Tutorial: Rechnungen in PandaDoc mit Excel-Tabellen erstellen

Hier ist ein ausführliches Tutorial, wie du Rechnungen in PandaDoc mithilfe von Excel-Tabellen effizient erstellst. Diese Methode eignet sich hervorragend, wenn du viele Rechnungen gleichzeitig versenden möchtest (Massenversand).

Die manuelle Eingabe von Rechnungsdaten kann zeitaufwendig und fehleranfällig sein. Durch die Kombination von Excel und der „Bulk Send“-Funktion (Massenversand) von PandaDoc kannst du hunderte Rechnungen in wenigen Minuten personalisieren und versenden.

Voraussetzungen

• Ein PandaDoc-Konto (Business- oder Enterprise-Tarif für Massenversand).
• Microsoft Excel oder Google Sheets.
• Eine fertige Rechnungsvorlage in PandaDoc.

Schritt 1: Die PandaDoc-Vorlage vorbereiten

Bevor du Daten aus Excel importieren kannst, muss deine Vorlage in PandaDoc wissen, wo diese Daten landen sollen.

1. Logge dich bei PandaDoc ein und gehe zu Templates (Vorlagen).
2. Erstelle eine neue Vorlage oder öffne eine bestehende Rechnungsvorlage.
3. Verwende Variablen (Platzhalter) für alle dynamischen Felder.
   • Schreibe Variablen in eckigen Klammern, z. B. [Kunde.Name], [Rechnungsnummer], [Betrag].
4. Stelle sicher, dass die Rollen (z. B. "Client") korrekt zugewiesen sind, damit PandaDoc weiß, wer die E-Mail erhalten soll.

Schritt 2: Die Excel-Tabelle erstellen

Die Excel-Tabelle dient als Datenbank für deine Rechnungen. Jede Zeile entspricht einer fertigen Rechnung.

1. Öffne Excel und erstelle in der ersten Zeile die Überschriften. Diese müssen exakt mit den Variablen in deiner PandaDoc-Vorlage übereinstimmen.
2. Pflichtspalten: Du benötigst zwingend Spalten für den Empfänger, z. B.:
   • Recipient.Email (E-Mail des Kunden)
   • Recipient.FirstName (Vorname)
   • Recipient.LastName (Nachname)
3. Variablenspalten: Füge für jede Variable aus deiner Vorlage eine Spalte hinzu (z. B. Rechnungsnummer, Datum, Gesamtsumme).
4. Fülle die Zeilen mit den entsprechenden Daten deiner Kunden aus.
5. Wichtig: Speichere die Datei im Format CSV (Comma Separated Values) ab (Datei -> Speichern unter -> CSV (Trennzeichen-getrennt)).

Schritt 3: Den Massenversand (Bulk Send) starten

Nun verknüpfst du die Excel-Daten mit deiner Vorlage.

1. Gehe in PandaDoc auf das Dashboard und wähle den Reiter Documents.
2. Klicke auf den Pfeil neben „Create“ und wähle Bulk Send (oder gehe direkt in deine Vorlage und klicke oben rechts auf „Bulk Send“).
3. Wähle deine vorbereitete Rechnungsvorlage aus.
4. Lade nun deine vorbereitete CSV-Datei hoch.

Schritt 4: Mapping der Daten prüfen

PandaDoc wird nun versuchen, die Spalten aus deiner Excel-Tabelle den Variablen in der Vorlage zuzuordnen.

1. Überprüfe die Liste: Sieht PandaDoc die Spalte „Rechnungsnummer“ und verknüpft sie korrekt mit der Variable [Rechnungsnummer]?
2. Falls ein Feld nicht automatisch erkannt wird, kannst du es manuell im Dropdown-Menü zuweisen.
3. Wenn alles korrekt ist, klicke auf Next.

Schritt 5: Review und Absenden

Bevor die Rechnungen rausgehen, gibt dir PandaDoc eine Vorschau.

1. PandaDoc generiert eine Liste aller Dokumente, die erstellt werden.
2. Du kannst Stichproben machen, um zu sehen, ob die Daten (Namen, Beträge) korrekt in das Dokument eingefügt wurden.
3. Klicke auf Send, um alle Rechnungen gleichzeitig an die jeweiligen Empfänger zu verschicken.

Tipps für Profis:

• Datumsformat: Achte darauf, dass das Datum in Excel einheitlich formatiert ist (z. B. DD.MM.YYYY), damit es in der Rechnung professionell aussieht.
• Währungen: Gib Währungssymbole entweder direkt in der Excel-Zelle ein oder platziere das Symbol fest in der PandaDoc-Vorlage neben der Variable (z. B. [Betrag] €).
• Automatisierung über Zapier: Wenn du regelmäßig Rechnungen aus Excel/Google Sheets erstellst, kannst du diesen Prozess mit Zapier automatisieren. Sobald du eine neue Zeile in Excel hinzufügst, wird automatisch eine PandaDoc-Rechnung erstellt.

Fertig! Du hast nun erfolgreich einen Workflow erstellt, um Rechnungen effizient von Excel nach PandaDoc zu übertragen.