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Tutorial: Ertragswertanalyse (Earned Value) in MS Project meistern

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Hier ist ein umfassendes Tutorial zur Nutzung der Ertragswertanalyse (Earned Value Analysis) in Microsoft Project.

Die Ertragswertanalyse ist eines der leistungsstärksten Werkzeuge im Projektmanagement. Sie hilft Ihnen zu verstehen, ob Ihr Projekt im Zeitplan liegt und ob die Kosten im Rahmen des Budgets bleiben – und zwar basierend auf der tatsächlich geleisteten Arbeit, nicht nur auf den verstrichenen Tagen.

1. Voraussetzungen (Bevor Sie starten)

Damit MS Project die Ertragswerte korrekt berechnen kann, müssen drei Bedingungen erfüllt sein:

  1. Ressourcen & Kosten: Ihren Vorgängen müssen Ressourcen mit Kostensätzen oder Festkosten zugewiesen sein.
  2. Basisplan speichern: Ohne einen Basisplan (Soll-Zustand) hat MS Project keine Vergleichswerte.
    • Gehen Sie auf Projekt -> Basisplan festlegen -> Basisplan festlegen -> OK.
  3. Fortschritt eintragen: Sie müssen den tatsächlichen Fortschritt der Aufgaben (z. B. % abgeschlossen) dokumentiert haben.

2. Das Statusdatum festlegen

Die Ertragswertanalyse ist immer eine Momentaufnahme zu einem bestimmten Zeitpunkt.

  1. Klicken Sie auf den Reiter Projekt.
  2. Wählen Sie Statusdatum.
  3. Wählen Sie das Datum aus (meist der heutige Tag oder das Ende der letzten Berichtswoche) und klicken Sie auf OK.

3. Die Ertragswert-Tabelle aufrufen

Standardmäßig zeigt MS Project die Tabelle „Eingabe“. So wechseln Sie zur Ertragswert-Tabelle:

  1. Gehen Sie zum Reiter Ansicht.
  2. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Tabellen.
  3. Wählen Sie Weitere Tabellen....
  4. Suchen Sie in der Liste nach Ertragswert (oder „Earned Value“) und klicken Sie auf Anwenden.

4. Die wichtigsten Spalten verstehen

In der Tabelle sehen Sie nun verschiedene Abkürzungen. Hier ist die Übersetzung und Bedeutung:

Spalte (Deutsch) Kürzel (Englisch) Bedeutung
Geplante Kosten PV (Planned Value) Was laut Plan bis zum Statusdatum hätte ausgegeben werden sollen.
Ertragswert EV (Earned Value) Welchen Wert hat die tatsächlich abgeschlossene Arbeit (basierend auf dem Budget)?
Ist-Kosten AC (Actual Cost) Was wurde bis heute tatsächlich ausgegeben?
Kostenabweichung CV (Cost Variance) EV minus AC. Negativ = über Budget, Positiv = unter Budget.
Terminabweichung SV (Schedule Variance) EV minus PV. Negativ = hinter dem Zeitplan, Positiv = vor dem Zeitplan.
BAC BAC Gesamtbudget bei Abschluss (Budget at Completion).

5. Indikatoren für die Projektleistung (CPI & SPI)

Um die Effizienz auf einen Blick zu sehen, können Sie zwei weitere wichtige Spalten hinzufügen (Rechtsklick auf eine Spaltenüberschrift -> Spalte einfügen):

  • KPI (Kostenleistungsindex / CPI): Wertet die Kosteneffizienz aus.
    • CPI > 1: Sie arbeiten kosteneffizienter als geplant.
    • CPI < 1: Sie geben mehr aus, als Sie an Wert generieren.
  • TPI (Terminleistungsindex / SPI): Wertet die Zeiteffizienz aus.
    • SPI > 1: Sie sind schneller als geplant.
    • SPI < 1: Sie sind langsamer als geplant.

6. Tipps für die Praxis

  • Nullwerte? Wenn alle Felder 0 anzeigen, prüfen Sie, ob Sie einen Basisplan gespeichert haben und ob das Statusdatum korrekt in der Zukunft (bezogen auf den Projektstart) liegt.
  • Ansicht anpassen: Sie können die Tabelle jederzeit um die Spalten EAC (Estimate at Completion – voraussichtliche Gesamtkosten) erweitern, um Prognosen für das Projektende zu sehen.
  • Grafische Berichte: Wenn Ihnen Tabellen zu trocken sind, gehen Sie auf den Reiter Bericht -> Kosten -> Ertragswertbericht. MS Project erstellt dann automatisch Diagramme aus den Tabellendaten.

Zusammenfassung der Formel-Logik:

  • Bin ich im Budget? Schauen Sie auf die Kostenabweichung (CV).
  • Bin ich pünktlich? Schauen Sie auf die Terminabweichung (SV).
  • Wie effizient bin ich? Schauen Sie auf CPI und SPI.
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