Wie erkennt Microsoft Forms wiederholte Teilnehmer?
- Identifikation über Microsoft-Konten
- Erfassung der Antwortdaten und Cookies
- Limitierungen bei anonymen Formularen
- Optionen zur Einschränkung mehrfacher Teilnahmen
- Zusammenfassung
Identifikation über Microsoft-Konten
Microsoft Forms verwendet hauptsächlich das Microsoft-Konto zur Erkennung von wiederholten Teilnehmern. Wenn ein Formular so konfiguriert ist, dass es nur Personen innerhalb einer bestimmten Organisation (z.B. einer Firma oder einer Bildungseinrichtung) zugänglich ist, müssen sich die Nutzer mit ihrem Microsoft-Konto anmelden, um das Formular auszufüllen. Auf diese Weise kann Microsoft Forms zuverlässig feststellen, ob ein Teilnehmer bereits zuvor das Formular eingereicht hat, indem die Benutzer-ID aus dem Konto mit den vorhandenen Antwortdaten abgeglichen wird. Das System speichert die E-Mail-Adresse oder den Benutzeridentifikator zusammen mit der Antwort, wodurch es möglich wird, mehrfache Beiträge derselben Person zu erkennen und gegebenenfalls zu verhindern.
Erfassung der Antwortdaten und Cookies
Neben der Benutzeranmeldung innerhalb der Organisation kann Microsoft Forms auch Cookies im Browser des Teilnehmers speichern. Diese Cookies helfen dabei, wiederkehrende Nutzer zu identifizieren, wenn keine Anmeldung erforderlich ist oder wenn das Formular für externe Teilnehmer freigegeben ist. Allerdings bietet diese Methode keine hundertprozentige Sicherheit gegen mehrmalige Teilnahme, da Nutzer Cookies löschen oder verschiedene Geräte und Browser verwenden können. Die Kombination aus Browser-Cookies und Nutzeranmeldung erhöht dennoch die Wahrscheinlichkeit, dass wiederholte Teilnahmen erkannt werden.
Limitierungen bei anonymen Formularen
Wenn Formulare so eingestellt sind, dass sie keine Anmeldung erfordern und somit anonym ausgefüllt werden können, ist die Erkennung von mehrfachen Teilnahmen deutlich schwieriger. Microsoft Forms kann in solchen Fällen lediglich über Browser-Informationen wie Cookies und IP-Adressen prüfen, ob ein Teilnehmer möglicherweise mehrfach teilgenommen hat. Diese Methoden sind jedoch weder zuverlässig noch strikt, da IP-Adressen sich ändern können und mehrere Nutzer hinter derselben IP-Adresse sitzen können. Aus diesem Grund ermöglicht Microsoft Forms keine hundertprozentige Kontrolle über Wiederholungen bei komplett anonymen Umfragen.
Optionen zur Einschränkung mehrfacher Teilnahmen
Um wiederholte Teilnahmen bestmöglich zu verhindern, bietet Microsoft Forms die Option Nur eine Antwort pro Person an. Diese Option erfordert die Anmeldung mit einem Microsoft-Konto und sorgt dafür, dass eine Person das Formular nur einmal absenden kann. Hinter diesem Mechanismus steckt die Zuordnung der Antworten zum angemeldeten Benutzer. In Kombination mit organisatorischen Einstellungen, wie z.B. Beschränkungen auf bestimmte Benutzergruppen, lässt sich so die Teilnahme mehrfacher Nutzer gut kontrollieren.
Zusammenfassung
Die Erkennung von wiederholten Teilnehmern in Microsoft Forms basiert primär auf der Anmeldung mit Microsoft-Konten und der Speicherung von Nutzerinformationen in Verbindung mit der abgegebenen Antwort. Im Falle anonym zugänglicher Formulare sind die Möglichkeiten stark eingeschränkt und stützen sich vor allem auf Browser-Cookies und IP-Adressen, die jedoch weniger zuverlässig sind. Durch die gezielte Konfiguration der Formular-Einstellungen können Administratoren sicherstellen, dass nur einmalige Teilnahmen möglich sind.