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Wie man eine Gutschrift zu einer QuickBooks-Rechnung hinzufügt: Der ultimative Guide 2026

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Hier ist ein umfassendes Tutorial für das Jahr 2026, das Ihnen Schritt für Schritt erklärt, wie Sie Gutschriften in QuickBooks Online (QBO) verwalten und mit Rechnungen verrechnen.

Gutschriften sind ein wesentlicher Bestandteil der Buchhaltung, sei es wegen Warenrücksendungen, Preisnachlässen oder Kulanzregelungen. In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie eine Gutschrift erstellen und diese korrekt mit einer offenen Rechnung in QuickBooks verrechnen.

Teil 1: Eine Gutschrift (Credit Memo) erstellen

Bevor Sie eine Gutschrift auf eine Rechnung anwenden können, müssen Sie diese im System formal erfassen.

  1. Einloggen: Melden Sie sich in Ihrem QuickBooks Online-Konto an.
  2. Erstellen-Menü: Klicken Sie oben links auf die Schaltfläche + Neu (+ New).
  3. Gutschriftsanzeige wählen: Wählen Sie unter der Spalte "Kunden" (Customers) den Punkt Gutschriftsanzeige (Credit Memo).
  4. Kunden auswählen: Wählen Sie im Dropdown-Menü den entsprechenden Kunden aus.
  5. Details eingeben:
    • Datum: Geben Sie das Datum der Gutschrift an.
    • Produkt/Dienstleistung: Wählen Sie den Artikel aus, für den die Gutschrift gilt.
    • Betrag: Geben Sie den Wert der Gutschrift ein.
  6. Speichern: Klicken Sie auf Speichern und schließen (Save and close).

Teil 2: Die Gutschrift mit einer Rechnung verrechnen

Es gibt zwei Wege, wie QuickBooks mit Gutschriften umgeht: automatisch oder manuell.

Methode A: Manuelle Verrechnung (Empfohlen für maximale Kontrolle)

Falls die automatische Zuweisung in Ihren Einstellungen deaktiviert ist (siehe Teil 3), folgen Sie diesen Schritten:

  1. Zahlungseingang öffnen: Klicken Sie auf + Neu (+ New) und wählen Sie Zahlungseingang (Receive Payment).
  2. Kunden wählen: Wählen Sie denselben Kunden aus, für den Sie die Gutschrift erstellt haben.
  3. Rechnung auswählen: Im Bereich Offene Transaktionen (Outstanding Transactions) markieren Sie die Rechnung, auf die die Gutschrift angewendet werden soll.
  4. Gutschrift auswählen: Scrollen Sie nach unten zum Bereich Gutschriften (Credits). Setzen Sie ein Häkchen bei der zuvor erstellten Gutschrift.
  5. Betrag prüfen:
    • QuickBooks zieht den Gutschriftsbetrag automatisch von der Rechnungssumme ab.
    • Wenn die Gutschrift die Rechnung komplett deckt, ist der "Erhaltene Betrag" (Amount Received) 0,00 €.
  6. Abschließen: Klicken Sie auf Speichern und schließen.

Methode B: Bestehende Rechnung direkt bearbeiten

Wenn Sie eine Rechnung bereits geöffnet haben:

  1. Klicken Sie in der Rechnung oben rechts auf Zahlung erhalten (Receive Payment).
  2. Folgen Sie dann den Schritten aus Methode A (Gutschrift im unteren Bereich markieren).

Teil 3: Automatisierungseinstellungen (Optional)

Sie können QuickBooks so einstellen, dass Gutschriften automatisch auf die älteste offene Rechnung eines Kunden angewendet werden.

  1. Gehen Sie auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen) oben rechts.
  2. Wählen Sie Konto und Einstellungen (Account and Settings).
  3. Klicken Sie auf den Reiter Erweitert (Advanced).
  4. Suchen Sie den Bereich Automatisierung (Automation).
  5. Aktivieren oder deaktivieren Sie die Option Gutschriften automatisch anwenden (Automatically apply credits).
  6. Klicken Sie auf Speichern.

Hinweis: Viele Buchhalter deaktivieren diese Funktion, um Fehler bei Kunden mit mehreren Projekten oder Unterkonten zu vermeiden.

Teil 4: Fehlerbehebung & Tipps für 2026

  • Gutschrift vs. Rückerstattung: Nutzen Sie eine Gutschriftsanzeige, wenn der Kunde noch eine offene Rechnung hat oder das Geld für einen zukünftigen Kauf im System bleiben soll. Nutzen Sie eine Rückerstattungsbeleg (Refund Receipt), wenn Sie dem Kunden tatsächlich Geld (per Bank oder Bar) zurückzahlen.
  • Berichte prüfen: Um zu sehen, welche Gutschriften noch offen sind, führen Sie den Bericht "Offene Rechnungen" (Open Invoices) aus. Gutschriften werden dort als negative Beträge angezeigt.
  • Umsatzsteuer: Achten Sie darauf, dass der Steuersatz in der Gutschrift exakt dem Steuersatz der ursprünglichen Rechnung entspricht, um Differenzen in der Umsatzsteuervoranmeldung zu vermeiden.

Fazit

Das Hinzufügen einer Gutschrift in QuickBooks 2026 ist ein zweistufiger Prozess: Zuerst das Dokument erstellen, dann über die Funktion "Zahlungseingang" mit der Rechnung verknüpfen. So bleibt Ihre Buchhaltung sauber und Ihre Kundenkonten sind stets ausgeglichen.

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