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HubSpot CRM: Kontakte verwalten – Der ultimative Guide [2025 Easy Guide]

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Hier ist ein strukturierter und leicht verständlicher Guide, wie du deine Kontakte in HubSpot im Jahr 2025 effizient verwaltest.

Die Kontaktverwaltung ist das Herzstück von HubSpot. Egal, ob du im Marketing, Vertrieb oder Service arbeitest: Wenn deine Datenbank sauber strukturiert ist, sparst du Zeit und steigerst deinen Umsatz. In diesem Guide lernst du, wie du Kontakte anlegst, segmentierst und pflegst.

1. Kontakte hinzufügen: So füllst du dein CRM

Es gibt drei Hauptwege, um Personen in dein HubSpot-System zu bringen:

  • Manuelle Erstellung: Klicke oben rechts auf den orangefarbenen Button „Kontakt erstellen“. Gib E-Mail, Vorname und Nachname ein. HubSpot sucht automatisch nach Firmendaten, wenn die E-Mail-Domain bekannt ist.
  • Importieren: Hast du eine Excel- oder CSV-Liste? Gehe auf Kontakte > Importieren. Der Assistent von HubSpot hilft dir dabei, deine Spalten den richtigen HubSpot-Eigenschaften (Properties) zuzuordnen.
  • Automatisches Tracking: Verknüpfe deine Website-Formulare oder dein E-Mail-Postfach (Outlook/Gmail). Jeder, der dir schreibt oder ein Formular ausfüllt, wird automatisch als Kontakt angelegt.

2. Die Kontakt-Eigenschaften (Properties) verstehen

Eigenschaften sind die Datenfelder (z. B. Telefonnummer, Branche, Lifecycle-Phase).

  • Standard-Eigenschaften: HubSpot liefert viele Felder mit (Stadt, Land, Lead-Status).
  • Benutzerdefinierte Eigenschaften: Du kannst eigene Felder erstellen (z. B. „Lieblingsprodukt“ oder „Budget“). Gehe dazu auf Einstellungen (Zahnrad) > CRM > Eigenschaften.
  • Tipp für 2025: Nutze die KI-Funktionen von HubSpot (Breeze AI), um fehlende Firmendaten oder Jobtitel automatisch vervollständigen zu lassen.

3. Segmentierung mit Listen (Der Profi-Weg)

Anstatt wahllos alle Kontakte anzuschreiben, solltest du sie segmentieren. Es gibt zwei Arten von Listen:

  1. Aktive Listen (Dynamisch): Kontakte werden automatisch hinzugefügt oder entfernt, wenn sie bestimmte Kriterien erfüllen (z. B. „Alle Kontakte aus Berlin, die im letzten Monat die Website besucht haben“).
  2. Statische Listen: Eine Momentaufnahme. Du fügst Kontakte manuell hinzu (z. B. „Teilnehmer Event X“).

So geht’s: Navigiere zu Kontakte > Listen und erstelle Kriterien basierend auf Eigenschaften oder Interaktionen.

4. Die Kontakt-Timeline nutzen

Wenn du auf einen Kontakt klickst, siehst du die Timeline. Hier wird alles chronologisch festgehalten:

  • Gesendete und empfangene E-Mails.
  • Notizen von Telefonaten.
  • Besuchte Unterseiten deiner Website.
  • Geöffnete Marketing-E-Mails.

Best Practice: Nutze die „Anpinnen“-Funktion oben rechts, um die wichtigsten Informationen (z. B. das letzte Gesprächsergebnis) immer sofort im Blick zu haben.

5. Lifecycle-Phasen: Wo steht der Kunde?

HubSpot nutzt das Konzept der Lifecycle-Phasen, um den Fortschritt in der Kundenreise zu messen:

  • Subscriber: Newsletter-Abonnent.
  • Lead: Hat Interesse gezeigt.
  • MQL (Marketing Qualified Lead): Bereit für das Marketing-Team.
  • SQL (Sales Qualified Lead): Bereit für ein Verkaufsgespräch.
  • Customer: Hat bereits gekauft.

Wichtig: Halte diese Phasen aktuell, um Berichte über deinen Verkaufstrichter (Funnel) erstellen zu können.

6. Datenhygiene: Ordnung halten (Update 2025)

Ein CRM ist nur so gut wie seine Datenqualität.

  • Duplikate zusammenführen: HubSpot zeigt dir unter Kontakte > Aktionen > Duplikate verwalten potenzielle Doppelungen an. Mit einem Klick kannst du sie mergen.
  • Opt-out Management: Achte darauf, dass Kontakte, die sich vom Newsletter abmelden, korrekt markiert sind (HubSpot macht das automatisch, solange du die integrierten E-Mail-Tools nutzt).
  • KI-Unterstützung: Nutze die neuen KI-Cleanup-Vorschläge in 2025, um fehlerhafte E-Mail-Adressen oder Formatierungsfehler (z. B. kleingeschriebene Namen) massenweise zu korrigieren.

Fazit: Drei goldene Regeln für 2025

  1. Kein Kontakt ohne Zuweisung: Jeder Kontakt sollte einen „Owner“ (Verantwortlichen) haben.
  2. Nutze Filteransichten: Erstelle dir gespeicherte Ansichten (z. B. „Meine Leads ohne Aufgabe“), um deinen Arbeitstag zu strukturieren.
  3. Automatisierung vor manueller Arbeit: Nutze Workflows (ab Pro-Version), um Lifecycle-Phasen automatisch zu ändern.

Mit diesen Schritten hast du deine Kontakte in HubSpot fest im Griff und schaffst die Basis für erfolgreiches Marketing und Sales!

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