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Schritt-für-Schritt-Anleitung: Zahlungsoptionen zu einem PandaDoc-Angebot hinzufügen

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Das Hinzufügen einer Zahlungsoption direkt in dein PandaDoc-Angebot verkürzt den Verkaufszyklus erheblich. Deine Kunden können das Dokument nicht nur digital unterschreiben, sondern die Rechnung sofort im selben Schritt begleichen.

In diesem Tutorial erfährst du, wie du Zahlungsmethoden nahtlos in deine PandaDoc-Angebote integrierst.

Voraussetzungen

Bevor du startest, stelle sicher, dass:

  1. Du ein aktives PandaDoc-Konto mit Administrator- oder Manager-Rechten besitzt.
  2. Du ein Konto bei einem unterstützten Zahlungsanbieter hast (z. B. Stripe, PayPal, Square, Authorize.Net oder QuickBooks Payments).

Schritt 1: Zahlungsanbieter mit PandaDoc verknüpfen (einmalig)

Falls noch nicht geschehen, musst du zuerst deinen Zahlungsdienstleister mit PandaDoc verbinden:

  1. Gehe in PandaDoc unten links auf die Einstellungen (Zahnrad-Symbol).
  2. Klicke im Menü auf Integrationen.
  3. Wähle unter dem Reiter Zahlungen (Payments) deinen gewünschten Anbieter aus (z. B. Stripe oder PayPal).
  4. Klicke auf Verbinden und folge den Bildschirmanweisungen, um dein Zahlungskonto zu autorisieren.

Schritt 2: Angebot öffnen und Preistabelle einfügen

Damit PandaDoc weiß, welcher Betrag abgebucht werden soll, benötigt das Dokument eine Datenquelle für die Preise.

  1. Öffne das gewünschte Angebot (oder erstelle eine neue Vorlage) im Editor.
  2. Ziehe aus dem rechten Block-Menü das Element Preistabelle (Pricing Table) oder den Quote Builder per Drag-and-Drop in dein Dokument.
  3. Trage deine Produkte, Dienstleistungen, Mengen und Preise ein. Die Gesamtsumme wird automatisch berechnet.

Schritt 3: Die Zahlungsfunktion im Dokument aktivieren

Nun verknüpfst du die Gesamtsumme mit der Bezahlfunktion:

  1. Öffne das Dokument im Bearbeitungsmodus.
  2. Klicke in der rechten Seitenleiste auf das Symbol für Apps (oder direkt auf das Zahlungssymbol/Kreditkarten-Icon).
  3. Klicke auf den Button Zahlung hinzufügen (Add payment).

Schritt 4: Zahlungsdetails konfigurieren

Es öffnet sich ein Menü, in dem du die Zahlungskonditionen festlegst:

  1. Zahlungsanbieter wählen: Wähle das verknüpfte Gateway aus (z. B. Stripe).
  2. Zahlungspflichtigen bestimmen (Payer): Wähle aus der Liste der Empfänger die Person aus, die das Dokument unterschreiben und die Zahlung leisten soll.
  3. Zahlungsbetrag festlegen:
    • Gesamter Betrag: Wähle als Quelle deine Preistabelle. Der Gesamtbetrag wird automatisch übernommen.
    • Anzahlung/Teilbetrag: Du kannst festlegen, ob nur ein bestimmter Prozentsatz (z. B. 50 % Anzahlung) oder ein fester Betrag sofort fällig wird.
  4. Währung prüfen: Stelle sicher, dass die Währung mit den Angaben in deiner Preistabelle übereinstimmt (z. B. EUR oder USD).

Schritt 5: Angebot prüfen und versenden

  1. Überprüfe das Dokument in der Vorschau (Preview), um sicherzustellen, dass alle Felder und die Preistabelle korrekt angezeigt werden.
  2. Klicke oben rechts auf Senden (Send Document).
  3. Wähle, ob du das Angebot per E-Mail oder über einen direkten Link teilen möchtest.

Wie sieht der Ablauf für deine Kunden aus?

  1. Der Kunde öffnet das Angebot im Browser und liest es durch.
  2. Er füllt die erforderlichen Felder aus und setzt seine digitale Signatur.
  3. Unmittelbar nach dem Signieren wechselt der Button automatisch zu "Jetzt bezahlen" (Pay Now).
  4. Ein sicheres Pop-up-Fenster öffnet sich, in dem der Kunde seine Zahlungsdaten (z. B. Kreditkarte oder PayPal) eingeben kann.
  5. Nach erfolgreicher Zahlung erhalten sowohl du als auch dein Kunde eine Bestätigung, und das Dokument wird in PandaDoc als "Bezahlt" (Paid) archiviert.

Pro-Tipps für reibungslose Zahlungen:

  • Wiederkehrende Zahlungen: Wenn du Abonnements oder monatliche Dienstleistungen anbietest, kannst du über Stripe auch wiederkehrende Zahlungspläne (Recurring Payments) direkt über die Preistabelle einrichten.
  • Testmodus nutzen: Die meisten Integrationen (wie Stripe) bieten einen Sandbox-/Testmodus. Teste den Bezahlvorgang einmal selbst mit einer Test-Kreditkarte, bevor du Angebote an echte Kunden sendest.
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