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E-Mails versenden in Microsoft Outlook: Die vollständige Anleitung

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Microsoft Outlook ist eines der weltweit am häufigsten genutzten E-Mail-Programme für den privaten und beruflichen Einsatz. Egal, ob Sie die Desktop-Anwendung oder die Web-Version (im Browser) nutzen: In dieser Anleitung lernen Sie Schritt für Schritt, wie Sie E-Mails verfassen, gestalten, mit Anhängen versehen und zeitgesteuert absenden.

1. Die Grundlagen: Eine einfache E-Mail erstellen und senden

Der grundlegende Ablauf zum Schreiben einer Nachricht ist in allen Versionen von Outlook nahezu identisch.

Schritt 1: Eine neue E-Mail öffnen

  1. Starten Sie Outlook.
  2. Klicken Sie oben links im Reiter Start auf die Schaltfläche „Neue E-Mail“ (in der Web-Version oft „Neue Nachricht“).
  3. Es öffnet sich ein neues Fenster bzw. das Eingabefenster für Ihre Nachricht.

Schritt 2: Empfänger eintragen

In der oberen Leiste finden Sie folgende Empfängerzeilen:

  • An: Geben Sie hier die Hauptempfänger der Nachricht ein (E-Mail-Adresse oder Name, falls der Kontakt im Adressbuch gespeichert ist).
  • Cc (Carbon Copy): Hier tragen Sie Personen ein, die die E-Mail zur reinen Information erhalten sollen. Alle Empfänger können sehen, wer im „Cc“ steht.
  • Bcc (Blind Carbon Copy): Wenn Sie möchten, dass Empfänger nicht sehen können, an wen die E-Mail noch ging (z. B. bei Verteilern), nutzen Sie das Bcc-Feld. (Hinweis: Falls das Bcc-Feld nicht sichtbar ist, klicken Sie im Menüband auf den Reiter Optionen und wählen Sie dort Bcc aus).

Schritt 3: Betreff und Nachrichtentext

  • Betreff: Formulieren Sie eine kurze, aussagekräftige Betreffzeile (z. B. „Projekt X – Update zum Status“).
  • Textfeld: Klicken Sie in das große weiße Feld darunter und verfassen Sie Ihre Nachricht.

Schritt 4: E-Mail absenden

  • Klicken Sie oben links auf die blaue oder graue Schaltfläche „Senden“ (oder drücken Sie das Tastaturkürzel Strg + Eingabetaste / am Mac: Cmd + Eingabetaste).

2. Dateien und Anhänge hinzufügen

Möchten Sie Dokumente, Bilder oder PDFs mitsenden, haben Sie mehrere Möglichkeiten:

  • Über das Menüband: Klicken Sie im Menüband auf Einfügen > Datei anfügen (Büroklammer-Symbol) und wählen Sie das Dokument auf Ihrem Computer oder aus dem Cloud-Speicher (z. B. OneDrive) aus.
  • Per Drag & Drop: Ziehen Sie die gewünschte Datei einfach aus Ihrem Datei-Explorer direkt in das E-Mail-Fenster.

3. Formatierung, Links und Signaturen

Um Ihre Nachricht leserlicher und professioneller zu gestalten, bietet Outlook verschiedene Werkzeuge.

Text formatieren

Markieren Sie den Text und wechseln Sie zum Reiter Text formatieren (bzw. nutzen Sie die Symbolleiste direkt über dem Textfeld):

  • Fett (B), Kursiv (I), Unterstrichen (U)
  • Aufzählungszeichen oder Nummerierungen für Listen
  • Farben und Schriftarten

Hyperlinks einfügen

Markieren Sie ein Wort, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie Link (oder Tastaturkürzel Strg + K). Fügen Sie die Ziel-Webadresse ein.

E-Mail-Signatur einfügen

Eine automatische Grußformel mit Kontaktdaten spart Zeit:

  1. Klicken Sie im Nachrichtenfenster auf Einfügen > Signatur.
  2. Wählen Sie eine vorhandene Signatur aus oder klicken Sie auf Signaturen…, um eine neue Vorlage zu erstellen.

4. Erweiterte Funktionen für Fortgeschrittene

E-Mail zeitversetzt senden (Übermittlung verzögern)

Sie schreiben eine E-Mail spät am Abend, möchten aber, dass sie erst am nächsten Morgen beim Empfänger ankommt?

  • Desktop-Version: Klicken Sie auf den Reiter Optionen > Übermittlung verzögern. Setzen Sie das Häkchen bei „Übermittlung nicht zustellen vor“ und wählen Sie Datum und Uhrzeit aus.
  • Web-Version: Klicken Sie neben dem „Senden“-Button auf den kleinen Pfeil nach unten und wählen Sie „Senden planen“.

Wichtigkeit festlegen (Hohe Priorität)

Muss eine Angelegenheit dringend geklärt werden?

  • Klicken Sie im Menüband auf Nachricht und wählen Sie in der Gruppe Kategorien das Symbol „Hohe Wichtigkeit“ (rotes Ausrufezeichen).

Lesebestätigung anfordern

Wenn Sie wissen möchten, wann der Empfänger Ihre E-Mail geöffnet hat:

  • Gehen Sie auf den Reiter Optionen und setzen Sie ein Häkchen bei „Lesebestätigung anfordern“ (und/oder „Übermittlungsbestätigung anfordern“).

5. Checkliste vor dem Absenden (Best Practices)

Bevor Sie endgültig auf „Senden“ klicken, lohnt sich ein kurzer Kontrollblick:

  1. Empfänger korrekt? Wurden versehentlich ähnliche Namen aus dem Adressbuch gewählt?
  2. Anhang vorhanden? Wenn im Text steht „Im Anhang finden Sie…“, prüfen Sie, ob die Datei auch tatsächlich angehängt wurde.
  3. Betreff gesetzt? Niemand öffnet gerne E-Mails ohne Betreffzeile.
  4. Rechtschreibung geprüft? Nutzen Sie die F7-Taste in der Desktop-Version für eine schnelle Rechtschreibprüfung.
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