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Tutorial: Jeden zweiten Samstag als Arbeitstag in MS Project festlegen

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Hier ist ein detailliertes Tutorial, wie du in Microsoft Project (am Beispiel von Version 2016, funktioniert aber auch in neueren Versionen) jeden zweiten Samstag als Arbeitstag festlegst.

In vielen Projekten ist es notwendig, die Kapazitäten durch Wochenendarbeit zu erhöhen. MS Project erlaubt es, über die Kalenderoptionen spezifische Wiederholungsmuster festzulegen, sodass du nicht jeden Samstag einzeln manuell eintragen musst.

Schritt 1: Das Fenster „Arbeitszeit ändern“ öffnen

  1. Öffne dein Projekt in MS Project 2016.
  2. Klicke oben im Menüband auf den Reiter Projekt.
  3. Wähle in der Gruppe Eigenschaften die Schaltfläche Arbeitszeit ändern.

Schritt 2: Eine neue Ausnahme erstellen

Um vom Standardkalender (der Samstage normalerweise als frei definiert) abzuweichen, nutzen wir den Reiter „Ausnahmen“.

  1. Stelle sicher, dass im oberen Dropdown-Menü der richtige Kalender ausgewählt ist (z. B. „Standard“).
  2. Klicke unten auf den Reiter Ausnahmen.
  3. Gib in der ersten freien Zeile unter „Name“ eine Bezeichnung ein, z. B. „Samstagsarbeit zweiwöchentlich“.
  4. Klicke in das Feld Anfang und wähle den ersten Samstag aus, an dem gearbeitet werden soll.
  5. Klicke danach auf die Schaltfläche Details auf der rechten Seite.

Schritt 3: Das Wiederholungsmuster festlegen

Im nun geöffneten Dialogfenster definierst du, dass dieser Samstag ein Arbeitstag ist und wie oft er sich wiederholen soll.

  1. Arbeitszeiten festlegen: Wähle die Option Arbeitszeit. Hier kannst du die Standardzeiten (z. B. 08:00 – 12:00 und 13:00 – 17:00) stehen lassen oder anpassen.
  2. Wiederholungsmuster:
    • Wähle auf der linken Seite Wöchentlich.
    • Stelle rechts daneben bei „Wiederholen alle __ Woche(n) am:“ den Wert auf 2.
    • Setze das Häkchen bei Samstag.
  3. Wiederholungsbereich:
    • Wähle unter „Beginn“ das Startdatum (deinen ersten Arbeits-Samstag).
    • Wähle unter „Ende nach:“ entweder eine bestimmte Anzahl an Samstagen oder unter „Ende am:“ das Datum, an dem diese Regelung ausläuft.

Schritt 4: Einstellungen speichern

  1. Bestätige das Detail-Fenster mit OK.
  2. Du siehst nun in der Kalendervorschau, dass jeder zweite Samstag hell hinterlegt ist (was bedeutet, dass er als Arbeitstag zählt), während die dazwischenliegenden Samstage weiterhin grau (frei) sind.
  3. Klicke erneut auf OK, um die Änderungen für das gesamte Projekt zu übernehmen.

Profi-Tipps:

  • Ressourcenkalender: Wenn nur ein bestimmtes Team oder eine einzelne Person jeden zweiten Samstag arbeitet, führe diese Schritte nicht im Projektkalender, sondern im Ressourcenkalender der jeweiligen Person durch (über Ressourcen-Tabelle -> Doppelklick auf die Ressource -> Arbeitszeit ändern).
  • Projektende prüfen: Beachte, dass durch die zusätzliche Arbeitszeit die Dauer deiner Vorgänge gleich bleibt, sich aber das Enddatum nach vorne verschieben kann, da mehr Arbeitsstunden pro Woche zur Verfügung stehen.
  • Feiertage: Falls einer deiner Arbeits-Samstage auf einen gesetzlichen Feiertag fällt, den du bereits als Ausnahme definiert hast, überschreibt die oberste Ausnahme in der Liste meist die untere. Prüfe dies stichprobenartig im Kalender.

Fertig! Dein Projektplan berücksichtigt nun automatisch die Samstagsarbeit im Zwei-Wochen-Rhythmus.

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