Automatisches Aktualisieren aller Felder in einem Word-Dokument
- Einführung
- Automatisches Aktualisieren über Tastenkombinationen und Menüs
- Aktualisierung von Feldern in Kopf- und Fußzeilen
- Automatische Aktualisierung beim Drucken
- Automatisches Aktualisieren per Makro
- Fazit
Einführung
Microsoft Word-Dokumente enthalten häufig Felder, wie zum Beispiel Inhaltsverzeichnisse, Querverweise, Datum, Formeln oder Verknüpfungen. Diese Felder zeigen dynamische Inhalte an, die sich verändern können. Um sicherzustellen, dass alle Felder die aktuellen Informationen anzeigen, müssen sie aktualisiert werden. Dies kann manuell oder automatisch geschehen. Im Folgenden wird erläutert, wie Sie alle Felder in einem Word-Dokument automatisch aktualisieren können.
Automatisches Aktualisieren über Tastenkombinationen und Menüs
Die wohl einfachste Methode ist, alle Felder manuell auszuwählen und dann zu aktualisieren. Sie können den gesamten Text mit der Tastenkombination Strg + A (Windows) bzw. Cmd + A (Mac) markieren. Anschließend drücken Sie F9, um alle ausgewählten Felder zu aktualisieren. Dies aktualisiert Felder wie Inhaltsverzeichnisse, Querverweise oder Datum. Allerdings werden manche Felder, z.B. in Kopf- und Fußzeilen, nicht zwangsläufig mit dieser Methode aktualisiert.
Aktualisierung von Feldern in Kopf- und Fußzeilen
Da Kopf- und Fußzeilen eigene Bereiche sind, müssen Sie diese ggf. gesondert aufrufen und die Felder dort ebenfalls aktualisieren. Öffnen Sie den Kopf- oder Fußzeilenbereich durch einen Doppelklick am oberen oder unteren Rand des Dokuments oder über das Menü Einfügen > Kopfzeile/Fußzeile bearbeiten. Markieren Sie dann den Text innerhalb der Kopf- oder Fußzeile mit Strg + A und drücken Sie erneut F9. Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle Kopf- und Fußzeilen, die in Ihrem Dokument vorhanden sind.
Automatische Aktualisierung beim Drucken
Word bietet auch die Möglichkeit, Felder automatisch vor dem Drucken zu aktualisieren. Diese Einstellung finden Sie unter Datei > Optionen > Anzeige. Dort gibt es eine Option namens Felder vor dem Drucken aktualisieren. Wenn Sie diese aktivieren, werden alle Felder beim Druckvorgang automatisch aktualisiert. Das ist besonders nützlich, wenn Sie häufig Dokumente ausdrucken und sicherstellen wollen, dass alle Inhalte aktuell sind ohne manuelles Eingreifen.
Automatisches Aktualisieren per Makro
Für umfangreichere Dokumente oder wiederkehrende Aufgaben kann es sinnvoll sein, ein Makro zu verwenden, das alle Felder im Dokument automatisiert aktualisiert. Ein einfaches VBA-Makro, das alle Felder im Haupttext sowie in allen Kopf- und Fußzeilen aktualisiert, sieht folgendermaßen aus:
Sub AlleFelderAktualisieren() Dim doc As Document Dim sektion As Section Dim frm As HeaderFooter Set doc = ActiveDocument Felder im Hauptdokument aktualisieren doc.Fields.Update Felder in allen Kopf- und Fußzeilen aktualisieren For Each sektion In doc.Sections For Each frm In sektion.Headers frm.Range.Fields.Update Next frm For Each frm In sektion.Footers frm.Range.Fields.Update Next frm Next sektionEnd SubUm dieses Makro zu verwenden, öffnen Sie den VBA-Editor mit Alt + F11 und fügen den Code in ein Modul ein. Anschließend können Sie das Makro ausführen, um alle Felder im aktiven Dokument zu aktualisieren. Dieses Vorgehen ist besonders praktisch, wenn Sie viele Felder oder komplexe Dokumente mit mehreren Abschnitten und Kopf-/Fußzeilen haben.
Fazit
Zusammengefasst gibt es verschiedene Wege, alle Felder in Word-Dokumenten automatisch zu aktualisieren. Für gelegentliche Aktualisierungen genügen Tastenkombinationen wie Strg + A und F9. Für umfassendere Aktualisierungen inklusive Kopf- und Fußzeilen sollten diese Bereiche separat bearbeitet werden. Für den Druck kann die automatische Aktualisierung aktiviert werden. Und für wiederkehrende Aufgaben oder große Dokumente bietet sich ein VBA-Makro an, das alle Felder automatisch aktualisiert.