Tutorial: Automatische Abrechnung mit Stripe in PandaDoc einrichten

Hier ist ein detailliertes Tutorial, wie du die automatische Abrechnung (Auto Billing) mit Stripe in PandaDoc einrichtest.

Die Kombination von PandaDoc und Stripe ermöglicht es dir, nicht nur Unterschriften zu sammeln, sondern auch Zahlungen direkt nach der Unterzeichnung zu automatisieren. Mit Auto Billing kannst du Abonnements oder wiederkehrende Zahlungen einrichten, ohne jeden Monat eine neue Rechnung schicken zu müssen.

Voraussetzungen

Bevor du startest, stelle sicher, dass:

1. Du ein aktives PandaDoc-Konto hast (Business- oder Enterprise-Tarif).
2. Du ein Stripe-Konto besitzt.
3. Die Stripe-Integration in PandaDoc aktiviert ist.

Schritt 1: Stripe mit PandaDoc verbinden

Falls du Stripe noch nicht verknüpft hast, ist dies der erste Schritt:

1. Logge dich in PandaDoc ein.
2. Gehe unten links auf Settings (Einstellungen) und dann auf Integrations.
3. Suche in der Liste nach Stripe und klicke darauf.
4. Klicke auf die Schaltfläche Connect (Verbinden).
5. Du wirst zu Stripe weitergeleitet. Melde dich dort an und bestätige die Verbindung zu PandaDoc.
6. Sobald du zurückgeleitet wirst, ist der Status auf „Connected“.

Schritt 2: Ein Template für wiederkehrende Zahlungen vorbereiten

Um Auto Billing zu nutzen, solltest du dies in einem Template (Vorlage) einrichten, damit du es immer wieder verwenden kannst.

1. Gehe zum Bereich Templates und öffne eine bestehende Vorlage oder erstelle eine neue.
2. Klicke im rechten Menü auf das Plus-Symbol (Content Blocks) und ziehe den Block Payment (Zahlung) in dein Dokument.
3. Wähle im Zahlungsblock den Anbieter Stripe aus.

Schritt 3: Die automatische Abrechnung (Recurring Payment) konfigurieren

Jetzt legst du fest, dass es sich um eine wiederkehrende Zahlung handelt:

1. Klicke auf den platzierten Payment-Block im Dokument.
2. Auf der rechten Seite öffnen sich die Payment Settings.
3. Suche den Abschnitt Payment frequency (Zahlungshäufigkeit) oder Recurring payments.
4. Stelle den Schalter auf On (Ein) bzw. wähle Recurring aus.
5. Interval festlegen: Wähle aus, wie oft abgerechnet werden soll (z. B. monatlich, jährlich).
6. Auto-charge aktivieren: Stelle sicher, dass die Option für den automatischen Einzug aktiviert ist. Dies bedeutet, dass Stripe die hinterlegte Kreditkarte des Kunden zum nächsten Termin automatisch belastet.

Schritt 4: Betrag und Währung definieren

1. Gib den Betrag ein, der pro Intervall abgebucht werden soll.
2. Du kannst wählen, ob der Betrag fest ist oder aus einer Pricing Table (Preistabelle) im Dokument gezogen werden soll.
3. Wähle die entsprechende Währung (z. B. EUR).

Schritt 5: Das Dokument senden und Kundenerfahrung

Wenn du das Dokument an deinen Kunden sendest, sieht der Prozess wie folgt aus:

1. Der Kunde erhält das Dokument und unterschreibt es digital.
2. Nach der Unterschrift wird der Kunde aufgefordert, seine Zahlungsdaten (Kreditkarte) einzugeben.
3. Durch die Eingabe der Daten stimmt der Kunde den wiederkehrenden Zahlungen zu.
4. Der Clou: Stripe erstellt automatisch ein „Customer Object“ und ein „Subscription“-Profil. Die erste Zahlung wird sofort abgebucht, alle weiteren erfolgen automatisch gemäß deinem eingestellten Intervall.

Wichtige Hinweise & Tipps

• Testmodus: Du kannst in den PandaDoc-Einstellungen der Stripe-Integration den „Test Mode“ aktivieren, um den Prozess mit Test-Kreditkartennummern von Stripe zu prüfen, bevor du echte Zahlungen annimmst.
• Stripe Dashboard: Die Verwaltung der Abonnements (Kündigungen, Upgrades) erfolgt primär direkt in deinem Stripe Dashboard, da PandaDoc den Anstoß zur Erstellung gibt, Stripe aber die Finanztransaktionen verwaltet.
• Rechtliches: Stelle sicher, dass dein Dokumenttext klar darauf hinweist, dass es sich um eine automatische Abbuchung handelt, um Rückbuchungen (Chargebacks) zu vermeiden.

Fertig! Du hast nun erfolgreich ein System eingerichtet, bei dem deine Kunden mit einer einzigen Unterschrift den Vertrag besiegeln und gleichzeitig die dauerhafte Bezahlung autorisieren.