Erstellung von Nachschlagespalten, die auf andere Listen verweisen

1. Grundprinzip eines Nachschlagefeldes (Lookup)
2. Nachschlagespalte in Excel und Google Sheets erstellen
3. Nachschlagespalten in Datenbanken
4. Weitere Tipps und Hinweise

Wenn man in Programmen wie Microsoft Excel, Google Sheets oder in Datenbankanwendungen Nachschlagespalten anlegen möchte, die auf andere Listen oder Tabellen verweisen, geht es grundsätzlich darum, Daten aus einer referenzierten Quelle bequem und automatisiert in der aktuellen Tabelle verfügbar zu machen. Das verbessert die Datenintegrität und erleichtert Datenpflege.

Grundprinzip eines Nachschlagefeldes (Lookup)

Ein Nachschlagefeld ist eine Zelle oder eine Spalte, die sich auf eine Spalte oder einen Bereich in einer anderen Liste bezieht, um dort relevante Werte zu suchen und anzuzeigen. Beispielsweise hat man eine Artikelliste mit Artikelnummern und eine Bestellliste; in der Bestellliste sollen durch Nachschlagen automatisch die Artikelbezeichnungen aus der Artikelliste angezeigt werden. Das Mittel ist eine Suchfunktion, die nach einem Schlüsselwert in der anderen Liste sucht und den zugehörigen Wert zurückliefert.

Nachschlagespalte in Excel und Google Sheets erstellen

In Excel oder Google Sheets nutzt man häufig die Funktionen SVERWEIS (engl. VLOOKUP), INDEX und VERGLEICH (engl. MATCH) oder neuere Funktionen wie XVERWEIS, um Werte aus einer zweiten Liste zu holen.

Angenommen, die zweite Liste (die Quelle) befindet sich auf einem separaten Tabellenblatt namens Artikel und beinhaltet in Spalte A die Artikelnummern und in Spalte B die Artikelbezeichnungen.

In der ersten Liste (Ziel) mit Bestellungen steht in Spalte A die Artikelnummer, und in Spalte B soll die Artikelbezeichnung automatisch eingefügt werden. Dafür verwendet man beispielweise in Zelle B2 die folgende Formel:

Diese Formel sucht den Wert aus Zelle A2 in der Spalte A des Tabellenblatts Artikel, gibt den Wert der zweiten Spalte zurück und liefert genau passende Ergebnisse durch FALSCH als letzten Parameter.

Alternativ verwendet man mit Excel 365 oder Google Sheets die modernere Funktion XVERWEIS:

Diese Funktion ist flexibler und lässt sich leichter anpassen, sie gibt für den Suchwert in A2 den passenden Artikel aus Spalte B zurück oder den Text "Nicht gefunden", falls kein Eintrag existiert.

Nachschlagespalten in Datenbanken

In relationale Datenbanken (z.B. Access, MySQL, SQL Server) referenziert man Nachschlagespalten häufig als Fremdschlüssel, die auf Primärschlüssel anderer Tabellen zeigen. In Formularen oder Benutzeroberflächen werden dann Abfragen oder Joins verwendet, um die verknüpften Informationen anzuzeigen.

Der Vorgang umfasst das Anlegen der Tabellen mit eindeutigen Identifikatoren (z.B. ArtikelID) und in der verweisenden Tabelle eine Spalte, die diese IDs enthält. Abfragen oder Views verknüpfen dann die Tabellen über diese IDs, um die gewünschten Textwerte anzuzeigen.

Weitere Tipps und Hinweise

Damit Nachschlagespalten korrekt funktionieren, müssen die Suchwerte eindeutig und exakt übereinstimmend sein. Auch sollte die referenzierende Liste möglichst sortiert sein oder die Lookup-Funktion gezielt für exakte Übereinstimmungen eingestellt sein, um falsche Ergebnisse zu vermeiden.

Wenn sich die referenzierte Liste ändert (z.B. neue Einträge, Sortierung), passen sich die Nachschlageergebnisse dynamisch an. Die Datenpflege wird somit effizienter und Fehler werden reduziert.

Im Überblick sind Nachschlagespalten eine wichtige Methode, um Datensätze zu verknüpfen und redundante Eingaben zu vermeiden. Ob in Tabellenkalkulationen oder Datenbanken hängt die konkrete Umsetzung von den zur Verfügung stehenden Funktionen und Werkzeugen ab.