Wie kann ich in der Capsule CRM App doppelte Kontakte zusammenführen?
- Einleitung
- Doppelte Kontakte finden
- Kontakte vergleichen und auswählen
- Kontakte zusammenführen
- Abschluss und Kontrolle
- Fazit
Einleitung
Im Arbeitsalltag können sich im CRM-System häufig doppelte Kontakte ansammeln, was die Übersichtlichkeit und Effizienz beeinträchtigen kann. Capsule CRM bietet daher eine Funktion, mit der Sie doppelte Kontakte identifizieren und zusammenführen können. Im Folgenden erfahren Sie ausführlich, wie Sie diese Funktion in der App nutzen können.
Doppelte Kontakte finden
Um doppelte Kontakte in Capsule CRM zu entdecken, öffnen Sie zunächst die App und navigieren zum Bereich "Kontakte" oder "Personen". Dort können Sie entweder manuell nach Namen suchen, die ähnlich oder identisch erscheinen, oder die Suchfunktion nutzen, um potenzielle Duplikate zu identifizieren. Capsule CRM hat keine automatische, zentrale Duplikaterkennung per Knopfdruck in der mobilen App, daher bedarf es einer gewissen manuelle Kontrolle.
Kontakte vergleichen und auswählen
Nachdem Sie zwei oder mehrere potenzielle doppelte Kontakte gefunden haben, öffnen Sie diese einzeln und vergleichen Sie die enthaltenen Informationen wie Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und weitere relevante Daten gründlich. Achten Sie darauf, dass es sich tatsächlich um dieselbe Person handelt und nicht um unterschiedliche Personen mit ähnlichen Namen. Nur so vermeiden Sie versehentlich falsche Zusammenführungen.
Kontakte zusammenführen
Das Zusammenführen geschieht in Capsule CRM über die Web-Anwendung oder teilweise in der App, je nach verfügbarem Funktionsumfang. In der App wählen Sie den Kontakt aus, der erhalten bleiben soll. Danach öffnen Sie den zweiten Kontakt, der mit dem ersten zusammengeführt werden soll. Sie finden dort eine Option wie Zusammenführen oder Merge, mit der Sie die Kontakte zusammenführen können. Dabei müssen Sie entscheiden, welche Daten übernommen werden: oft wird der Kontakt ausgewählt, der die vollständiger oder aktuellere Information hat. Sämtliche Aktivitäten, Notizen und Anhänge werden typischerweise in den verbleibenden Kontakt übertragen und der andere Kontakt gelöscht.
Abschluss und Kontrolle
Nach dem Zusammenführen der Kontakte sollten Sie den verbleibenden Kontakt erneut überprüfen, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Informationen verloren gegangen sind. Prüfen Sie auch, ob Aktivitäten, Termine, E-Mails und Notizen korrekt übernommen wurden. So stellen Sie sicher, dass Ihre Datenbank sauber und gut gepflegt bleibt. Eventuelle Fehler können so schnell korrigiert werden.
Fazit
Das Zusammenführen doppelter Kontakte in der Capsule CRM App erfordert ein gewisses Maß an manueller Kontrolle und Sorgfalt, da eine automatische Funktion eingeschränkt ist. Wenn Sie die oben beschriebenen Schritte befolgen, können Sie Ihre Kontaktliste effizient bereinigen und die Datenqualität verbessern. Für umfangreichere Duplikat-Suchen und Merges kann es hilfreich sein, die Web-Version von Capsule CRM zu nutzen.