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Tutorial: Dateien an eine Microsoft Teams-Besprechungseinladung anhängen

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Hier ist ein kompaktes Tutorial, wie du Dateien direkt an eine Microsoft Teams-Besprechungseinladung anhängst, damit alle Teilnehmer optimal vorbereitet sind.

Es gibt zwei Hauptwege, um Dokumente (wie Agenden oder Präsentationen) an eine Einladung anzuhängen: über Outlook oder direkt in der Teams-App.

Methode 1: Über Microsoft Outlook (Desktop-App)

Dies ist der gängigste Weg, da Outlook das klassische „Büroklammer“-Symbol zum Anhängen von Dateien bietet.

  1. Kalender öffnen: Öffne Outlook und wechsle in die Kalenderansicht.
  2. Teams-Besprechung erstellen: Klicke oben im Menüband auf „Neue Teams-Besprechung“.
  3. Details ausfüllen: Gib Titel, Teilnehmer und Uhrzeit wie gewohnt ein.
  4. Datei anhängen:
    • Klicke im oberen Menü auf den Reiter „Einfügen“.
    • Wähle „Datei anfügen“ (Büroklammer-Symbol).
    • Wähle die gewünschte Datei von deinem Computer oder aus der Cloud aus.
  5. Senden: Klicke auf „Senden“. Die Datei wird nun als Anhang in der Einladungs-E-Mail und im Kalendereintrag der Teilnehmer angezeigt.

Methode 2: Direkt in der Microsoft Teams App

In der Teams-App selbst kannst du Dateien erst hinzufügen, nachdem der Termin erstellt wurde.

  1. Termin erstellen: Gehe in Teams auf „Kalender“ und erstelle eine neue Besprechung. Speichere diese ab.
  2. Termin bearbeiten: Klicke im Teams-Kalender erneut auf den soeben erstellten Termin und wähle „Bearbeiten“.
  3. Reiter „Dateien“ nutzen:
    • Oben in der Menüleiste des Terminfensters findest du neben „Details“ den Reiter „Dateien“.
    • Klicke darauf und wähle „Hochladen“ (oder „Teilen“).
  4. Vorteil: Dateien, die hier hochgeladen werden, stehen allen Teilnehmern automatisch im Besprechungs-Chat und während der Konferenz unter dem Reiter „Dateien“ zur Verfügung.

Methode 3: Über den Besprechungs-Chat (Vorab)

Wenn die Einladung bereits verschickt wurde, kannst du Dokumente auch über den Chat nachreichen.

  1. Gehe in Teams zum Bereich „Chat“.
  2. Suche den Chat-Verlauf, der denselben Namen wie deine Besprechung hat (dieser wird automatisch erstellt).
  3. Klicke auf das Büroklammer-Symbol unter dem Textfeld, lade die Datei hoch und drücke Enter.
  4. Alle Teilnehmer erhalten eine Benachrichtigung und haben Zugriff auf das Dokument.

Profi-Tipp: Verlinken statt Anhängen

Anstatt eine Kopie der Datei zu schicken, kannst du in der Besprechungsbeschreibung (sowohl in Outlook als auch in Teams) einfach einen Link zu einer OneDrive- oder SharePoint-Datei einfügen. Das stellt sicher, dass alle Teilnehmer immer an der aktuellsten Version des Dokuments arbeiten.

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