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Rechnung in HubSpot erstellen: Der ultimative Guide [2025 Easy Guide]

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Hier ist ein aktuelles Tutorial für das Jahr 2025, wie du Rechnungen direkt in HubSpot erstellst.

Die Zeiten, in denen du zwischen deinem CRM und einem separaten Buchhaltungsprogramm hin- und herwechseln musstest, sind vorbei. HubSpot bietet mittlerweile ein natives Rechnungs-Tool an, das vollständig mit deinen Kontakten und Deals integriert ist.

In dieser Anleitung lernst du Schritt für Schritt, wie du im Jahr 2025 professionelle Rechnungen erstellst.

1. Voraussetzungen (Bevor du startest)

Bevor du deine erste Rechnung schreibst, solltest du sicherstellen, dass die Grundeinstellungen hinterlegt sind:

  • Zahlungsmethode verknüpfen: Um Zahlungen direkt online zu empfangen, solltest du HubSpot Payments (derzeit vor allem in den USA/Kanada) oder die Stripe-Integration für den europäischen Raum (Deutschland/Österreich/Schweiz) aktiviert haben.
  • Branding-Einstellungen: Gehe zu Einstellungen (Zahnrad) > Objekte > Rechnungen. Lade dein Firmenlogo hoch und lege deine Standardfarben sowie deine Geschäftsbedingungen fest.

2. Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Rechnungserstellung

Es gibt zwei Wege, eine Rechnung zu erstellen: direkt über das Rechnungs-Menü oder (der empfohlene Weg) direkt aus einem bestehenden Deal.

Weg A: Über einen Deal (Best Practice)

  1. Gehe zu Sales > Deals.
  2. Öffne den Deal, für den du eine Rechnung erstellen möchtest.
  3. Scrolle auf der rechten Seite zum Abschnitt Rechnungen (Invoices).
  4. Klicke auf Hinzufügen > Rechnung erstellen.

Weg B: Über das Navigationsmenü

  1. Gehe zu Commerce > Rechnungen.
  2. Klicke oben rechts auf den orangefarbenen Button Rechnung erstellen.

3. Die Rechnung konfigurieren

Sobald du im Rechnungs-Editor bist, folge diesen Schritten:

Schritt 1: Empfänger auswählen

Wähle den Kontakt und das Unternehmen aus. Wenn du die Rechnung aus einem Deal heraus erstellt hast, sind diese Daten bereits vorausgefüllt.

Schritt 2: Rechnungsinformationen prüfen

  • Rechnungsnummer: HubSpot generiert diese automatisch (du kannst das Start-Präfix in den Einstellungen festlegen).
  • Rechnungsdatum: Standardmäßig das aktuelle Datum.
  • Zahlungsziel: Wähle z. B. „Sofort fällig“, „Netto 14“ oder „Netto 30“.

Schritt 3: Positionen (Produkte) hinzufügen

  • Klicke auf Aus Produktbibliothek hinzufügen oder erstelle eine individuelle Position.
  • Lege Menge, Preis und ggf. Steuersätze (MwSt.) fest.
  • Neu in 2025: Du kannst Rabatte jetzt noch einfacher auf einzelne Positionen oder die Gesamtsumme anwenden.

Schritt 4: Kommentare und Bedingungen

Füge eine persönliche Nachricht an den Kunden oder spezifische rechtliche Hinweise hinzu. Diese werden am Ende der Rechnung angezeigt.

4. Design-Check & Versand

  1. Vorschau: Klicke oben rechts auf "Vorschau", um zu sehen, wie die Rechnung als PDF oder in der Web-Ansicht für den Kunden aussieht.
  2. Finalisieren: Klicke auf Rechnung fertigstellen. (Hinweis: Einmal finalisiert, kann die Rechnungsnummer nicht mehr geändert werden).
  3. Senden:
    • E-Mail: Sende die Rechnung direkt aus HubSpot an den Kunden.
    • Link kopieren: Kopiere den direkten Link zur Rechnung und sende ihn manuell (z. B. via LinkedIn oder WhatsApp).
    • PDF-Download: Lade die Rechnung für deine eigenen Unterlagen herunter.

5. Profi-Tipps für 2025

  • Automatisierung (Pro & Enterprise): Nutze Workflows, um automatisch eine Rechnung zu erstellen, sobald ein Deal die Phase „Closed Won“ erreicht.
  • Status-Tracking: In der Rechnungsübersicht siehst du sofort, ob eine Rechnung noch Entwurf, Offen, Überfällig oder Bezahlt ist.
  • Buchhaltungs-Sync: Wenn du Datev, QuickBooks oder Xero nutzt, verwende die offiziellen HubSpot-Apps, um deine in HubSpot erstellten Rechnungen automatisch mit deiner Buchhaltung zu synchronisieren.

Fazit

Das Erstellen von Rechnungen in HubSpot spart Zeit und sorgt dafür, dass dein Vertriebsteam den vollen Überblick über den Cashflow behält. Dank der tiefen CRM-Integration gehören manuelle Übertragungsfehler der Vergangenheit an.

Du hast noch Fragen? Schau in die HubSpot Academy oder kontaktiere deinen Administrator für die Freigabe der Commerce-Berechtigungen!

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