Tutorials

Tutorial: Seriendruck für Umschläge – Mehrere Adressen aus Excel in Word drucken

Melden

Hier ist ein ausführliches Tutorial, wie du mit Microsoft Word und Excel ganz einfach Umschläge für verschiedene Empfänger gleichzeitig erstellen und drucken kannst.

Diese Anleitung zeigt dir Schritt für Schritt, wie du eine Adressliste aus Excel nutzt, um automatisch beschriftete Briefumschläge in Word zu erstellen.

Schritt 1: Die Excel-Liste vorbereiten

Bevor du Word öffnest, müssen deine Daten in Excel sauber strukturiert sein.

  1. Öffne Excel und erstelle eine Tabelle.
  2. Die erste Zeile muss Überschriften enthalten (z. B. Vorname, Nachname, Straße, PLZ, Ort).
  3. Trage darunter alle Empfänger ein.
  4. Wichtig: Speichere die Datei und schließe Excel. Word kann nicht auf die Liste zugreifen, wenn sie in Excel noch geöffnet ist.

Schritt 2: Umschlagformat in Word festlegen

  1. Öffne ein leeres Dokument in Microsoft Word.
  2. Gehe oben im Menüband auf den Reiter Sendungen.
  3. Klicke auf Seriendruck starten und wähle im Dropdown-Menü Umschläge....
  4. Ein Fenster öffnet sich. Wähle unter Umschlagformat die passende Größe aus (z. B. "Format DL" für die Standard-Langbriefumschläge).
  5. Klicke auf OK. Word ändert nun das Seitenformat in die Form eines Umschlags.

Schritt 3: Die Excel-Liste mit Word verknüpfen

  1. Bleibe im Reiter Sendungen.
  2. Klicke auf Empfänger auswählen → Vorhandene Liste verwenden....
  3. Suche deine gespeicherte Excel-Datei und klicke auf Öffnen.
  4. Falls deine Excel-Datei mehrere Tabellenblätter hat, wähle das richtige aus und achte darauf, dass der Haken bei "Erste Datenzeile enthält Spaltenüberschriften" gesetzt ist. Klicke auf OK.

Schritt 4: Adressfelder auf dem Umschlag platzieren

Nun sagst du Word, wo die Adressen stehen sollen.

  1. Klicke mit der Maus in den Bereich des Umschlags, wo die Empfängeradresse stehen soll (meistens mittig rechts). Es erscheint ein Textrahmen.
  2. Gehe im Reiter Sendungen auf Seriendruckfeld einfügen.
  3. Klicke nacheinander auf die Felder, die du einfügen möchtest (z. B. Vorname, Leertaste drücken, Nachname, Enter für neue Zeile, Straße, etc.).
    • Beispiel im Textfeld: «Vorname» «Nachname» «Straße» «PLZ» «Ort»

Schritt 5: Vorschau und Überprüfung

  1. Klicke im Reiter Sendungen auf die Schaltfläche Vorschau Ergebnisse.
  2. Du siehst nun die echten Namen aus deiner Excel-Liste.
  3. Mit den blauen Pfeiltasten in der Menüleiste kannst du durch die verschiedenen Datensätze blättern, um zu prüfen, ob alles passt.

Schritt 6: Seriendruck abschließen und Drucken

  1. Wenn alles korrekt aussieht, klicke auf Fertig stellen und zusammenführen.
  2. Du hast zwei Möglichkeiten:
    • Einzelne Dokumente bearbeiten: Word erstellt ein neues, langes Dokument mit allen Umschlägen hintereinander. Hier kannst du letzte Korrekturen vornehmen.
    • Dokumente drucken: Die Umschläge werden direkt an den Drucker gesendet.

Wichtige Tipps für den Druck:

  • Druckerausrichtung: Jeder Drucker zieht Umschläge anders ein (mittig, seitlich, quer oder hochkant). Klicke vor dem Drucken unter Seriendruck starten -> Umschläge auf den Reiter Druckoptionen, um die Einzugsart einzustellen.
  • Testlauf: Drucke den ersten Umschlag zur Probe auf ein normales A4-Blatt. Halte dieses Blatt gegen einen echten Umschlag, um zu sehen, ob die Position der Adresse stimmt.
  • Absender: Deinen eigenen Absender kannst du einfach oben links in die Ecke des Umschlags tippen. Er bleibt für alle Umschläge gleich.
0