Tutorials

Outlook zu OneNote: Speicherort für Notizbücher und Seiten wählen

Melden

Hier ist ein ausführliches Tutorial, wie du E-Mails aus Outlook effizient an OneNote sendest und dabei genau bestimmst, in welchem Notizbuch oder auf welcher Seite sie landen.

Die Integration von Outlook und OneNote ist eines der leistungsstärksten Tools für deine Selbstorganisation. Anstatt Informationen in deinem Posteingang zu vergraben, kannst du sie direkt in deine Projekt- oder Arbeitsnotizbücher verschieben.

Schritt 1: Die Funktion "An OneNote senden" finden

  1. Öffne dein Outlook.
  2. Wähle die E-Mail aus, die du speichern möchtest.
  3. Suche im Menüband (Ribbon) oben im Reiter „Start“ oder direkt in der geöffneten E-Mail nach dem OneNote-Symbol (lila Icon mit einem „N“).
    • Hinweis: Je nach Version steht dort „An OneNote senden“.

Schritt 2: Den Speicherort manuell auswählen

Sobald du auf die Schaltfläche geklickt hast, öffnet sich ein Dialogfenster (oder eine Seitenleiste). Hier legst du fest, wo die E-Mail gespeichert wird:

  1. Notizbuch auswählen: Es erscheint eine Liste aller deiner geöffneten Notizbücher. Klicke auf das kleine Pfeilsymbol links neben einem Notizbuchnamen, um die darunterliegenden Abschnitte anzuzeigen.
  2. Abschnitt oder Seite wählen:
    • Wähle einen Abschnitt aus, um die E-Mail als neue Seite am Ende dieses Abschnitts einzufügen.
    • Wähle eine bereits existierende Seite aus, um den Inhalt der E-Mail direkt unter den vorhandenen Text dieser Seite einzufügen.
  3. Suchfunktion nutzen: Wenn du viele Notizbücher hast, nutze das Suchfeld oben im Fenster. Tippe den Namen des Projekts oder des Abschnitts ein, um den Speicherort schneller zu finden.
  4. Bestätigen: Klicke auf „OK“ oder „Speichern“.

Schritt 3: Standard-Speicherort festlegen (Optional)

Wenn du E-Mails fast immer in das gleiche Notizbuch sendest, kannst du Outlook so einstellen, dass nicht jedes Mal nachgefragt wird:

  1. Gehe in OneNote auf Datei > Optionen.
  2. Wähle den Punkt An OneNote senden.
  3. Unter dem Bereich „Outlook-Elemente“ kannst du für „E-Mail-Nachrichten“ im Dropdown-Menü festlegen:
    • „Immer fragen, wo gesendet werden soll“ (Empfohlen für maximale Flexibilität).
    • „Einen bestimmten Abschnitt festlegen“ (Ideal, wenn du einen „Posteingang“ in OneNote hast).

Schritt 4: Inhalte in OneNote bearbeiten

Nachdem die E-Mail übertragen wurde, öffnet sich OneNote automatisch an der entsprechenden Stelle (je nach Einstellung). Du wirst sehen, dass nicht nur der Text kopiert wurde, sondern auch:

  • Der Betreff der E-Mail als Seitentitel.
  • Das Sendedatum und die Uhrzeit.
  • Anhänge der E-Mail (diese werden meist als Symbole angefügt).
  • Ein Link zurück zur Original-E-Mail in Outlook.

Tipps für einen besseren Workflow

  • Besprechungsnotizen: Du kannst auch Kalendereinträge aus Outlook an OneNote senden. Dabei werden alle Teilnehmer und Details der Einladung automatisch in die Notiz übernommen.
  • Struktur bewahren: Nutze in OneNote einen Abschnitt namens „E-Mail-Eingang“. Verschiebe die Seiten später per Drag & Drop in die passenden Projekt-Ordner, falls du dich beim Speichern in Outlook nicht sofort entscheiden kannst.
  • Outlook Web App: Auch in der Browser-Version von Outlook gibt es das OneNote-Symbol (oft hinter den drei Punkten „...“ versteckt). Die Bedienung ist hier fast identisch.

Dieses Tutorial hilft dir dabei, die Flut an E-Mails zu bändigen und wichtige Informationen dort zu sichern, wo du sie für deine Arbeit tatsächlich benötigst.

0