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Anleitung: So ändern Sie den Speicherort Ihrer Outlook-Datendatei

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Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie den Speicherort Ihrer Outlook-Datendateien (.pst und .ost) ändern können.

Es gibt zwei Arten von Outlook-Datendateien: .pst-Dateien (meist für POP3-Konten und Archive) und .ost-Dateien (für IMAP-, Outlook.com- und Exchange-Konten). Das Vorgehen unterscheidet sich je nach Dateityp.

Methode 1: Verschieben einer .pst-Datei (POP3 oder Archive)

Dies ist die einfachste Methode, da Outlook Sie nach dem neuen Speicherort fragt, wenn die Datei am alten Ort nicht gefunden wird.

  1. Outlook schließen: Stellen Sie sicher, dass Outlook vollständig beendet ist.
  2. Datei verschieben: Suchen Sie die .pst-Datei auf Ihrer Festplatte (standardmäßig meist unter Dokumente\Outlook-Dateien). Kopieren Sie die Datei an den neuen gewünschten Ort (z. B. auf eine andere Partition).
  3. Alte Datei umbenennen: Benennen Sie die Datei am ursprünglichen Ort um (z. B. in alt_meinedatei.pst), damit Outlook sie nicht mehr findet.
  4. Outlook starten: Outlook wird nun eine Fehlermeldung anzeigen, dass die Datendatei nicht gefunden werden konnte.
  5. Neuen Pfad auswählen: Klicken Sie in der Fehlermeldung auf OK oder Suchen. Navigieren Sie zu dem neuen Ordner, in den Sie die Datei verschoben haben, wählen Sie die Datei aus und klicken Sie auf Öffnen.
  6. Abschluss: Outlook öffnet sich nun mit dem neuen Dateipfad.

Methode 2: Verschieben einer .ost-Datei (IMAP, Exchange, Microsoft 365)

Bei .ost-Dateien ist der Prozess etwas komplexer, da Outlook den Pfad standardmäßig fest vorgibt. Die sauberste Lösung erfolgt über die Windows-Registrierung (Registry).

Schritt A: Den neuen Pfad in der Registry festlegen

  1. Drücken Sie die Windows-Taste + R, geben Sie regedit ein und drücken Sie Enter.
  2. Navigieren Sie zum folgenden Pfad: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook (Hinweis: Die Zahl "16.0" steht für alle modernen Outlook-Versionen. Sollten Sie eine sehr alte Version nutzen, kann hier eine andere Zahl stehen).
  3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den rechten Bereich, wählen Sie Neu -> Erweiterbare Zeichenfolge (Expandable String Value).
  4. Nennen Sie diesen neuen Wert: ForceOSTPath.
  5. Doppelklicken Sie auf ForceOSTPath und geben Sie als Wert den Pfad zu Ihrem neuen Wunschordner ein (z. B. D:\Outlook_Speicher). Bestätigen Sie mit OK.

Schritt B: Ein neues Profil erstellen (Notwendig für .ost)

Da die Änderung des Pfads nur für neu erstellte Dateien gilt, müssen Sie das Konto neu verknüpfen:

  1. Öffnen Sie die Systemsteuerung und suchen Sie nach Mail (oder E-Mail).
  2. Klicken Sie auf Profile anzeigen und dann auf Hinzufügen. Geben Sie dem Profil einen neuen Namen.
  3. Richten Sie Ihr E-Mail-Konto erneut ein. Outlook wird die neue .ost-Datei nun automatisch an dem Ort erstellen, den Sie in der Registry festgelegt haben.
  4. Stellen Sie sicher, dass unter "Beim Start von Microsoft Outlook dieses Profil verwenden" das neue Profil ausgewählt ist.

Methode 3: Symbolische Verknüpfung (Für Fortgeschrittene)

Wenn Sie die Registry nicht bearbeiten möchten, können Sie Windows vorgaukeln, die Datei läge noch am alten Ort, während sie physisch woanders gespeichert ist.

  1. Schließen Sie Outlook.
  2. Verschieben Sie die Datendatei (z. B. von C:\User\Appdata\... nach D:\Outlook\).
  3. Öffnen Sie die Eingabeaufforderung (CMD) als Administrator.
  4. Nutzen Sie den Befehl mklink. Die Syntax lautet: mklink "Alter Pfad" "Neuer Pfad" Beispiel: mklink "C:\Users\Name\AppData\Local\Microsoft\Outlook\datei.ost" "D:\Outlook\datei.ost"
  5. Windows erstellt nun eine Verknüpfung, die für Outlook wie die echte Datei aussieht.

Wichtige Hinweise

  • Sicherung: Erstellen Sie immer eine Sicherheitskopie Ihrer Dateien, bevor Sie Änderungen vornehmen.
  • Keine Netzlaufwerke: Es wird dringend davon abgeraten, Outlook-Datendateien auf Netzlaufwerken oder Cloud-Speichern (wie OneDrive/Dropbox) zu speichern, während sie aktiv genutzt werden. Dies kann zu Datenverlust und massiven Performance-Problemen führen.
  • Dateigröße: Achten Sie darauf, dass das Ziellaufwerk genügend Speicherplatz bietet, da .ost-Dateien bei großen Postfächern mehrere Gigabyte groß werden können.
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