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Serienbrief in Word erstellen: Adressen automatisch aus Excel einfügen (Windows)

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Dieses Tutorial zeigt dir Schritt für Schritt, wie du in Microsoft Word (Windows) einen Serienbrief erstellst und die Adressen automatisch aus einer Excel-Tabelle ziehst.

Phase 1: Die Excel-Datei vorbereiten

Bevor du Word öffnest, muss deine Datenquelle (Excel) korrekt formatiert sein.

  1. Struktur: Die erste Zeile muss Überschriften enthalten (z. B. Anrede, Vorname, Nachname, Straße, PLZ, Ort).
  2. Keine Leerzeilen: Sorge dafür, dass es keine komplett leeren Zeilen oder Spalten innerhalb deiner Liste gibt.
  3. PLZ-Format: Wenn du deutsche Postleitzahlen hast, die mit "0" beginnen, formatiere diese Spalte in Excel als Text, damit die führende Null nicht gelöscht wird.
  4. Speichern und Schließen: Speichere die Datei und schließe Excel. (Word kann nicht auf die Datei zugreifen, wenn sie noch in Excel geöffnet ist).

Phase 2: Den Serienbrief in Word starten

  1. Öffne ein neues oder bestehendes Word-Dokument.
  2. Gehe oben im Menüband auf den Reiter Sendungen (Mailings).
  3. Klicke auf Seriendruck starten und wähle Briefe.

Phase 3: Die Excel-Liste verknüpfen

  1. Klicke im Reiter Sendungen auf Empfänger auswählen.
  2. Wähle Vorhandene Liste verwenden....
  3. Suche deine Excel-Datei im Explorer, wähle sie aus und klicke auf Öffnen.
  4. Ein Fenster erscheint ("Tabelle auswählen"): Wähle das Tabellenblatt aus, auf dem deine Adressen stehen. Achte darauf, dass der Haken bei "Erste Datenzeile enthält Spaltenüberschriften" gesetzt ist. Klicke auf OK.

Phase 4: Adressfelder einfügen

Jetzt sagst du Word, wo die Informationen aus Excel erscheinen sollen.

  1. Klicke an die Stelle im Dokument, wo die Adresse stehen soll.

  2. Du hast zwei Möglichkeiten:

    • Variante A (Einfach): Klicke auf Anschriftenblock. Hier kannst du das Format wählen. Word versucht automatisch, Felder wie "Vorname" den richtigen Stellen zuzuordnen.
    • Variante B (Flexibel - Empfohlen): Klicke auf Seriendruckfeld einfügen. Hier siehst du deine Excel-Überschriften. Klicke nacheinander auf die Felder (z. B. Vorname, dann Leerzeichen drücken, dann Nachname, dann Enter für eine neue Zeile usw.).

    Beispiel-Layout: «Anrede» «Vorname» «Nachname» «Straße» «PLZ» «Ort»

Phase 5: Vorschau und Kontrolle

  1. Klicke im Reiter Sendungen auf Vorschau Ergebnisse.
  2. Nun siehst du die echten Namen aus deiner Excel-Liste statt der Platzhalter.
  3. Mit den Pfeiltasten (neben dem Vorschau-Button) kannst du durch deine Datensätze blättern, um zu prüfen, ob alles passt.

Phase 6: Den Seriendruck abschließen

Dein Dokument ist nun vorbereitet, aber noch nicht "fertig". Um die Briefe zu drucken oder zu speichern, musst du den Prozess abschließen:

  1. Klicke auf Fertig stellen und zusammenführen.
  2. Wähle eine der Optionen:
    • Einzelne Dokumente bearbeiten: Word erstellt ein neues, riesiges Dokument, in dem alle Briefe hintereinander unterteilt durch Seitenumbrüche stehen. (Ideal zur letzten Kontrolle).
    • Dokumente drucken: Schickt alle Briefe direkt an den Drucker.

Profi-Tipps:

  • Filter setzen: Wenn du nicht alle Personen aus der Excel-Liste anschreiben willst, klicke auf Empfängerliste bearbeiten. Dort kannst du einzelne Personen abhaken oder Filter setzen.
  • Regeln für die Anrede: Über den Button Regeln -> Wenn...Dann...Sonst kannst du eine automatische Anrede erstellen (z.B. Wenn Anrede = "Herr", dann "Sehr geehrter Herr", sonst "Sehr geehrte Frau").
  • Formatierung: Du kannst die Platzhalter (z. B. «Nachname») markieren und wie normalen Text fett drucken oder die Schriftart ändern – das Design wird für alle Briefe übernommen.
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