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So erhältst du Microsoft Forms Benachrichtigungen an eine beliebige E-Mail mit Power Automate

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Hier ist ein Schritt-für-Schritt-Tutorial, wie du Benachrichtigungen von Microsoft Forms an eine beliebige E-Mail-Adresse (statt nur an den Ersteller des Formulars) sendest.

Standardmäßig sendet Microsoft Forms Benachrichtigungen nur an den Besitzer des Formulars. Mit Power Automate kannst du diese Nachrichten jedoch an Teammitglieder, externe Partner oder andere Postfächer weiterleiten.

Voraussetzungen

  • Ein aktives Microsoft Forms Formular.
  • Zugriff auf Microsoft Power Automate (in den meisten Microsoft 365 Business-Lizenzen enthalten).

Schritt 1: Den Flow erstellen

  1. Melde dich bei Power Automate an.
  2. Klicke in der linken Navigationsleiste auf Erstellen (Create).
  3. Wähle Automatisierter Cloud-Flow (Automated cloud flow).
  4. Gib deinem Flow einen Namen (z. B. „Forms Benachrichtigung an Team“).
  5. Wähle als Trigger: Beim Übermitteln einer neuen Antwort (Microsoft Forms).
  6. Klicke auf Erstellen.

Schritt 2: Den Trigger konfigurieren

  1. Im ersten Kästchen des Flows siehst du das Feld Formular-ID.
  2. Wähle im Dropdown-Menü das Formular aus, für das du die Benachrichtigungen erhalten möchtest.
    • Hinweis: Wenn das Formular nicht erscheint, kopiere die ID aus der URL deines Formulars (der Teil nach id=...).

Schritt 3: Antwortdetails abrufen

Damit du den Inhalt der Antwort in der E-Mail sehen kannst, musst du die Details abrufen:

  1. Klicke auf + Neuer Schritt.
  2. Suche nach der Aktion Antwortdetails abrufen (Microsoft Forms).
  3. Wähle bei Formular-ID erneut dein Formular aus.
  4. Klicke bei Antwort-ID in das Feld und wähle aus dem Fenster „Dynamischer Inhalt“ die Antwort-ID aus dem vorherigen Schritt aus.

Schritt 4: Die E-Mail-Aktion hinzufügen

  1. Klicke auf + Neuer Schritt.
  2. Suche nach E-Mail senden (V2) (Office 365 Outlook).
  3. Konfiguriere die E-Mail:
    • An (To): Gib hier die E-Mail-Adresse(n) ein, die die Benachrichtigung erhalten sollen (getrennt durch Semikolon).
    • Betreff: Erstelle einen aussagekräftigen Betreff (z. B. „Neue Anmeldung: [Dynamischer Inhalt: Name aus Formular]“).
    • Text (Body): Hier kannst du den Inhalt der E-Mail gestalten. Du kannst Text schreiben und die dynamischen Inhalte aus deinem Formular einfügen, damit die Antworten direkt in der E-Mail stehen.

Schritt 5: Speichern und Testen

  1. Klicke oben rechts auf Speichern.
  2. Klicke auf Testen und wähle Manuell.
  3. Gehe nun zu deinem Microsoft Form und sende eine Test-Antwort ab.
  4. Power Automate sollte nun den Flow ausführen und die E-Mail an die von dir definierte Adresse senden.

Profi-Tipp: Anhänge oder Bedingungen

  • Bedingungen: Du kannst einen Schritt "Bedingung" (Condition) einbauen, um E-Mails nur dann zu senden, wenn eine bestimmte Antwort im Formular gegeben wurde.
  • Gemeinsame Postfächer: Wenn du die E-Mail von einem Funktionspostfach (Shared Mailbox) senden möchtest, nutze die Aktion „E-Mail aus einem geteilten Postfach senden (V2)“.
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