Tutorials

E-Mail-Vorlagen in Gmail und Google Workspace erstellen [Einfache Anleitung]

Melden

Hier ist ein umfassendes Tutorial, wie du E-Mail-Vorlagen in Gmail und Google Workspace erstellst und nutzt.

Das Versenden der immer gleichen E-Mails kostet wertvolle Zeit. Mit der Vorlagen-Funktion (früher "Canned Responses") kannst du häufig genutzte Texte speichern und mit nur zwei Klicks einfügen.

Schritt 1: Die Vorlagen-Funktion aktivieren

Standardmäßig ist die Vorlagen-Funktion in Gmail deaktiviert. So schaltest du sie frei:

  1. Öffne dein Gmail-Konto im Browser.
  2. Klicke oben rechts auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen) und wähle „Alle Einstellungen sehen“.
  3. Klicke auf den Reiter „Erweitert“ (Advanced).
  4. Suche den Punkt „Vorlagen“ und wähle „Aktivieren“.
  5. Scrolle ganz nach unten und klicke auf „Änderungen speichern“. Gmail wird nun neu geladen.

Schritt 2: Eine Vorlage erstellen

Jetzt kannst du deine erste E-Mail-Vorlage verfassen.

  1. Klicke auf „Schreiben“, um eine neue E-Mail zu öffnen.
  2. Gib den Text ein, den du als Vorlage speichern möchtest.
    • Tipp: Lass den Betreff nicht leer, da dieser später automatisch als Name der Vorlage übernommen wird.
    • Wichtig: Wenn du eine automatische Signatur hast, lösche diese aus dem Entwurf, bevor du die Vorlage speicherst. Andernfalls erscheint die Signatur später doppelt (einmal aus der Vorlage und einmal automatisch von Gmail).
  3. Klicke unten rechts im Fenster auf die drei vertikalen Punkte (Weitere Optionen).
  4. Gehe auf „Vorlagen“ > „Entwurf als Vorlage speichern“ > „Als neue Vorlage speichern“.
  5. Gib einen Namen für deine Vorlage ein und klicke auf „Speichern“.

Schritt 3: Eine Vorlage verwenden

So fügst du eine gespeicherte Vorlage in eine neue E-Mail oder eine Antwort ein:

  1. Klicke auf „Schreiben“ (oder öffne eine Antwort auf eine bestehende Mail).
  2. Klicke unten rechts auf die drei Punkte.
  3. Bewege den Mauszeiger über „Vorlagen“.
  4. Wähle unter „Vorlage einfügen“ die gewünschte Vorlage aus.
  5. Der Text und der Betreff werden sofort in deine E-Mail eingefügt.

Schritt 4: Vorlagen bearbeiten oder löschen

Falls sich Informationen ändern (z. B. ein neuer Link oder eine Telefonnummer), kannst du Vorlagen einfach überschreiben:

  • Bearbeiten: Füge die Vorlage in eine leere Mail ein, ändere den Text und gehe wieder über die drei Punkte auf „Vorlagen“ > „Entwurf als Vorlage speichern“. Wähle unter „Vorlage überschreiben“ den Namen der existierenden Vorlage aus.
  • Löschen: Gehe über die drei Punkte auf „Vorlagen“ > „Vorlage löschen“ und wähle die entsprechende Vorlage aus.

Profi-Tipps für Google Workspace Nutzer

  • Platzhalter verwenden: Da Gmail keine automatische Namenserkennung in Vorlagen hat, schreibe Platzhalter wie [NAME] oder [DATUM] in auffälliger Farbe (z. B. Rot) in deine Vorlage. So vergisst du nicht, sie vor dem Absenden anzupassen.
  • Tastenkombinationen: Aktiviere in den Einstellungen unter „Allgemein“ die Tastenkombinationen, um noch schneller zu navigieren.
  • Gemeinsame Vorlagen: Wenn du im Team arbeitest, bietet Google Workspace selbst keine direkte Funktion zum „Teilen“ von Gmail-Vorlagen an. Hierfür nutzen viele Teams Drittanbieter-Tools oder legen die Vorlagen in einem gemeinsamen Google Doc ab, aus dem sie kopiert werden können.

Fazit: Mit dieser einfachen Funktion sparst du täglich Zeit und stellst sicher, dass deine Kommunikation professionell und einheitlich bleibt. Viel Erfolg beim Zeitsparen!

0