Welche Windows-Einstellungen beeinflussen die Auswahl des Standarddruckers?

1. Druckereinstellungen im Bereich "Geräte und Drucker"
2. Option "Windows verwaltet meinen Standarddrucker"
3. Gruppenrichtlinien und Unternehmensrichtlinien
4. Benutzerprofile und Geräteprofile
5. Anwendungsspezifische Einstellungen
6. Netzwerk- und Freigabeeinstellungen

Druckereinstellungen im Bereich "Geräte und Drucker"

Unter Windows lassen sich Drucker über die Systemsteuerung oder die Einstellungen-App im Bereich Geräte und Drucker verwalten. Hier kann ein Nutzer einen bestimmten Drucker manuell als Standarddrucker festlegen. Diese manuelle Auswahl hat Vorrang, solange keine weiteren, automatische Einstellungen aktiv sind. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf einen Drucker klicken und Als Standarddrucker festlegen wählen, wird dieser Drucker von Windows für alle Anwendungen als Standard verwendet, sofern nicht spezifizierte Anwendungen eine abweichende Auswahl treffen.

Option "Windows verwaltet meinen Standarddrucker"

Seit Windows 10 gibt es eine spezielle Einstellung, welche die Verwaltung des Standarddruckers automatisiert. Der Schalter Windows verwaltet meinen Standarddrucker sorgt dafür, dass Windows automatisch den zuletzt verwendeten Drucker als Standarddrucker festlegt. Das bedeutet, dass Windows die Auswahl des Standarddruckers dynamisch anpasst basierend auf dem zuletzt genutzten Gerät. Wenn diese Option aktiviert ist, wird die manuelle Festlegung eines Standarddruckers im Hintergrund ignoriert, da das Betriebssystem selbst die Zuweisung übernimmt. Diese Einstellung findet sich in den Einstellungen unter Bluetooth- und Geräte > Drucker & Scanner.

Gruppenrichtlinien und Unternehmensrichtlinien

In Firmenumgebungen kann die Auswahl des Standarddruckers auch über Gruppenrichtlinien (Group Policy) gesteuert werden. Administratoren definieren Regeln, die es erlauben, Standarddrucker abhängig von Standort, Benutzergruppe oder Gerät automatisch zuzuweisen. Dabei können festgelegte Profile verhindern, dass Benutzer den Standarddrucker selbst ändern können. Solche Richtlinien überschreiben dabei die lokalen Einstellungen und automatisieren die Druckerverwaltung zentralisiert.

Benutzerprofile und Geräteprofile

Windows speichert Druckereinstellungen oftmals benutzerbezogen. Das heißt, dass unterschiedliche Benutzerkonten auf demselben Rechner unterschiedliche Standarddrucker festlegen können. Zudem kann Windows auf unterschiedlichen Geräten oder in verschiedenen Netzwerken automatisch unterschiedliche Drucker als Standard auswählen, abhängig von den jeweiligen Profilen und verbundenen Druckdiensten. Diese Variabilität ist vor allem in mobilen oder wechselnden Arbeitsumgebungen hilfreich.

Anwendungsspezifische Einstellungen

Manche Programme oder Anwendungen erlauben es, eine eigene Standarddruckerauswahl zu treffen, die die Windows-Systemeinstellung übersteuert. Beispielsweise können Textverarbeitungsprogramme oder PDF-Reader eigene Voreinstellungen speichern und verwenden. Diese Einstellungen wirken sich zwar nicht direkt auf den Windows-Standarddrucker aus, beeinflussen aber das Druckverhalten des Nutzers und damit indirekt die Wahrnehmung, welcher Drucker als Standard genutzt wird.

Netzwerk- und Freigabeeinstellungen

Falls Drucker über das Netzwerk freigegeben werden, spielen auch Netzwerkeinstellungen und Verbindungsparameter eine Rolle bei der Auswahl des Standarddruckers. Windows untersucht Änderungen im Netzwerk, zum Beispiel das Verbinden mit unterschiedlichen WLANs oder VPNs, und passt daraufhin den verfügbaren Druckerpool an. Das kann dazu führen, dass ein zuvor als Standarddrucker gesetztes Gerät nicht mehr erreichbar ist, wodurch Windows automatisch einen Ersatzdrucker auswählt oder den Nutzer zur Auswahl auffordert.