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Daten aus HubSpot exportieren: Der ultimative Guide [2025 Easy Guide]

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Hier ist ein umfassendes Tutorial, wie du im Jahr 2025 Daten sicher und effizient aus HubSpot exportierst.

Egal, ob du ein Backup erstellen, Daten in einem anderen Tool analysieren oder eine Migration vorbereiten möchtest – der Export von Daten aus HubSpot ist ein unkomplizierter Prozess. In diesem Guide lernst du Schritt für Schritt, wie du Kontakte, Unternehmen, Deals und mehr exportierst.

1. Voraussetzungen: Was du vorab prüfen solltest

Bevor du startest, stelle sicher, dass:

  • Du über die entsprechenden Benutzerberechtigungen (Export-Rechte) verfügst.
  • Du weißt, welche Datensätze du benötigst (alle Daten oder nur eine gefilterte Liste).

2. Schritt-für-Schritt-Anleitung: Kontakte, Unternehmen & Deals exportieren

Der Prozess ist für die meisten Objekte (Kontakte, Unternehmen, Deals, Tickets) identisch.

Schritt 1: Navigiere zum Objekt

Gehe in deinem HubSpot-Menü zu dem Bereich, den du exportieren möchtest.

  • Kontakte: CRM > Kontakte
  • Unternehmen: CRM > Unternehmen
  • Deals: CRM > Deals

Schritt 2: Filter anwenden (Optional)

Wenn du nicht die gesamte Datenbank exportieren möchtest, nutze die Filter (oben links), um die Liste einzugrenzen (z. B. nur Kontakte aus Deutschland oder Deals mit einem bestimmten Status).

Schritt 3: Den Export starten

  1. Klicke oben rechts auf die Schaltfläche Aktionen (Actions).
  2. Wähle im Dropdown-Menü den Punkt Exportieren aus.

Schritt 4: Export-Optionen festlegen

Ein Pop-up-Fenster öffnet sich. Hier triffst du wichtige Entscheidungen:

  • Dateiformat: Wähle zwischen CSV, XLSX (Excel) oder XLS. (Tipp: CSV ist am besten für Importe in andere Tools, XLSX für die manuelle Bearbeitung).
  • Spalten auswählen:
    • Nur Spalten in der aktuellen Ansicht: Exportiert nur das, was du gerade auf dem Bildschirm siehst.
    • Alle Eigenschaften: Exportiert jeden einzelnen Datenpunkt, den HubSpot zu diesen Datensätzen gespeichert hat (Vorsicht: Das kann eine sehr große Datei werden!).
  • Sprache: Wähle die Sprache der Spaltenüberschriften aus.

Schritt 5: Bestätigen und Download

Klicke auf Exportieren. HubSpot bereitet die Datei im Hintergrund vor. Du erhältst eine E-Mail mit dem Download-Link, sobald die Datei fertig ist. Alternativ findest du den Link auch in deinem HubSpot-Glocken-Icon (Benachrichtigungen).

3. Export von Listen (Marketing-Listen)

Wenn du eine spezifische, manuell erstellte Liste exportieren möchtest:

  1. Gehe zu CRM > Listen.
  2. Bewege den Mauszeiger über die Liste, die du exportieren möchtest.
  3. Klicke auf Mehr und dann auf Exportieren.
  4. Wähle die Eigenschaften aus und bestätige.

4. Profi-Tipp: Den gesamten Account exportieren (Full Portal Export)

Für ein komplettes Backup bietet HubSpot die Möglichkeit, alle Daten auf einmal zu exportieren:

  1. Klicke auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen) oben rechts.
  2. Navigiere in der linken Seitenleiste zu Datenverwaltung > Import & Export.
  3. Klicke auf die Schaltfläche Exportieren.
  4. Hier kannst du gezielt auswählen, ob du Reports, Dateien oder die gesamte Datenbank als SQL/CSV-Paket sichern möchtest.

5. Häufige Fehler und wie man sie vermeidet [2025 Update]

  • Fehlende Daten: Wenn Spalten fehlen, hast du beim Export wahrscheinlich "Nur Spalten in der aktuellen Ansicht" gewählt. Wähle "Alle Eigenschaften", um alles zu erhalten.
  • Sonderzeichen-Salat: Wenn Umlaute (ä, ö, ü) in Excel falsch angezeigt werden, stelle sicher, dass du beim Öffnen der CSV-Datei in Excel die Codierung UTF-8 wählst.
  • Datenschutz (DSGVO): Achte darauf, dass der Export personenbezogener Daten sicher aufbewahrt wird. Exportiere nur Daten, für die du eine Berechtigung hast, und lösche lokale Kopien, wenn sie nicht mehr benötigt werden.

Fazit

Der Datenexport in HubSpot ist 2025 intuitiver denn je. Mit wenigen Klicks hast du volle Kontrolle über deine CRM-Daten.

Hast du Probleme beim Export? Prüfe in den Benutzereinstellungen unter „CRM-Objekte“, ob dein Administrator die Export-Funktion für deinen Account eventuell eingeschränkt hat.

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