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E-Mails in Outlook zeitversetzt senden: Die ultimative Anleitung

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Das zeitversetzte Senden von E-Mails ist eine der nützlichsten Funktionen in Microsoft Outlook. Egal, ob Sie in verschiedenen Zeitzonen arbeiten, Kollegen nicht außerhalb der Arbeitszeiten stören möchten oder wichtige Nachrichten im Voraus vorbereiten wollen: Outlook bietet dafür einfache Lösungen.

In dieser vollständigen Anleitung erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie E-Mails in der Desktop-App (Klassisch & Neu), im Web und auf dem Smartphone planen können.

1. Outlook Desktop (Klassische Version)

Die klassische Desktop-Version von Outlook nutzt dafür die Funktion „Übermittlung verzögern“.

  1. E-Mail verfassen: Öffnen Sie Outlook, klicken Sie auf „Neue E-Mail“ und schreiben Sie Ihre Nachricht (inklusive Empfänger und Betreff).
  2. Optionen aufrufen: Klicken Sie im Menüband der E-Mail oben auf den Reiter „Optionen“.
  3. Verzögerung aktivieren: Klicken Sie im Bereich Weitere Optionen auf die Schaltfläche „Übermittlung verzögern“.
  4. Zeitpunkt festlegen:
    • Es öffnet sich das Fenster Eigenschaften.
    • Setzen Sie unter dem Punkt Übermittlungsoptionen ein Häkchen bei „Übermittlung nicht zustellen vor“.
    • Wählen Sie das gewünschte Datum und die Uhrzeit aus.
  5. Bestätigen und Senden:
    • Klicken Sie unten rechts auf „Schließen“.
    • Klicken Sie nun ganz normal auf „Senden“.

Wichtiger Hinweis für die klassische Version: Die E-Mail wandert zunächst in Ihren Ordner „Postausgang“. Wenn Sie ein lokales Konto (wie POP3 oder IMAP) nutzen, wird die Mail nur gesendet, wenn Outlook zum geplanten Zeitpunkt geöffnet und Ihr PC eingeschaltet ist. Nutzen Sie ein Microsoft Exchange- / Microsoft 365-Konto, wird die E-Mail serverbasiert auch gesendet, wenn Outlook geschlossen ist.

2. Outlook im Web & das „neue“ Outlook für Windows / Mac

Im modernen Outlook (Web-Browser oder das neue Windows-/Mac-Design) ist die Funktion noch intuitiver gelöst.

  1. E-Mail schreiben: Öffnen Sie Outlook und klicken Sie auf „Neue E-Mail“.
  2. Senden-Menü öffnen: Klicken Sie nicht direkt auf „Senden“, sondern auf den kleinen Pfeil nach unten direkt neben der Schaltfläche „Senden“.
  3. Planen auswählen: Wählen Sie die Option „Senden planen“ aus.
  4. Zeitpunkt wählen:
    • Wählen Sie einen der vorgeschlagenen Zeitpunkte oder klicken Sie auf „Benutzerdefinierte Zeit“.
    • Stellen Sie Ihr Wunschdatum und die Uhrzeit ein.
  5. Abschließen: Klicken Sie auf „Senden“.

Vorteil hier: Der Prozess läuft komplett über die Cloud. Ihr Computer kann zum Sendezeitpunkt ausgeschaltet und Outlook geschlossen sein.

3. Outlook Mobile App (iOS & Android)

Auch unterwegs auf dem Smartphone oder Tablet lässt sich das Senden von Nachrichten planen.

  1. Öffnen Sie die Outlook-App und tippen Sie auf das Symbol für eine neue E-Mail (Stift-Symbol).
  2. Verfassen Sie Ihre E-Mail.
  3. Tippen Sie auf die drei Punkte (...) oben rechts oder oberhalb der Tastatur.
  4. Wählen Sie „Senden planen“.
  5. Wählen Sie eine Vorlage (z. B. „Morgen früh“) oder tippen Sie auf „Zeit wählen“, um ein genaues Datum und eine Uhrzeit festzulegen.
  6. Bestätigen Sie mit einem Klick auf den Haken bzw. auf „Senden planen“.

Geplante E-Mails bearbeiten oder abbrechen

Haben Sie Ihre Meinung geändert oder einen Fehler in der E-Mail entdeckt? Sie können geplante Nachrichten jederzeit bearbeiten oder löschen, bevor sie versendet werden:

  • In der klassischen Desktop-App:
    1. Gehen Sie in den Ordner „Postausgang“.
    2. Doppelklicken Sie auf die E-Mail, um sie zu öffnen.
    3. Gehen Sie erneut auf Optionen > Übermittlung verzögern, um die Zeit zu ändern oder den Haken bei „Übermittlung nicht zustellen vor“ zu entfernen.
    4. Um den Versand ganz abzubrechen, löschen Sie die E-Mail einfach aus dem Postausgang.
  • Im Web oder neuen Outlook:
    1. Gehen Sie in den Ordner „Entwürfe“ (Dort liegen geplante Mails bis zum Versand).
    2. Klicken Sie auf die E-Mail.
    3. Klicken Sie auf das Stift-Symbol oder „Senden abbrechen“, um Änderungen vorzunehmen, das Sendedatum anzupassen oder die Mail ganz zu verwerfen.

Best Practices & Tipps

  • Zeitzonen beachten: Die Uhrzeit richtet sich immer nach der Systemzeit bzw. der eingestellten Zeitzone Ihres Outlook-Kontos. Achten Sie bei internationalen Empfängern auf die Zeitverschiebung.
  • Anhänge prüfen: Überprüfen Sie vor dem Einplanen gründlich, ob alle Anhänge beigefügt sind. Eine einmal vergessene Datei lässt sich nach dem automatischen Versand nicht mehr zurückholen.
  • Signatur nicht vergessen: Stellen Sie sicher, dass Ihre automatische Signatur korrekt geladen wurde, bevor Sie die E-Mail terminieren.
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