Automatische Benachrichtigung einrichten, wenn jemand ein Microsoft Forms Formular abschickt
- Einleitung
- Vorbereitung in Microsoft Forms
- Erstellen eines automatischen Workflows in Power Automate
- Antwortdetails abrufen
- E-Mail-Benachrichtigung konfigurieren
- Workflow speichern und testen
- Zusammenfassung
Einleitung
Microsoft Forms ist ein praktisches Tool zum Erstellen von Umfragen, Quizzen oder einfachen Formularen.
Standardmäßig erhalten Sie keine direkte E-Mail-Benachrichtigung, wenn ein Teilnehmer Ihr Formular ausfüllt.
Um jedoch automatisch benachrichtigt zu werden, wenn jemand das Formular abschickt, können Sie Microsoft Power Automate verwenden – ein Dienst, der verschiedene Microsoft-365-Apps miteinander verbindet und automatisierte Workflows ermöglicht.
Vorbereitung in Microsoft Forms
Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie Ihr Formular in Microsoft Forms fertiggestellt und veröffentlicht haben.
Dies können Sie in Ihrem Microsoft 365-Konto unter https://forms.office.com tun.
Erstellen eines automatischen Workflows in Power Automate
Melden Sie sich anschließend bei Microsoft Power Automate an unter https://flow.microsoft.com.
Power Automate bietet einen Connector für Microsoft Forms, mit dem man Aktionen auslösen kann, sobald ein neues Formular ausgefüllt wird.
Klicken Sie auf Erstellen und wählen Sie Automatisierter Cloud-Flow aus.
Geben Sie dem Flow einen eindeutigen Namen, zum Beispiel Benachrichtigung bei Formularabschluss.
Als Trigger (Auslöser) suchen Sie nach Microsoft Forms und wählen Wenn eine neue Antwort übermittelt wird aus.
Nachdem Sie den Trigger ausgewählt haben, müssen Sie das entsprechende Formular definieren.
In der Dropdown-Liste wählen Sie das gewünschte Formular aus, für das die Benachrichtigung gelten soll.
Antwortdetails abrufen
Der Trigger liefert nur die ID der neuen Antwort, nicht jedoch die konkret ausgefüllten Werte.
Um die Detailinformationen der Antwort zu erhalten, fügen Sie eine weitere Aktion hinzu, indem Sie auf + Neuer Schritt klicken und nach Microsoft Forms suchen.
Hier wählen Sie erneut Ihr Formular aus und als Antwort-ID wählen Sie die ID, die vom Trigger übergeben wurde (normalerweise per dynamischem Inhalt auswählbar).
E-Mail-Benachrichtigung konfigurieren
Nun müssen Sie eine Aktion hinzufügen, die Ihnen die Benachrichtigung sendet.
Klicken Sie auf + Neuer Schritt, suchen Sie nach E-Mail senden oder Outlook und wählen Sie E-Mail senden (V2) aus.
Im Betreff können Sie eine passende Überschrift wie Formular wurde abgeschickt eingeben.
Im Textfeld können Sie mit dem dynamischen Inhalt aus Antwortdetails abrufen Informationen aus der eingereichten Antwort einfügen, zum Beispiel die Antworten der einzelnen Formularfelder.
So erhalten Sie eine individuelle Nachricht mit den relevanten Daten, ohne das Formular manuell prüfen zu müssen.
Workflow speichern und testen
Zum Schluss speichern Sie den Flow und führen am besten einen Testlauf durch, indem Sie Ihr Formular selbst ausfüllen und absenden.
Zusammenfassung
Zusammenfassend benötigen Sie für automatische Benachrichtigungen bei Formularabschickungen in Microsoft Forms Power Automate als Zwischenschicht.
Dort erstellen Sie einen Flow, der bei jedem neuen Antwort-Eingang ausgelöst wird, die Antwortdetails abruft und anschließend eine E-Mail mit den Daten versendet.
Dieser Vorgang ist einfach einzurichten und ermöglicht Ihnen eine schnelle Übersicht über neue Formulareinsendungen ohne manuelle Kontrolle.