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How To Assign Expenses In Primavera P6 || Ausgaben zuweisen & verwalten || Primavera Tricks

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Hier ist ein detailliertes Tutorial auf Deutsch, das genau auf das Thema „Assigning Expenses“ in Primavera P6 zugeschnitten ist.

In Primavera P6 werden Kosten normalerweise über Ressourcen (Personal, Maschinen, Material) zugewiesen. Es gibt jedoch Kosten, die nicht direkt an eine Ressource gebunden sind – wie Reisekosten, Lizenzgebühren, Schulungen oder Mietgebühren. Hier kommen Expenses (Ausgaben) ins Spiel.

Dieses Tutorial zeigt dir Schritt für Schritt, wie du Ausgaben effizient zuweist und verwaltest.

1. Einleitung: Was sind Expenses?

Im Gegensatz zu Ressourcen sind Expenses einmalige oder pauschale Kostenpositionen, die einem Vorgang (Activity) zugeordnet werden. Sie sind ideal für:

  • Reisekosten (Flüge, Hotel).
  • Software-Lizenzen.
  • Subunternehmer-Pauschalen.
  • Verpflegungskosten.

2. Schritt-für-Schritt: Ausgaben zuweisen

Schritt A: Den Tab „Expenses“ sichtbar machen

Bevor du startest, stelle sicher, dass du das entsprechende Fenster siehst.

  1. Wähle einen Vorgang in der Activity-Ansicht aus.
  2. Schau im unteren Bereich (Details) nach dem Reiter Expenses.
  3. Trick: Falls der Reiter fehlt: Rechtsklick in den Detailbereich -> Customize Activity Details -> „Expenses“ von der linken auf die rechte Seite schieben -> OK.

Schritt B: Eine Ausgabe hinzufügen

  1. Markiere den gewünschten Vorgang.
  2. Klicke im Reiter Expenses auf den Button + Add.
  3. Gib im Feld Expense Item einen Namen ein (z. B. „Flugticket Projektleiter“).

Schritt C: Die Kategorie festlegen

  1. Wähle unter Expense Category die passende Kategorie aus (z. B. Travel, Material, Consulting).
  2. Trick: Diese Kategorien kannst du global unter Admin -> Admin Categories -> Expense Categories selbst definieren.

3. Die Kosten berechnen (Budgeting)

Sobald der Eintrag erstellt ist, musst du die Kosten definieren. Hier sind die wichtigsten Spalten:

  • Budgeted Units: Die Anzahl (z. B. 2 Stück oder 1 Pauschale).
  • Price Per Unit: Der Preis pro Einheit.
  • Budgeted Cost: Das Ergebnis aus Einheiten x Preis (wird automatisch berechnet).
  • Accrual Type (Kostenanfall): Dies ist entscheidend für den Cashflow!
    • Start of Activity: Die Kosten fallen am ersten Tag des Vorgangs an.
    • End of Activity: Die Kosten fallen am letzten Tag an.
    • Uniform over Activity: Die Kosten werden gleichmäßig über die Dauer verteilt.

4. Primavera Tricks: Profi-Tipps für Expenses

Trick 1: Schnelle Übersicht über alle Ausgaben

Möchtest du nicht jeden Vorgang einzeln anklicken?

  • Gehe im Hauptmenü auf Project -> Expenses.
  • Hier siehst du eine tabellarische Liste aller Ausgaben des gesamten Projekts. Du kannst hier filtern, gruppieren und Kosten schneller bearbeiten als in der Vorgangsansicht.

Trick 2: Expenses und Earned Value

Standardmäßig fließen Expenses in die Berechnung des CPI (Cost Performance Index) und des CV (Cost Variance) ein. Wenn du also Sachkosten hast, die dein Budget beeinflussen, nutze Expenses statt einer Dummy-Ressource, um die Ressourcenplanung (Histogramme) nicht zu verfälschen.

Trick 3: Ist-Kosten (Actual Costs) verbuchen

Wenn die Rechnung eintrifft:

  1. Trage den Betrag in die Spalte Actual Cost ein.
  2. Primavera berechnet automatisch die Remaining Cost (Restkosten), basierend auf deinem Budget.

5. Zusammenfassung der Vorteile

  • Keine Überlastung: Expenses beeinflussen nicht die Auslastung deiner Mitarbeiter (Resource Leveling).
  • Flexibilität: Du kannst Kosten unabhängig von Arbeitsstunden buchen.
  • Präziser Cashflow: Durch den Accrual Type steuerst du genau, wann das Geld im Budgetplan „abfließt“.

Hast du Fragen zu speziellen Kostenstellen in Primavera P6? Schreib es in die Kommentare!

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