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Vollständiger Guide 2026: So ändern Sie den Hauptadmin (Primary Admin) in QuickBooks

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Hier ist ein umfassendes Tutorial für das Jahr 2026, das Ihnen Schritt für Schritt erklärt, wie Sie den Hauptadministrator (Primary Admin) in QuickBooks Online ändern.

Der Hauptadministrator ist die Person, die den höchsten Zugriff auf das QuickBooks-Konto hat. Nur der aktuelle Hauptadmin kann seine Rolle an eine andere Person übertragen. In diesem Guide erfahren Sie, wie dieser Prozess sicher und effizient abläuft.

1. Wichtige Voraussetzungen vor dem Start

Bevor Sie die Rolle übertragen, stellen Sie sicher, dass:

  • Sie als der aktuelle Hauptadmin angemeldet sind.
  • Die Person, die die neue Rolle übernehmen soll, bereits als „Company Admin“ (Firmenadmin) in QuickBooks angelegt ist.
  • Sie Zugriff auf Ihre E-Mails haben (für die Bestätigung per Multi-Faktor-Authentifizierung).

2. Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Übertragung

Folgen Sie diesen Schritten in der aktuellen QuickBooks-Benutzeroberfläche (Stand 2026):

Schritt 1: Benutzerverwaltung öffnen

  1. Melden Sie sich bei QuickBooks Online an.
  2. Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Icon (Einstellungen).
  3. Wählen Sie unter der Spalte „Ihr Unternehmen“ den Punkt Benutzer verwalten (Manage Users).

Schritt 2: Den neuen Admin auswählen

  1. Suchen Sie in der Liste der Benutzer die Person, die der neue Hauptadmin werden soll.
  2. Prüfen Sie in der Spalte „Rolle“, ob die Person bereits als Admin gelistet ist.
    • Falls nicht: Klicken Sie auf Bearbeiten und ändern Sie die Rolle zuerst auf „Admin“.

Schritt 3: Die Rolle übertragen

  1. Klicken Sie in der Zeile des gewünschten Benutzers in der Spalte „Aktion“ auf den kleinen Pfeil (Dropdown) neben „Bearbeiten“.
  2. Wählen Sie die Option Zum Hauptadmin machen (Make primary admin).

Schritt 4: Sicherheitsprüfung und Bestätigung

  1. Ein Bestätigungsfenster erscheint. QuickBooks wird Sie fragen, ob Sie sicher sind, da Sie damit die höchste Berechtigungsstufe abgeben.
  2. Klicken Sie auf Übertragung bestätigen.
  3. Aus Sicherheitsgründen (Standard 2026) müssen Sie sich nun erneut verifizieren. Sie erhalten einen Code per E-Mail oder SMS (Zwei-Faktor-Authentifizierung). Geben Sie diesen ein.

Schritt 5: Annahme durch den neuen Admin

  1. Der neue Hauptadmin erhält automatisch eine E-Mail von Intuit.
  2. Diese Person muss die Einladung in der E-Mail annehmen, indem sie auf den Link klickt und sich bei QuickBooks anmeldet.
  3. Erst nach der Annahme wird die Änderung wirksam.

3. Was passiert nach der Übertragung?

  • Ihre neue Rolle: Sobald der neue Admin akzeptiert hat, werden Sie automatisch zum „normalen“ Firmenadmin herabgestuft. Sie behalten weiterhin Zugriff auf alle Funktionen, können aber keine weiteren Hauptadmin-Änderungen mehr vornehmen.
  • Abrechnung: Der Hauptadmin ist in der Regel auch der Ansprechpartner für Abrechnungsfragen von Intuit.

4. Sonderfall: Der aktuelle Hauptadmin ist nicht mehr im Unternehmen

Wenn der bisherige Hauptadmin das Unternehmen verlassen hat und Sie keinen Zugriff auf sein Konto haben, können Sie die Rolle nicht über das Menü ändern. In diesem Fall müssen Sie einen Account Recovery Request bei Intuit stellen:

  1. Besuchen Sie das QuickBooks Dokumenten-Portal für Kontowiederherstellung.
  2. Sie müssen Nachweise erbringen (z. B. einen Lichtbildausweis und offizielle Firmendokumente wie Gewerbeanmeldung oder Steuerunterlagen).
  3. Das Sicherheitsteam von Intuit prüft die Dokumente manuell (Dauer ca. 2–5 Werktage), um die Rolle auf Sie zu übertragen.

5. Profi-Tipps für 2026

  • Sicherheits-Check: Überprüfen Sie nach dem Wechsel die Liste der aktiven Benutzer und entfernen Sie ehemalige Mitarbeiter, um die Datensicherheit zu gewährleisten.
  • Backup: Erstellen Sie einen Export Ihrer wichtigsten Daten, bevor Sie administrative Rollen im großen Stil ändern.
  • Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA): Stellen Sie sicher, dass der neue Admin eine aktuelle Telefonnummer hinterlegt hat, da QuickBooks 2026 verstärkt auf biometrische oder Token-basierte Logins setzt.

Haftungsausschluss: Die Menübezeichnungen können sich durch Software-Updates von Intuit geringfügig ändern. Dieser Guide basiert auf der aktuellsten Struktur für das Jahr 2026.

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