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Tutorial: Ausfüllbare Online-Formulare mit Microsoft Forms erstellen und Ergebnisse in Excel verfolgen

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Hier ist ein ausführliches Tutorial, wie du professionelle Online-Formulare mit Microsoft Forms erstellst und die Daten effizient in Excel auswertest.

Microsoft Forms ist ein leistungsstarkes Tool zum Erstellen von Umfragen, Quizzen und Registrierungsformularen. Der größte Vorteil ist die nahtlose Integration in Excel, wodurch du Antworten in Echtzeit verfolgen kannst.

Schritt 1: Microsoft Forms aufrufen

  1. Gehe auf die Website forms.microsoft.com.
  2. Melde dich mit deinem Microsoft-Konto an (Business, School oder Personal).
  3. Klicke auf die Schaltfläche „+ Neues Formular“.

Schritt 2: Titel und Beschreibung festlegen

  1. Klicke auf „Unbenanntes Formular“, um einen Titel einzugeben.
  2. Füge optional eine Beschreibung hinzu, um den Teilnehmern zu erklären, worum es in der Umfrage geht.
  3. Du kannst auch ein Bild/Logo über das Icon rechts neben dem Titel hochladen.

Schritt 3: Fragen hinzufügen

Klicke auf „+ Neu hinzufügen“, um verschiedene Fragetypen auszuwählen:

  • Auswahl: Für Single-Choice- oder Multiple-Choice-Fragen.
  • Text: Für kurze oder lange schriftliche Antworten.
  • Bewertung: Sterne-Skala oder Zahlen.
  • Datum: Wenn ein Kalenderdatum ausgewählt werden soll.
  • Pfeil-Menü (Drop-Down): Klicke auf die drei Punkte (...) bei einer Auswahlfrage, um ein Drop-Down-Menü zu erstellen.

Wichtig: Aktiviere den Schalter „Erforderlich“ bei Fragen, die nicht übersprungen werden dürfen.

Schritt 4: Design anpassen

Klicke oben rechts auf das Symbol „Design“ (Theme). Hier kannst du:

  • Vorgefertigte Farbschemata wählen.
  • Eigene Hintergrundbilder hochladen.
  • Hintergrundmusik für das Ausfüllen hinzufügen (optional).

Schritt 5: Einstellungen konfigurieren

Klicke auf die drei Punkte (...) oben rechts und wähle Einstellungen:

  • Wer kann das Formular ausfüllen? (Jeder mit dem Link oder nur Personen in deiner Organisation).
  • Optionen für Antworten: Start- und Enddatum festlegen oder eine Dankeschön-Nachricht anpassen.

Schritt 6: Das Formular teilen

Klicke auf die Schaltfläche „Antworten sammeln“:

  • Kopiere den Link.
  • Erstelle einen QR-Code.
  • Versende es direkt per E-Mail.
  • Bette es per Einbettungscode in eine Website ein.

Schritt 7: Ergebnisse in Excel verfolgen

Es gibt zwei Wege, wie die Daten in Excel landen:

Methode A: Statischer Download (Einfach)

  1. Klicke im Formular oben auf den Reiter „Antworten“.
  2. Klicke auf die Schaltfläche „In Excel öffnen“.
  3. Eine Excel-Datei wird heruntergeladen, die alle bisherigen Antworten enthält. Hinweis: Neue Antworten nach dem Download werden in dieser Datei nicht automatisch aktualisiert.

Methode B: Live-Synchronisation (Empfohlen)

Damit sich deine Excel-Tabelle bei jedem neuen Klick eines Teilnehmers automatisch aktualisiert, solltest du das Formular direkt aus Excel heraus starten:

  1. Öffne Excel Online (über OneDrive oder SharePoint).
  2. Gehe auf den Reiter Einfügen und klicke auf Forms > Neues Formular.
  3. Erstelle dein Formular wie oben beschrieben.
  4. Jede Antwort wird nun in Echtzeit in diese Online-Excel-Tabelle geschrieben. Du musst die Datei nie wieder manuell herunterladen.

Schritt 8: Daten in Excel auswerten

Sobald die Daten in Excel fließen, kannst du die vollen Funktionen nutzen:

  • Filter setzen: Um spezifische Antworten zu finden.
  • Pivot-Tabellen: Erstelle schnelle Zusammenfassungen und Statistiken.
  • Diagramme: Visualisiere die Ergebnisse für Präsentationen.

Fazit

Mit Microsoft Forms sammelst du Daten strukturiert und professionell. Durch die Verknüpfung mit Excel sparst du dir das manuelle Abtippen von Informationen und hast jederzeit einen aktuellen Überblick über deine Ergebnisse.

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