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Seriendruck Excel → Word: Währungen und Daten richtig formatieren

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Dieses Tutorial zeigt dir, wie du einen Seriendruck (Mail Merge) von Excel nach Word erstellst und dabei die häufigsten Formatierungsprobleme bei Währungen und Daten löst.

Das Hauptproblem: Word übernimmt oft nur die "Rohdaten" aus Excel und ignoriert die Formatierung der Zellen. So wird aus 1.250,50 € plötzlich 1250.5 oder aus dem 24.12.2023 wird 12/24/2023.

Schritt 1: Die Excel-Liste vorbereiten

  1. Deine Excel-Tabelle sollte in der ersten Zeile klare Überschriften haben (z. B. Name, Datum, Betrag).
  2. Speicher und schließe die Excel-Datei, bevor du in Word arbeitest.

Schritt 2: Seriendruck in Word starten

  1. Öffne ein neues Word-Dokument.
  2. Gehe auf den Reiter Sendungen -> Seriendruck starten -> Briefe (oder E-Mails).
  3. Klicke auf Empfänger auswählen -> Vorhandene Liste verwenden.
  4. Wähle deine Excel-Datei aus und bestätige die Tabelle.

Schritt 3: Seriendruckfelder einfügen

  1. Klicke an die Stelle im Text, wo die Daten erscheinen sollen.
  2. Gehe auf Seriendruckfeld einfügen und wähle z. B. "Betrag" oder "Datum".
  3. Wenn du nun auf Vorschau Ergebnisse klickst, siehst du wahrscheinlich das Formatierungs-Chaos.

Schritt 4: Formatierungsprobleme lösen (Die "Schalter"-Methode)

Um die Formate zu korrigieren, nutzen wir sogenannte Field Codes (Feldfunktionen).

A) Währungen richtig formatieren (z. B. 1.250,50 €)

  1. Klicke mit der rechten Maustaste auf das eingefügte Feld (z. B. «Betrag»).
  2. Wähle Feldfunktionen ein/aus (oder drücke Alt + F9).
  3. Du siehst nun etwas wie: { MERGEFIELD Betrag }.
  4. Ergänze den Code innerhalb der Klammern um den folgenden Schalter:
    • Code: \# "#.##0,00 €"
    • Das Feld sollte nun so aussehen: { MERGEFIELD Betrag \# "#.##0,00 €" }
  5. Klicke wieder rechts auf das Feld -> Felder aktualisieren (oder erneut Alt + F9 und dann Vorschau aktualisieren).

B) Datum richtig formatieren (z. B. 24.12.2023)

  1. Klicke mit der rechten Maustaste auf das Datumsfeld -> Feldfunktionen ein/aus.
  2. Ergänze den Code um den Datums-Schalter:
    • Code: \@ "dd.MM.yyyy"
    • Das Feld sieht nun so aus: { MERGEFIELD Datum \@ "dd.MM.yyyy" }
    • Hinweis: "MM" (groß) steht für Monat, "mm" (klein) für Minuten!
  3. Rechtsklick -> Felder aktualisieren.

Übersicht der wichtigsten Format-Codes

Gewünschtes Format Code-Erweiterung (Switch)
Währung (1.500,00 €) \# "#.##0,00 €"
Zahl mit 2 Dezimalstellen \# "0,00"
Datum (kurz: 24.12.23) \@ "dd.MM.yy"
Datum (lang: 24. Dezember 2023) \@ "d. MMMM yyyy"
Prozent (z. B. 19%) \# "0%"

Profi-Tipp: Die "DDE"-Alternative (Der alte Weg)

Falls du extrem viele Felder hast und nicht jedes einzeln formatieren willst, gibt es einen Trick, wie Word die Formatierung direkt aus Excel übernimmt:

  1. In Word: Datei -> Optionen -> Erweitert.
  2. Scrolle ganz nach unten zum Bereich Allgemein.
  3. Aktiviere den Haken bei "Dateiformatkonvertierung beim Öffnen bestätigen".
  4. Wenn du jetzt die Excel-Liste neu verbindest, erscheint ein Dialogfenster. Wähle dort *"MS Excel-Arbeitsblatt über DDE (.xls)"**.
    • Nachteil: DDE ist veraltet, langsamer und Excel muss im Hintergrund mitgeöffnet werden. Die Methode mit den Feldfunktionen (Schritt 4) ist sauberer und stabiler.

Schritt 5: Fertigstellen

  1. Kontrolliere alles über Vorschau Ergebnisse.
  2. Klicke auf Fertigstellen und Zusammenführen -> Einzelne Dokumente bearbeiten, um die fertigen Briefe zu generieren.

Zusammenfassung: Nutze Alt + F9, um den "Code" hinter den Feldern zu sehen, und füge \# für Zahlen oder \@ für Daten hinzu. Das löst 99% aller Formatierungsprobleme im Seriendruck.

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