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DocuSign Guide: Dokumente professionell zur Signatur versenden

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Hier ist ein kompakter und leicht verständlicher Guide, wie Sie einen DocuSign-Vorgang starten und Dokumente zur digitalen Signatur versenden.

DocuSign ist der weltweit führende Standard für elektronische Signaturen. In diesem Guide erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie ein Dokument hochladen, Empfänger hinzufügen und den Versand abschließen.

Schritt 1: Dokument hochladen

Nachdem Sie sich in Ihrem DocuSign-Konto angemeldet haben, beginnt der Prozess auf dem Dashboard.

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu“ (New) und wählen Sie „Umschlag senden“ (Send an Envelope).
  2. Laden Sie Ihr Dokument hoch. Sie können Dateien von Ihrem Computer (PDF, Word, etc.) hochladen oder Cloud-Speicher wie Google Drive oder Dropbox nutzen.
    • Tipp: PDF-Dateien funktionieren am stabilsten und behalten ihre Formatierung bei.

Schritt 2: Empfänger hinzufügen

Legen Sie fest, wer das Dokument unterschreiben oder erhalten soll.

  1. Geben Sie den Namen und die E-Mail-Adresse des Empfängers ein.
  2. Wählen Sie die Aktion aus: In der Regel ist dies „Muss unterschreiben“.
  3. Falls mehrere Personen unterschreiben müssen, klicken Sie auf „Empfänger hinzufügen“.
  4. Signierreihenfolge festlegen: Wenn Sie möchten, dass Person B erst unterschreibt, nachdem Person A fertig ist, aktivieren Sie das Häkchen bei „Signierreihenfolge festlegen“.

Schritt 3: Betreffzeile und Nachricht verfassen

Scrollen Sie nach unten, um die E-Mail-Details anzupassen.

  1. Geben Sie eine aussagekräftige Betreffzeile ein (z. B. „Vertrag zur Unterschrift – Projekt XY“).
  2. Fügen Sie optional eine kurze Nachricht für die Empfänger hinzu.

Schritt 4: Felder platzieren (Vorbereitung)

Klicken Sie oben rechts auf „Weiter“, um in den Editor zu gelangen. Hier legen Sie fest, wo genau unterschrieben werden soll.

  1. In der linken Spalte finden Sie die Standardfelder: Unterschrift, Initialen, Datum unterzeichnet und Name.
  2. Ziehen Sie das Feld „Unterschrift“ (Signature) per Drag-and-Drop an die gewünschte Stelle im Dokument.
  3. Platzieren Sie idealerweise auch das Feld „Datum unterzeichnet“, damit der Zeitpunkt der Signatur automatisch dokumentiert wird.
  4. Wichtig: Wenn Sie mehrere Empfänger haben, achten Sie darauf, oben links den richtigen Namen auszuwählen, bevor Sie die Felder platzieren (jeder Empfänger hat eine eigene Farbe).

Schritt 5: Überprüfen und Senden

Bevor Sie das Dokument abschicken, sollten Sie alles kurz kontrollieren.

  1. Klicken Sie oben rechts auf die Vorschau, um zu sehen, wie der Empfänger das Dokument auf dem Desktop oder Mobilgerät sehen wird.
  2. Wenn alles passt, klicken Sie auf „Senden“.

Was passiert nach dem Versand?

  • Status verfolgen: In Ihrem Dashboard unter „Verwalten“ können Sie jederzeit sehen, ob der Empfänger die E-Mail bereits geöffnet oder das Dokument unterschrieben hat.
  • Automatische Erinnerungen: Sie können DocuSign so einstellen, dass der Empfänger nach einigen Tagen automatisch an die ausstehende Unterschrift erinnert wird.
  • Abschluss: Sobald alle Parteien unterschrieben haben, erhalten alle Beteiligten automatisch eine Kopie des fertig unterzeichneten Dokuments als PDF.

Glückwunsch! Sie haben erfolgreich einen digitalen Signaturprozess mit DocuSign initiiert.

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