Tutorial

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Seriendruck mit Excel 2007 und Word 2007

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Hier ist ein ausführliches Tutorial, wie du einen Seriendruck (Mail Merge) mit Excel 2007 und Word 2007 erstellst.

Ein Seriendruck wird verwendet, um personalisierte Briefe, Etiketten oder E-Mails an viele Empfänger gleichzeitig zu senden, wobei die Daten (wie Namen und Adressen) aus einer Excel-Tabelle stammen.

Schritt 1: Die Excel-Datenquelle vorbereiten

Bevor du Word öffnest, musst du deine Daten in Excel organisieren.

  1. Struktur: Erstelle eine Tabelle, in der die erste Zeile die Spaltenüberschriften enthält (z. B. Vorname, Nachname, Straße, Ort, E-Mail).
  2. Keine Leerzeilen: Stelle sicher, dass es keine komplett leeren Zeilen oder Spalten innerhalb deines Datensatzes gibt.
  3. Formatierung: Achte darauf, dass Postleitzahlen als "Text" formatiert sind, damit führende Nullen (z. B. bei 01234) nicht gelöscht werden.
  4. Speichern: Speichere die Datei (z. B. als Adressen.xlsx) und schließe Excel.

Schritt 2: Den Seriendruck in Word starten

  1. Öffne Microsoft Word 2007.
  2. Schreibe deinen Standardbrief oder öffne ein bestehendes Dokument.
  3. Klicke im Menüband (Ribbon) oben auf den Reiter Sendungen.
  4. Klicke auf die Schaltfläche Seriendruck starten und wähle Briefe (oder E-Mails/Umschläge).

Schritt 3: Die Excel-Liste verknüpfen

Jetzt verbindest du dein Word-Dokument mit der Excel-Datei.

  1. Klicke im Reiter Sendungen auf Empfänger auswählen.
  2. Wähle Vorhandene Liste verwenden....
  3. Suche im Dateimanager deine gespeicherte Excel-Datei, wähle sie aus und klicke auf Öffnen.
  4. Ein Fenster erscheint ("Tabelle auswählen"): Wähle das Tabellenblatt aus, auf dem deine Daten liegen (meist Tabelle1$). Achte darauf, dass der Haken bei „Erste Datenzeile enthält Spaltenüberschriften“ gesetzt ist. Klicke auf OK.

Schritt 4: Platzhalter (Seriendruckfelder) einfügen

An den Stellen, an denen später die individuellen Namen oder Adressen stehen sollen, fügst du nun Platzhalter ein.

  1. Setze den Cursor an die Stelle im Brief, wo die Adresse hin soll.
  2. Klicke im Reiter Sendungen auf die obere Hälfte der Schaltfläche Seriendruckfeld einfügen.
  3. Es erscheint eine Liste deiner Excel-Spaltenüberschriften. Klicke nacheinander auf die Felder (z. B. Vorname), um sie einzufügen.
  4. Wichtig: Denke daran, zwischen den Platzhaltern Leerzeichen oder Zeilenumbrüche zu setzen, genau wie in einem normalen Brief (z. B. «Vorname» «Nachname»).

Schritt 5: Vorschau der Ergebnisse

  1. Klicke im Reiter Sendungen auf die Schaltfläche Vorschau Ergebnisse.
  2. Word ersetzt die Platzhalter nun durch die echten Daten aus der ersten Zeile deiner Excel-Liste.
  3. Mit den blauen Pfeilen in der Menüleiste kannst du durch die verschiedenen Datensätze (Empfänger) blättern, um zu prüfen, ob alles korrekt aussieht.

Schritt 6: Seriendruck abschließen

Der letzte Schritt erstellt entweder ein neues Dokument mit allen Briefen oder sendet sie direkt zum Drucker.

  1. Klicke auf die Schaltfläche Fertig stellen und zusammenführen.
  2. Wähle eine der Optionen:
    • Einzelne Dokumente bearbeiten: Es wird ein neues, großes Word-Dokument erstellt, das alle personalisierten Briefe hintereinander enthält. Hier kannst du noch individuelle Anpassungen vornehmen.
    • Dokumente drucken: Schickt alle Briefe direkt an den Drucker.

Profi-Tipps für Excel 2007:

  • Adressblock: Anstatt jedes Feld einzeln einzufügen, kannst du auch die Funktion Adressblock nutzen. Word versucht dann automatisch, die Felder sinnvoll anzuordnen.
  • Regeln: Über die Schaltfläche Regeln -> Wenn...Dann...Sonst kannst du z. B. die Anrede automatisieren (Wenn Geschlecht = M, dann "Sehr geehrter Herr", sonst "Sehr geehrte Frau").
  • Dateiformat: Excel 2007 nutzt das .xlsx Format. Falls du Probleme beim Verknüpfen hast, stelle sicher, dass keine alten .xls (Excel 97-2003) Konflikte vorliegen.
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