Wie kann ich in MeisterTask externe Personen zu einem Projekt einladen?

In MeisterTask ist es möglich, externe Personen — also Nutzer, die nicht Teil Ihres eigenen Teams oder Ihres Unternehmenskontos sind — zu einem Projekt einzuladen. Zunächst sollten Sie klären, welche Berechtigungen diese externen Teilnehmer benötigen. Es gibt unterschiedliche Rollen und Freigabeeinstellungen: Projektmitglieder haben in der Regel Zugriff auf Aufgaben, Kommentare und Projektaktivitäten, während Beobachter oft nur Leserechte erhalten. Entscheiden Sie vorher, ob die externe Person Aufgaben bearbeiten, erstellen oder lediglich verfolgen darf.

Um die Einladung auszusprechen, öffnen Sie das gewünschte Projekt. In der Projektansicht finden Sie normalerweise einen Button oder Bereich wie Mitglieder oder ein Plus-Symbol, über den Sie neue Personen hinzufügen können. Geben Sie die E‑Mail-Adresse der externen Person ein. Falls Ihr MeisterTask-Plan die Nutzung von Gastkonten oder externen Mitgliedern unterstützt, wird die Einladung per E‑Mail versendet; die eingeladene Person kann dann ein kostenloses Konto erstellen oder sich mit einem existierenden MeisterTask-Account anmelden, um Zugriff zu erhalten. Achten Sie darauf, beim Einladen die richtige Rolle auszuwählen, damit die Person nur die vorgesehenen Rechte erhält.

Manche Unternehmenskonten haben Einschränkungen für externe Einladungen, beispielsweise eine Whitelist von erlaubten Domains oder die Deaktivierung externer Zugriffe aus Sicherheitsgründen. Sollte die Einladungsfunktion gesperrt sein, wenden Sie sich an den Kontoadministrator oder die IT‑Abteilung, um eine Ausnahme zu beantragen oder die Richtlinie temporär anzupassen. Zusätzlich können Sie, wenn direkter Zugang nicht erwünscht oder möglich ist, Aufgabenexporte, PDF‑Berichte oder kommentierte Screenshots verwenden, um Informationen mit externen Partnern zu teilen, ohne ihnen einen direkten Projektzugang zu gewähren.

Bei erfolgreicher Annahme der Einladung empfiehlt es sich, der externen Person eine kurze Einführung in die Struktur Ihres Projekts und Ihre Arbeitsweise zu geben: welche Spalten oder Sektionen verwendet werden, wie Aufgaben bezeichnet und priorisiert werden, und welche Kommunikationswege Sie innerhalb von MeisterTask bevorzugen. So vermeiden Sie Missverständnisse und stellen sicher, dass die externe Zusammenarbeit reibungslos verläuft.