Vollständige Anleitung: E-Mails in Outlook automatisch in bestimmte Ordner verschieben

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Ein überfülltes Postfach sorgt für Stress und Ineffizienz. Mit automatischen Regeln in Microsoft Outlook können Sie Ordnung schaffen: E-Mails von bestimmten Absendern, Newslettern oder mit speziellen Betreffzeilen landen damit direkt im richtigen Ordner – ganz ohne manuelles Sortieren.

In dieser Anleitung erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie diese Automatisierung sowohl in der Outlook-Desktop-App als auch in Outlook im Web (Browser) einrichten.

Vorbereitung: Zielordner erstellen

Bevor Sie eine Regel anlegen, benötigen Sie einen Zielordner.

Klicken Sie in der Ordnerleiste links mit der rechten Maustaste auf Ihr Postfach (oder auf den Ordner Posteingang).
Wählen Sie Neuer Ordner.
Geben Sie dem Ordner einen Namen (z. B. Projekt X, Rechnungen oder Newsletter) und drücken Sie die Eingabetaste.

Methode 1: Der Schnellweg (Desktop-App)

Am besten geeignet, wenn Sie bereits eine E-Mail vor sich haben, deren Absender Sie zukünftig immer verschieben möchten.

Rechtsklick auf die E-Mail, die Sie künftig automatisch verschieben möchten.
Fahren Sie mit der Maus über Regeln.
Klicken Sie auf Nachrichten von [Name des Absenders] immer verschieben…
Ein neues Fenster öffnet sich. Wählen Sie hier Ihren gewünschten Zielordner aus.
Bestätigen Sie mit OK.

Ergebnis: Alle vorhandenen E-Mails dieses Absenders und jede zukünftige Nachricht wandern nun automatisch in den ausgewählten Ordner.

Methode 2: Detaillierte Regeln erstellen (Desktop-App)

Für komplexere Bedingungen (z. B. Sortierung nach Betreff, mehreren Kriterien oder Ausnahmen).

Klicken Sie oben im Menüband auf den Reiter Start.
Klicken Sie in der Gruppe Verschieben auf Regeln > Regel erstellen…
Definieren Sie die Bedingungen:
- Von [Absender]: Wenn die E-Mail von einer bestimmten Person kommt.
- Betreff enthält: Wenn bestimmte Wörter im Betreff stehen (z. B. „Rechnung“ oder „Ticket“).
Aktivieren Sie unten das Häkchen bei Element in Ordner verschieben.
Klicken Sie auf Ordner auswählen… und bestimmen Sie den Zielordner.
(Optional) Wenn Sie noch speziellere Kriterien (wie Ausnahmen) brauchen, klicken Sie auf Erweiterte Optionen…, um den detaillierten Regel-Assistenten zu nutzen.
Bestätigen Sie mit OK.
Wichtig: Aktivieren Sie im folgenden Dialogfenster das Kontrollkästchen „Diese Regel jetzt auf Nachrichten anwenden, die sich bereits im aktuellen Ordner befinden“, falls Sie auch alte E-Mails direkt einsortieren möchten. Klicken Sie erneut auf OK.

Methode 3: Outlook im Web (Browser-Version)

Wenn Sie Outlook über microsoft365.com oder outlook.live.com nutzen.

Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen).
Navigieren Sie zu E-Mail > Regeln.
Klicken Sie auf + Neue Regel hinzufügen.
Geben Sie der Regel einen Namen (z. B. Newsletter verschieben).
Wählen Sie eine Bedingung aus (z. B. Von, Betreff enthält oder Absenderadresse enthält).
Wählen Sie eine Aktion aus: Wählen Sie Verschieben in und bestimmen Sie den gewünschten Ordner.
(Optional) Setzen Sie das Häkchen bei „Regel jetzt ausführen“, um den Posteingang direkt zu bereinigen.
Klicken Sie auf Speichern.

Profi-Tipps für die E-Mail-Organisation

Regeln verwalten & bearbeiten: In der Desktop-App finden Sie all Ihre Regeln jederzeit unter Start > Regeln > Regeln und Benachrichtigungen verwalten. Hier können Sie Regeln pausieren (Häkchen entfernen), löschen oder deren Reihenfolge ändern.
Die Reihenfolge zählt: Outlook arbeitet Regeln von oben nach unten ab. Stellen Sie sicher, dass spezifischere Regeln vor allgemeinen Regeln stehen.
Option: „Keine weiteren Regeln anwenden“: Standardmäßig ist diese Option oft aktiviert. Sie verhindert, dass eine E-Mail, die bereits von einer Regel erfasst wurde, noch von nachfolgenden Regeln beeinflusst wird. Lassen Sie diese Option meist aktiv, um Doppelverschiebungen zu vermeiden.
Ungelesene E-Mails nicht verpassen: Denken Sie daran: Automatisch verschobene E-Mails landen nicht mehr in Ihrem Haupt-Posteingang. Sie sehen neue Nachrichten nur an der blauen Zahl der ungelesenen E-Mails direkt neben dem jeweiligen Zielordner.