Wie kann ich in Microsoft Forms die Sichtbarkeit eines Formulars auf bestimmte Personen einschränken?
- Sichtbarkeit eines Microsoft Forms Formulars auf bestimmte Personen einschränken
- Formulareinstellungen für die Zugriffsbeschränkung
- Zugriff auf Personen innerhalb Ihrer Organisation beschränken
- Formular für bestimmte Personen oder Gruppen freigeben
- Alternativer Weg: Über die Identitätsprüfung und manuelles Filtern
- Fazit
Sichtbarkeit eines Microsoft Forms Formulars auf bestimmte Personen einschränken
Microsoft Forms bietet die Möglichkeit, Formulare so zu konfigurieren, dass nur bestimmte Personen oder Personengruppen Zugriff darauf haben. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie sensible oder interne Informationen sammeln möchten und sicherstellen wollen, dass nur autorisierte Personen das Formular ausfüllen können.
Formulareinstellungen für die Zugriffsbeschränkung
Zunächst sollten Sie ein Formular erstellen oder ein bestehendes Formular öffnen. Im oberen Bereich der Microsoft Forms Oberfläche finden Sie die Schaltfläche Einstellungen oder ein Zahnradsymbol, das die Formulareinstellungen öffnet. Unter dem Bereich Wer kann dieses Formular ausfüllen finden Sie unterschiedliche Optionen, die bestimmen, wer Zugriff hat.
Zugriff auf Personen innerhalb Ihrer Organisation beschränken
Standardmäßig ist oft die Einstellung aktiviert, dass nur Personen innerhalb Ihrer Organisation das Formular ausfüllen können. Die Option lautet Nur Personen in meiner Organisation können antworten. Wenn Sie diese Option wählen, ist das Formular nur für Nutzer mit einer entsprechenden Firmen- oder Schul-E-Mail-Adresse (zum Beispiel @ihrefirma.de) zugänglich.
Diese Einstellung eignet sich gut, wenn Sie Ihre Formulare auf Mitarbeiter, Kollegen oder Mitglieder einer bestimmten Institution beschränken möchten.
Formular für bestimmte Personen oder Gruppen freigeben
Microsoft Forms bietet allerdings keine direkte Möglichkeit, ein Formular auf individuell ausgewählte Personen innerhalb der Organisation einzuschränken. Die Zugriffsbeschränkung ist meistens auf Organisation oder Jeder mit dem Link ausgelegt. Allerdings können Sie bestimmte Berechtigungen über die Integration mit Microsoft 365 und SharePoint nutzen.
Eine gängige Methode ist, das Formular in einem geschützten Bereich wie einem SharePoint-Dokumentenordner oder einem Team in Microsoft Teams zu platzieren, dessen Zugriff Sie für bestimmte Personen oder Gruppen eingeschränkt haben. Durch das Teilen des Formularlinks innerhalb dieser Gruppe haben nur die Mitglieder Zugriff.
Alternativer Weg: Über die Identitätsprüfung und manuelles Filtern
Weiterhin können Sie in den Formulareinstellungen die Option aktivieren, dass nur angemeldete Personen antworten dürfen und die Einsendung ihrer Identität über ihre E-Mail-Adresse protokolliert wird. Damit erhalten Sie eine Übersicht, wer das Formular ausgefüllt hat.
Dank dieser Protokollierung ist es möglich, den Zugriff manuell über folgende Schritte zu kontrollieren: Sie teilen das Formular nur mit den gewünschten Personen, und anhand der protokollierten E-Mail-Adressen erkennen Sie, ob nur berechtigte Nutzer teilgenommen haben. Dieses Vorgehen ist jedoch weniger sicher als eine echte Zugriffsbeschränkung und erfordert eine manuelle Nachkontrolle.
Fazit
Zusammenfassend lässt sich sagen: Direktes Einschränken der Sichtbarkeit von Microsoft Forms Formularen auf individuell definierte Personen innerhalb der Plattform ist nicht ohne weitere administrative Maßnahmen möglich. Die sicherste Methode ist die Beschränkung auf die eigene Organisation über die Formulareinstellungen und zusätzlich die Verteilung des Links in einem geschützten Microsoft 365-Umfeld wie SharePoint oder Microsoft Teams, in dem die gewünschten Personen Zugriff haben. Über die Identitätsprüfung bekommen Sie zudem eine Rückmeldung, wer das Formular ausgefüllt hat und können so einen besseren Überblick gewinnen.
Wenn Sie eine besonders strenge Zugriffssteuerung benötigen, empfiehlt es sich, alternative Umfragetools oder entsprechende administrative Lösungen zu nutzen, die eine granulare Benutzerverwaltung ermöglichen.