In diesem Fall können Chats und Anrufe direkt zwischen den Organisationen stattfinden, jedoch ist die Zusammenarbeit auf Teams-Ressourcen eingeschränkt.
Fazit
Das Hinzufügen externer Kontakte in Microsoft Teams erleichtert die Zusammenarbeit über Organisationsgrenzen hinweg. Voraussetzung dafür ist die korrekte Konfiguration der externen Zusammenarbeit durch Administratoren. Nach Aktivierung sind externe Nutzer leicht über ihre E-Mail-Adresse als Gäste einzuladen und können so an Teams-Chats, Meetings oder zur gemeinsamen Arbeit in einem Team teilnehmen.