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How to Customize a Purchase Order in QuickBooks: Der ultimative Guide 2026

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Hier ist ein umfassendes Tutorial, wie du im Jahr 2026 deine Bestellungen (Purchase Orders) in QuickBooks professionell anpasst.

Eine professionell gestaltete Bestellung (Purchase Order, kurz PO) ist die Visitenkarte deines Unternehmens gegenüber deinen Lieferanten. In QuickBooks (Online & Desktop) hast du weitreichende Möglichkeiten, das Design und die Funktionalität deiner POs anzupassen. Dieser Guide zeigt dir Schritt für Schritt, wie du das Maximum aus den 2026er-Features herausholst.

1. Einleitung: Warum die Anpassung wichtig ist

Standardvorlagen wirken oft anonym. Durch eine individuelle Anpassung kannst du:

  • Dein Branding stärken (Logo, Farben).
  • Rechtliche Hinweise oder spezifische Lieferbedingungen hinzufügen.
  • Nur die Datenfelder anzeigen, die für deine Lieferanten relevant sind.

2. Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Anpassung

Schritt 1: Zu den "Benutzerdefinierten Formularstilen" navigieren

  1. Logge dich in dein QuickBooks-Konto ein.
  2. Klicke auf das Zahnrad-Icon (Einstellungen) oben rechts.
  3. Wähle unter der Spalte „Ihr Unternehmen“ den Punkt Benutzerdefinierte Formularstile (Custom Form Styles).

Schritt 2: Eine neue Vorlage für die Bestellung erstellen

  1. Klicke oben rechts auf den Button Neuer Stil.
  2. Wähle aus dem Dropdown-Menü den Punkt Bestellung (Purchase Order).
    • Hinweis: Falls du eine bestehende Vorlage ändern möchtest, klicke bei dieser einfach auf „Bearbeiten“.

Schritt 3: Das visuelle Design anpassen (Tab: Design)

Im Bereich „Design“ legst du das Grundgerüst fest:

  • Name der Vorlage: Gib ihr einen eindeutigen Namen (z.B. „Standard PO 2026“).
  • Logo hinzufügen: Lade dein Firmenlogo hoch. In der 2026er-Version kannst du die Größe und Platzierung (links, mittig, rechts) präziser steuern.
  • Farbschema wählen: Nutze die HEX-Codes deiner Markenfarben, um die Akzente der Tabellenköpfe anzupassen.
  • Schriftarten: Wähle eine gut lesbare Schriftart (z.B. Roboto oder Arial).

Schritt 4: Inhalte und Datenfelder festlegen (Tab: Inhalt)

Dies ist der wichtigste Teil. Klicke in der Vorschau rechts auf die drei verschiedenen Sektionen (Kopfzeile, Tabelle, Fußzeile), um sie zu bearbeiten:

  • Kopfzeile (Header):
    • Aktiviere Felder wie Bestellnummer, Lieferdatum und Versandmethode.
    • Du kannst die Bezeichnungen umbenennen (z.B. „PO #“ in „Bestellnummer“).
  • Tabelle (Body):
    • Bestimme, welche Spalten sichtbar sein sollen (Artikelname, Beschreibung, Menge, Einzelpreis, Gesamtbetrag).
    • Neu in 2026: Du kannst Spaltenbreiten nun oft per Drag-and-Drop in der Detailansicht anpassen.
  • Fußzeile (Footer):
    • Hier ist Platz für AGBs oder spezielle Anweisungen an den Lieferanten (z.B. „Bitte Liefertermin innerhalb von 24h bestätigen“).

Schritt 5: E-Mail-Vorschau optimieren (Tab: E-Mails)

Lege fest, wie die Nachricht aussieht, wenn du die Bestellung direkt aus QuickBooks versendest:

  • Verwende Platzhalter (z.B. [Purchase Order No.]), damit QuickBooks die Daten automatisch ausfüllt.
  • Schreibe eine professionelle Grußformel.

3. Profi-Tipps für 2026

Automatisierung von benutzerdefinierten Feldern

Nutze Custom Fields, wenn du spezifische Informationen tracken musst, die QuickBooks standardmäßig nicht abfragt (z.B. „Projektnummer“ oder „Zertifizierungsanforderungen“). Diese können in den Einstellungen unter „Benutzerdefinierte Felder“ angelegt und dann in das PO-Formular integriert werden.

Digitale Signaturen

Im Jahr 2026 ist die Integration von E-Signaturen Standard. Aktiviere in den Einstellungen die Option, dass Lieferanten die Bestellung digital gegenzeichnen können, um den Prozess zu beschleunigen.

Mehrsprachige Vorlagen

Wenn du international einkaufst, erstelle für jede Hauptsprache deiner Lieferanten einen eigenen Formularstil (z.B. „PO English“, „Bestellung Deutsch“). Du kannst beim Erstellen der Bestellung dann einfach zwischen den Stilen wechseln.

4. Speichern und Aktivieren

  1. Klicke auf Fertigstellen (Done), um deine Änderungen zu speichern.
  2. Um deine neue Vorlage als Standard festzulegen, klicke in der Liste der Formularstile auf den Pfeil neben „Bearbeiten“ und wähle Als Standard festlegen.

Fazit

Die Anpassung deiner Bestellungen in QuickBooks 2026 ist intuitiv, aber mächtig. Durch ein sauberes Design und klare Inhalte vermeidest du Missverständnisse mit Lieferanten und sorgst für einen reibungslosen Workflow in deiner Buchhaltung.

Hast du Probleme bei der Darstellung? Überprüfe die PDF-Vorschau, bevor du die erste Bestellung abschickst, um sicherzustellen, dass keine Texte abgeschnitten werden!

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