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Tutorial: Microsoft Forms-Antworten automatisch mit Excel synchronisieren via Power Automate

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Hier ist ein detailliertes Tutorial, wie du Microsoft Forms-Antworten automatisch mit einer Excel-Tabelle synchronisierst.

Die manuelle Übertragung von Daten aus Microsoft Forms in Excel ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Mit Power Automate kannst du diesen Prozess automatisieren: Jedes Mal, wenn jemand ein Formular ausfüllt, erscheint die Antwort sofort als neue Zeile in deiner Excel-Liste.

Voraussetzungen

  • Ein aktives Microsoft 365 Konto.
  • Ein erstelltes Microsoft Form.
  • Eine Excel-Arbeitsmappe, die in OneDrive for Business oder SharePoint gespeichert ist.

Schritt 1: Die Excel-Tabelle vorbereiten

Bevor du den Flow erstellst, muss Excel wissen, wohin die Daten geschrieben werden sollen.

  1. Erstelle eine neue Excel-Datei in OneDrive oder SharePoint.
  2. Erstelle in der ersten Zeile die Überschriften (z. B. Name, E-Mail, Datum, Antwort 1).
  3. Wichtig: Markiere deine Überschriften und eine leere Zeile darunter. Gehe im Menü auf Einfügen > Tabelle.
  4. Gib der Tabelle einen Namen (unter dem Tab „Tabellenentwurf“), z. B. AntwortenTabelle.

Schritt 2: Den Power Automate Flow erstellen

  1. Melde dich bei make.powerautomate.com an.
  2. Klicke links auf Erstellen und wähle Automatisierter Cloud-Flow.
  3. Gib dem Flow einen Namen (z. B. „Forms zu Excel Sync“).
  4. Wähle als Trigger: „Wenn eine neue Antwort übermittelt wird“ (Microsoft Forms).
  5. Klicke auf Erstellen.

Schritt 3: Den Trigger konfigurieren

  1. Im ersten Kästchen des Flows siehst du das Feld Formular-ID.
  2. Wähle dein gewünschtes Formular aus dem Dropdown-Menü aus.

Schritt 4: Antwortdetails abrufen

Power Automate weiß nun, dass etwas passiert ist, aber noch nicht, was im Formular steht.

  1. Klicke auf das Plus-Zeichen (+) unter dem Trigger und wähle Aktion hinzufügen.
  2. Suche nach „Microsoft Forms“ und wähle die Aktion „Antwortdetails abrufen“.
  3. Wähle bei Formular-ID wieder dein Formular aus.
  4. Klicke in das Feld Antwort-ID und wähle aus dem Fenster „Dynamischer Inhalt“ den Eintrag Antwort-ID aus.

Schritt 5: Daten in Excel schreiben

  1. Klicke erneut auf Aktion hinzufügen.
  2. Suche nach „Excel Online (Business)“ und wähle die Aktion „Zeile zu einer Tabelle hinzufügen“.
  3. Fülle die Felder wie folgt aus:
    • Speicherort: OneDrive for Business (oder SharePoint).
    • Dokumentbibliothek: OneDrive.
    • Datei: Wähle deine vorbereitete Excel-Datei über das Ordner-Symbol aus.
    • Tabelle: Wähle den Namen deiner Tabelle (z. B. AntwortenTabelle).
  4. Sobald die Tabelle ausgewählt ist, erscheinen automatisch deine Spaltenüberschriften als Eingabefelder.
  5. Klicke in jedes Feld und wähle aus dem Dynamischen Inhalt die passende Frage aus deinem Formular aus.

Schritt 6: Speichern und Testen

  1. Klicke oben rechts auf Speichern.
  2. Klicke auf Testen und wähle Manuell.
  3. Gehe nun zu deinem Microsoft Form und sende eine Test-Antwort ab.
  4. Kehre zu Power Automate zurück. Wenn alles grün abgehakt ist, war der Flow erfolgreich.
  5. Prüfe deine Excel-Datei – die Daten sollten nun dort stehen!

Profi-Tipps:

  • Zeitstempel: Wenn du wissen willst, wann die Antwort eingegangen ist, nutze in Excel eine Spalte „Datum“ und fülle sie in Power Automate mit dem Feld „Übermittlungszeit“.
  • Formatierung: Achte darauf, dass Datumsfelder in Power Automate manchmal angepasst werden müssen, damit sie in Excel schön aussehen (Stichwort: formatDateTime).
  • Bestehende Daten: Dieser Flow funktioniert nur für neue Antworten. Alte Antworten müssen einmalig manuell exportiert werden.

Glückwunsch! Du hast erfolgreich einen automatisierten Workflow erstellt.

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