Tutorial

Vollständiger Guide 2026: So ändern und personalisieren Sie QuickBooks E-Mail-Vorlagen

Melden

Hier ist ein umfassendes Tutorial im Stil eines 2026er Guides, das alle aktuellen Funktionen und Best Practices für QuickBooks Online abdeckt.

Eine professionelle Kommunikation ist das Aushängeschild Ihres Unternehmens. In diesem Guide erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie die E-Mail-Vorlagen in QuickBooks Online (Version 2026) anpassen, um Rechnungen, Kostenvoranschläge und Mahnungen in Ihrem Corporate Design zu versenden.

Warum sollten Sie Ihre E-Mail-Vorlagen anpassen?

  • Branding: Konsistentes Erscheinungsbild sorgt für Vertrauen.
  • Klarheit: Präzise Informationen im Betreff führen zu schnelleren Zahlungen.
  • Zeitersparnis: Automatisierte Platzhalter verhindern manuelles Tippen.

Schritt 1: Navigieren zu den Formularstilen

Die E-Mail-Vorlagen sind in QuickBooks direkt mit den "Benutzerdefinierten Formularstilen" verknüpft.

  1. Loggen Sie sich in Ihr QuickBooks Online Konto ein.
  2. Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen).
  3. Wählen Sie unter der Spalte "Ihr Unternehmen" den Punkt Benutzerdefinierte Formularstile (Custom Form Styles).

Schritt 2: Eine Vorlage bearbeiten oder neu erstellen

Sie haben die Wahl, eine bestehende Vorlage zu ändern oder eine komplett neue für einen bestimmten Zweck zu erstellen.

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Stil (oben rechts) und wählen Sie den Formulartyp aus (z. B. Rechnung/Invoice).
  2. Möchten Sie eine vorhandene Vorlage ändern, klicken Sie in der Liste neben der Vorlage auf Bearbeiten.

Schritt 3: Den E-Mail-Inhalt anpassen

Sobald Sie sich im Editor befinden, sehen Sie drei Tabs: Design, Inhalt und E-Mails.

  1. Klicken Sie auf den Reiter E-Mails.
  2. Hier haben Sie drei Hauptbereiche zur Auswahl:
    • Wie Ihre E-Mail dem Kunden erscheint: Wählen Sie zwischen "Vollständige Details" oder "Kurze Zusammenfassung".
    • Betreffzeile: Hier legen Sie fest, was der Kunde im Posteingang sieht. Nutzen Sie klare Begriffe wie „Rechnung [Invoice No.] von [Company Name]“.
    • Anrede: Wählen Sie eine formelle (Sehr geehrte/r) oder informelle (Hallo) Anrede.
    • E-Mail-Text: Dies ist der Hauptteil. Schreiben Sie hier Ihren Standardtext.

Schritt 4: Verwendung von Platzhaltern (Dynamische Felder)

Für 2026 hat QuickBooks die Platzhalter-Funktion weiter optimiert. Verwenden Sie diese in Klammern gesetzten Variablen, damit QuickBooks die Daten automatisch ausfüllt:

  • [Invoice No.] – Rechnungsnummer
  • [Due Date] – Fälligkeitsdatum
  • [Amount] – Gesamtbetrag
  • [Company Name] – Ihr Firmenname

Tipp: Achten Sie darauf, dass der Text freundlich und handlungsorientiert ist (z. B. „Klicken Sie auf den untenstehenden Button, um die Rechnung direkt zu begleichen“).

Schritt 5: Erinnerungs-E-Mails anpassen

Vergessen Sie nicht, auch die Vorlagen für Zahlungserinnerungen zu aktualisieren:

  1. Wählen Sie im E-Mail-Tab das Dropdown-Menü für Erinnerungs-E-Mail (Reminder email).
  2. Passen Sie hier den Text an, um höflich, aber bestimmt an die fällige Zahlung zu erinnern.

Schritt 6: Speichern und als Standard festlegen

Damit Ihre Änderungen auch bei der nächsten Rechnung angewendet werden:

  1. Klicken Sie unten rechts auf Fertig (Done).
  2. Wenn Sie mehrere Vorlagen haben, klicken Sie in der Liste der Formularstile auf den Pfeil neben "Bearbeiten" und wählen Sie Als Standard festlegen.

Best Practices für 2026

  • Mobil-Optimierung: Halten Sie den E-Mail-Text kurz. Viele Kunden öffnen Rechnungen auf dem Smartphone.
  • Zahlungs-Links: Stellen Sie sicher, dass in den Einstellungen die Online-Zahlungsoptionen aktiviert sind, damit QuickBooks automatisch einen "Jetzt bezahlen"-Button in die E-Mail einfügt.
  • Test-Versand: Erstellen Sie eine Test-Rechnung mit Ihrer eigenen E-Mail-Adresse, um zu prüfen, wie das Design und der Text in verschiedenen Postfächern (Outlook, Gmail, Apple Mail) aussehen.

Fehlerbehebung: Änderungen werden nicht angezeigt?

  • Cache leeren: Manchmal zeigt der Browser alte Versionen an. Leeren Sie den Browser-Cache.
  • Falsche Vorlage ausgewählt: Prüfen Sie beim Erstellen einer Rechnung unter "Anpassen" (unten im Rechnungsformular), ob die korrekte Vorlage ausgewählt ist.

Dieser Guide basiert auf den QuickBooks Online Funktionen für das Geschäftsjahr 2026. Menübezeichnungen können je nach regionaler Version (DE/AT/CH vs. US/UK) leicht variieren.

0