Wie funktioniert die Suche in SharePoint?
- Grundprinzip der SharePoint-Suche
- Indexierung der Inhalte
- Suchanfrage und Ergebnisermittlung
- Personalisierung und Anpassungen
- Zusätzliche Funktionen
Grundprinzip der SharePoint-Suche
Die Suche in SharePoint basiert auf einem komplexen Indexierungssystem, das alle in SharePoint gespeicherten Inhalte, wie Dokumente, Listen, Seiten und Metadaten, erfasst und für Abfragen verfügbar macht. Anders als eine einfache Dateisuche durchsucht SharePoint nicht direkt die Dateien zur Abfragezeit, sondern nutzt einen zuvor aufgebauten Suchindex, um schnelle und relevante Ergebnisse zu liefern. Dieser Suchindex wird kontinuierlich aktualisiert, damit neu hinzugefügte oder geänderte Inhalte in den Suchergebnissen berücksichtigt werden.
Indexierung der Inhalte
SharePoint verwendet sogenannte Crawler, die den Inhalt der SharePoint-Websites und, je nach Konfiguration, auch externe Datenquellen durchforsten. Dabei werden verschiedenste Dateitypen unterstützt, darunter Word-Dokumente, PDFs, Excel-Tabellen sowie Webseiten. Die Crawler extrahieren den sichtbaren Text und Metadaten aus diesen Inhalten und speichern sie im Suchindex. Zusätzlich analysiert das System die Berechtigungen der Nutzer, um sicherzustellen, dass Suchergebnisse nur die Inhalte zeigen, auf die der Suchende auch Zugriff hat.
Suchanfrage und Ergebnisermittlung
Sobald ein Benutzer eine Suchanfrage eingibt, verarbeitet die Suchmaschine von SharePoint den Suchbegriff und vergleicht ihn mit dem Index. Dabei kommen verschiedene Algorithmen zum Einsatz, um relevante Treffer zu ermitteln. Diese berücksichtigen Faktoren wie die Häufigkeit des Suchbegriffs im Dokument, die Position des Wortes, die Popularität der Inhalte und das Nutzerverhalten. Die Suchergebnisse werden anschließend in einer Rangfolge präsentiert, die dem Benutzer die wichtigsten und passendsten Dokumente zuerst anzeigt.
Personalisierung und Anpassungen
SharePoint bietet außerdem Möglichkeiten zur Personalisierung der Suche. Nutzer erhalten oft Suchergebnisse, die auf ihrer Rolle, ihrem Standort oder früherem Suchverhalten basieren. Darüber hinaus können Administratoren die Suche durch Konfigurieren von Suchschemata, Ergebnisquellen und Abfragerichtlinien an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens anpassen. Auch die Verwendung von Suchzentren ermöglicht es, dedizierte Suchseiten mit erweiterten Funktionen bereitzustellen.
Zusätzliche Funktionen
Neben der grundlegenden Volltextsuche bietet SharePoint Funktionen wie die automatische Vorschläge während der Eingabe, die Filterung der Suchergebnisse nach Inhaltstyp, Datum oder Autor sowie die Integration von Insights oder Empfehlungen basierend auf künstlicher Intelligenz. Diese erweiterten Features verbessern die Benutzererfahrung und helfen dabei, schnell die gesuchten Informationen zu finden.