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Wie man einen benutzerdefinierten Kostenvoranschlag in QuickBooks erstellt (Vollständiger Guide 2026)

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Hier ist ein umfassendes Tutorial für das Jahr 2026, das die neuesten Funktionen und das modernisierte Layout von QuickBooks Online berücksichtigt.

Ein professioneller Kostenvoranschlag (Estimate) ist oft der erste formelle Kontakt zu einem potenziellen Kunden. In diesem Guide lernst du, wie du in der 2026-Version von QuickBooks Online Kostenvoranschläge erstellst, die nicht nur präzise sind, sondern auch dein Branding perfekt widerspiegeln.

Schritt 1: Das Menü für Kostenvoranschläge öffnen

In der aktuellen 2026-Benutzeroberfläche von QuickBooks ist der Weg zum Formular effizienter gestaltet:

  1. Klicke in der linken Navigationsleiste auf die Schaltfläche + Neu (Plus-Symbol).
  2. Wähle unter der Spalte „Kunden“ den Punkt Kostenvoranschlag (Estimate) aus.
  3. Hinweis: Falls du das neue Layout nutzt, wird QuickBooks dich direkt in die interaktive Editor-Ansicht leiten.

Schritt 2: Kundeninformationen und Basisdaten eingeben

Bevor du Produkte hinzufügst, musst du die Rahmenbedingungen festlegen:

  1. Kunde: Wähle einen bestehenden Kunden aus dem Dropdown-Menü oder klicke auf „Neu hinzufügen“.
  2. Status des Kostenvoranschlags: Standardmäßig steht dieser auf „Ausstehend“. In der 2026-Version kannst du hier bereits Ablaufdaten festlegen, nach denen das Angebot automatisch archiviert wird.
  3. Datum des Kostenvoranschlags: Das aktuelle Datum wird automatisch eingesetzt.
  4. E-Mail-Adresse: Überprüfe, ob die E-Mail des Kunden korrekt hinterlegt ist, damit der Versand später reibungslos funktioniert.

Schritt 3: Produkte und Dienstleistungen hinzufügen

Hier definierst du den Umfang deines Angebots:

  1. Gehe zur Tabelle Produkte/Dienstleistungen.
  2. Wähle deine Artikel aus. Neu in 2026: Nutze die KI-Suche in der Suchzeile (z. B. „Zeige mir die meistverkauften Grafikdesign-Pakete“), um Artikel schneller zu finden.
  3. Menge und Rate: Gib die Anzahl und den Preis ein.
  4. Steuer: Markiere die Checkbox „Steuerpflichtig“, falls die Umsatzsteuer berechnet werden soll.
  5. Anhänge: Lade Skizzen, PDFs oder AGB direkt in den Bereich „Anhänge“ hoch, damit der Kunde alle Infos an einem Ort hat.

Schritt 4: Das Design anpassen (Customization)

Um den Kostenvoranschlag „Custom“ zu machen, bietet QuickBooks 2026 ein „What You See Is What You Get“-Bearbeitungstool:

  1. Klicke im Bearbeitungsmodus auf die Schaltfläche Anpassen (oder das Pinsel-Symbol) am unteren oder rechten Bildschirmrand.
  2. Branding: Lade dein Firmenlogo hoch und wähle deine Markenfarben aus.
  3. Layout: Wähle zwischen verschiedenen Vorlagen (z. B. „Modern“, „Klassisch“ oder „Kreativ“).
  4. Felder verwalten: Du kannst benutzerdefinierte Felder hinzufügen (z. B. „Projektnummer“ oder „Voraussichtliches Startdatum“).
  5. Nachricht an den Kunden: Personalisiere den Text. Nutze Platzhalter wie [Customer Name], damit QuickBooks die Anrede automatisch ausfüllt.

Schritt 5: Automatisierungen und KI-Features nutzen (2026 Updates)

Die 2026er Version enthält intelligente Funktionen, die dir Zeit sparen:

  • Smart Reminders: Aktiviere unter „Einstellungen“, dass QuickBooks den Kunden nach 3 Tagen automatisch an ein offenes Angebot erinnert.
  • Anzahlungs-Option: Du kannst jetzt direkt im Kostenvoranschlag eine Anzahlung (Deposit) fordern. Wenn der Kunde annimmt, kann er die Anzahlung sofort via QuickBooks Payments leisten.

Schritt 6: Prüfen und Senden

Bevor das Dokument den Kunden erreicht:

  1. Klicke auf Vorschau, um zu sehen, wie der Kostenvoranschlag auf einem Desktop-PC und auf einem Smartphone aussieht.
  2. Wähle Speichern und senden.
  3. Im folgenden Fenster kannst du die Begleit-E-Mail noch einmal individuell anpassen.
  4. Klicke auf Senden und schließen.

Schritt 7: Den Status verfolgen und in Rechnung umwandeln

Sobald der Kunde reagiert:

  1. Annahme: Der Kunde kann den Kostenvoranschlag online mit einem Klick annehmen (und ggf. digital unterschreiben).
  2. Umwandlung: Sobald der Auftrag erledigt ist, öffne den Kostenvoranschlag in QuickBooks und klicke oben rechts auf In Rechnung umwandeln.
  3. QuickBooks übernimmt alle Daten automatisch, sodass du keine Informationen doppelt eingeben musst.

Profi-Tipps für 2026:

  • Mobile First: Die QuickBooks Mobile App ermöglicht es dir im Jahr 2026, Kostenvoranschläge per Sprachbefehl zu erstellen, während du noch beim Kunden vor Ort bist.
  • Projektverknüpfung: Verknüpfe den Kostenvoranschlag von Anfang an mit einem spezifischen „Projekt“ in QuickBooks, um deine Gewinnmargen in Echtzeit zu überwachen.

Fazit: Mit den neuen Customization-Tools von 2026 ist die Erstellung von Kostenvoranschlägen schneller und professioneller als je zuvor. Ein gut gestaltetes Angebot erhöht die Chance auf einen Zuschlag signifikant!

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