Wie kann ich Berechtigungen für eine Liste in Microsoft Lists verwalten?
Berechtigungen für eine Liste in Microsoft Lists verwalten
Microsoft Lists ist eine leistungsstarke Anwendung zum Verwalten von Informationen innerhalb von Microsoft 365. Die Berechtigungen für eine Liste basieren grundsätzlich auf den SharePoint-Berechtigungen, da Microsoft Lists auf SharePoint-Listen aufbaut. Um Berechtigungen für eine bestimmte Liste zu verwalten, müssen Sie die Einstellungen der jeweiligen SharePoint-Liste über die SharePoint-Oberfläche anpassen.
Zunächst rufen Sie die Microsoft Lists-App auf und öffnen die Liste, deren Berechtigungen Sie verwalten möchten. Anschließend klicken Sie auf das Zahnradsymbol oben rechts, um zu den Listeneinstellungen zu gelangen. In den Einstellungen wählen Sie den Punkt Listeinstellungen aus, der Sie zur traditionellen SharePoint-Seite für die Liste weiterleitet.
Auf der Seite Listeinstellungen finden Sie unter dem Abschnitt Berechtigungen und Verwaltung den Link Berechtigungen für diese Liste. Wenn Sie darauf klicken, gelangen Sie zu der Berechtigungsseite, die anzeigt, welche Gruppen oder Benutzer Zugriff auf die Liste haben und welche Zugriffsrechte vergeben sind.
Standardmäßig erbt eine Liste die Berechtigungen von der übergeordneten Website. Wenn Sie spezifische Berechtigungen für nur diese Liste vergeben möchten, müssen Sie zuerst die Vererbung der Berechtigungen aufheben. Dazu klicken Sie auf Vererbung der Berechtigungen anhalten oder Berechtigungen anpassen, je nach Sprache der Oberfläche. Nach dem Aufheben der Vererbung können Sie einzelne Benutzer oder Gruppen hinzufügen oder entfernen sowie deren Zugriffsrechte festlegen.
Beim Hinzufügen von Benutzern oder Gruppen wählen Sie die entsprechenden Personen aus Ihrem Microsoft 365-Adressbuch und ordnen ihnen Rollen oder Berechtigungsstufen zu, z. B. Besitzer (vollständige Kontrolle), Mitglied (Bearbeiten) oder Besucher (nur Lesen). Es ist wichtig, die Berechtigungsstufen sorgfältig zuzuweisen, um den Prinzipien der minimalen Rechtevergabe zu entsprechen und ungewollte Zugriffe zu verhindern.
Nachdem Sie Änderungen vorgenommen haben, sollten Sie die Berechtigungen überprüfen, indem Sie die Seite aktualisieren oder das Tool zum Überprüfen der Zugriffsrechte verwenden. So stellen Sie sicher, dass die richtigen Personen Zugriff haben und dass keine unnötigen Rechte vergeben wurden.
Wichtig: Da Microsoft Lists auf SharePoint basiert, sind Berechtigungen auf Listenelementebene (also einzelnen Listenelementen) ebenfalls möglich, jedoch etwas komplexer zu konfigurieren und sollten nur in besonderen Fällen eingesetzt werden, da dies die Verwaltung deutlich komplizierter machen kann.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Verwaltung von Berechtigungen in Microsoft Lists hauptsächlich über die SharePoint-Berechtigungsverwaltung erfolgt. Sie heben die Vererbung auf, passen Benutzer- und Gruppenzugriffe an und stellen sicher, dass die Liste nur für autorisierte Personen zugänglich ist. Diese Vorgehensweise stellt eine sichere und flexible Möglichkeit dar, den Zugriff auf Ihre Listeninhalte zu steuern.