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Tutorial: Mehrere Umschläge in Word mit einer Excel-Datei bedrucken

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Hier ist ein detailliertes Tutorial, wie du in Microsoft Word Umschläge mithilfe einer Excel-Liste bedruckst (Seriendruck-Funktion).

Diese Anleitung zeigt dir Schritt für Schritt, wie du die „Seriendruck“-Funktion nutzt, um Adressen aus Excel direkt auf Briefumschläge zu drucken.

Schritt 1: Die Excel-Liste vorbereiten

Bevor du Word öffnest, muss deine Datenquelle (Excel) korrekt formatiert sein.

  1. Erstelle eine Excel-Tabelle.
  2. Die erste Zeile muss Überschriften enthalten (z. B. Vorname, Nachname, Straße, PLZ, Ort).
  3. Trage darunter alle Adressen ein.
  4. Speichere die Datei und schließe Excel (Wichtig: Word kann nicht auf die Datei zugreifen, wenn sie in Excel noch geöffnet ist).

Schritt 2: Das Word-Dokument einrichten

  1. Öffne ein leeres Dokument in Microsoft Word.
  2. Klicke im Menüband auf den Reiter Sendungen.
  3. Wähle die Schaltfläche Seriendruck starten und klicke im Dropdown-Menü auf Umschläge....
  4. Ein Fenster öffnet sich. Wähle unter Umschlagformat die passende Größe aus (z. B. „DL“ für den Standard-Briefumschlag).
  5. Bestätige mit OK. Word ändert nun das Seitenformat in die Form eines Umschlags.

Schritt 3: Die Excel-Liste verknüpfen

  1. Klicke weiterhin im Reiter Sendungen auf Empfänger auswählen.
  2. Wähle Vorhandene Liste verwenden....
  3. Suche deine vorbereitete Excel-Datei auf deinem Computer und klicke auf Öffnen.
  4. Falls deine Excel-Datei mehrere Tabellenblätter hat, wähle das richtige aus und achte darauf, dass der Haken bei „Erste Datenzeile enthält Spaltenüberschriften“ gesetzt ist. Klicke auf OK.

Schritt 4: Adressfelder platzieren

Jetzt legst du fest, wo die Adresse auf dem Umschlag erscheinen soll.

  1. Klicke mit der Maus in den Bereich des Umschlags, wo die Empfängeradresse stehen soll (meistens in der unteren rechten Hälfte). Es erscheint ein Textfeld.
  2. Gehe im Reiter Sendungen auf Seriendruckfeld einfügen.
  3. Hier siehst du deine Überschriften aus Excel. Klicke nacheinander auf die Felder, um sie einzufügen:
    • Wähle „Vorname“, drücke die Leerzeile, wähle „Nachname“.
    • Drücke Enter für eine neue Zeile.
    • Wähle „Straße“.
    • Drücke Enter.
    • Wähle „PLZ“, Leerzeile, „Ort“.
  4. Du kannst den Text nun markieren und wie gewohnt formatieren (Schriftart, Größe, Fett etc.).

Schritt 5: Vorschau prüfen

  1. Klicke im Reiter Sendungen auf die Schaltfläche Vorschau Ergebnisse.
  2. Du siehst nun die echten Namen aus deiner Excel-Liste.
  3. Mit den Pfeiltasten (neben der Vorschau-Schaltfläche) kannst du durch die verschiedenen Datensätze blättern, um zu prüfen, ob alles korrekt aussieht.

Schritt 6: Druckvorgang starten

Wenn alles passt, kannst du den Druckvorgang abschließen:

  1. Klicke auf Fertig stellen und zusammenführen.
  2. Wähle Dokumente drucken....
  3. Du kannst wählen, ob du Alle Datensätze drucken möchtest oder nur einen bestimmten Bereich.
  4. Dein Drucker-Dialog öffnet sich. Wichtig: Achte darauf, wie die Umschläge in deinen Drucker eingelegt werden müssen (meistens gibt es eine Markierung am Papierfach).

Profi-Tipp:

  • Absender hinzufügen: Du kannst oben links auf dem Umschlag einfach manuell deine eigene Adresse eintippen. Diese bleibt für alle Umschläge gleich.
  • Testdruck: Drucke zuerst nur eine Seite auf normalem A4-Papier aus und halte es gegen einen Umschlag, um sicherzugehen, dass die Position der Adresse stimmt, bevor du teure Umschläge verschwendest.
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