Tutorials

So erstellst du wiederkehrende Zahlungen in einem PandaDoc-Vertrag

Melden

Hier ist ein detailliertes Tutorial, wie du wiederkehrende Zahlungen (Abonnements oder Ratenzahlungen) in einen PandaDoc-Vertrag integrierst.

Wiederkehrende Zahlungen sind ideal für Abonnements, Wartungsverträge oder monatliche Servicegebühren. In PandaDoc lässt sich dies am besten über die Integration mit Zahlungsanbietern wie Stripe lösen.

1. Voraussetzungen schaffen

Bevor du startest, stelle sicher, dass:

  • Du ein aktives PandaDoc-Konto hast.
  • Du ein Konto bei einem unterstützten Zahlungsanbieter (vorzugsweise Stripe, da dies die umfangreichste Unterstützung für wiederkehrende Zahlungen bietet) besitzt.
  • Die Integration unter Einstellungen > Integrationen aktiviert und verknüpft ist.

2. Das Dokument vorbereiten

  1. Öffne ein bestehendes Dokument oder erstelle eine neue Vorlage.
  2. Gehe sicher, dass du mindestens einen Empfänger (Zahlungspflichtigen) mit einer zugewiesenen Rolle hinzugefügt hast.

3. Den Zahlungsblock hinzufügen

  1. Klicke im rechten Seitenmenü auf das Icon für Inhaltsblöcke (Plus-Symbol).
  2. Suche den Block „Zahlung“ (Payment) und ziehe ihn per Drag-and-Drop an die gewünschte Stelle in deinem Dokument.
  3. Klicke auf den Block, um die Einstellungen zu öffnen.

4. Wiederkehrende Zahlungen konfigurieren

Nachdem du den Zahlungsblock ausgewählt hast, erscheint rechts das Einstellungsmenü:

  1. Zahlungsempfänger wählen: Wähle die Person aus, die die Zahlung leisten soll.
  2. Zahlungstyp festlegen: Schalte von „Einmalige Zahlung“ auf „Wiederkehrend“ (Recurring) um.
  3. Betrag festlegen: Gib den Betrag ein, der pro Intervall abgebucht werden soll.
  4. Intervall wählen: Bestimme die Häufigkeit (z. B. wöchentlich, monatlich oder jährlich).
  5. Startdatum: Du kannst festlegen, ob die Zahlung sofort nach Unterzeichnung oder zu einem späteren Zeitpunkt beginnen soll.

5. Integration mit der Preistabelle (Optional)

Wenn du eine Preistabelle im Dokument nutzt, kannst du diese mit dem Zahlungsblock verknüpfen:

  1. Klicke im Zahlungsblock auf die Option „Mit Preistabelle verknüpfen“.
  2. Wähle die entsprechende Tabelle aus.
  3. PandaDoc übernimmt nun automatisch die Gesamtsumme der Tabelle als Basis für die (wiederkehrende) Zahlung.

6. Überprüfung und Versand

Bevor du das Dokument versendest, solltest du die Ansicht prüfen:

  1. Klicke auf Vorschau, um zu sehen, wie der Zahlungsbereich für den Kunden aussieht.
  2. Der Kunde sieht später eine Zusammenfassung (z. B. „100 € monatlich“).
  3. Sobald der Kunde das Dokument unterzeichnet, wird er aufgefordert, seine Zahlungsinformationen (z. B. Kreditkarte) zu hinterlegen.

7. Nach der Unterzeichnung

Sobald der Vertrag unterschrieben und die Zahlungsinformationen hinterlegt wurden:

  • Erstellt PandaDoc (über Stripe) automatisch ein Abonnement für diesen Kunden.
  • Die zukünftigen Zahlungen werden automatisch zum gewählten Intervall eingezogen, ohne dass du erneut eingreifen musst.

Wichtige Tipps:

  • Währung: Achte darauf, dass die Währung in den Dokumenteinstellungen mit der Währung in deinem Stripe-Konto übereinstimmt.
  • Testmodus: Nutze bei der ersten Einrichtung den Testmodus deiner Zahlungsintegration, um sicherzustellen, dass der Workflow reibungslos funktioniert.
  • Stornierung: Wiederkehrende Zahlungen müssen im Falle einer Kündigung in der Regel direkt in deinem Zahlungs-Gateway (z. B. im Stripe-Dashboard) verwaltet oder beendet werden.
0