Wie funktioniert die Genehmigungsfunktion für Dokumente in SharePoint?
- Einführung in die Genehmigungsfunktion
- Aktivierung der Genehmigungsfunktion
- Der Genehmigungsprozess
- Benachrichtigungen und Workflows
- Genehmigungsstatus und Versionierung
- Zusammenfassung
Einführung in die Genehmigungsfunktion
Die Genehmigungsfunktion in SharePoint dient dazu, einen kontrollierten Prozess zur Überprüfung und Freigabe von Dokumenten zu ermöglichen. Sie stellt sicher, dass Inhalte erst dann veröffentlicht oder weiterverarbeitet werden, wenn sie durch definierte Verantwortliche geprüft und genehmigt wurden. Dies ist besonders wichtig in Unternehmensumgebungen, in denen Qualitätssicherung und Compliance eine große Rolle spielen.
Aktivierung der Genehmigungsfunktion
Um die Genehmigungsfunktion in SharePoint zu nutzen, muss sie zunächst für eine Dokumentenbibliothek aktiviert werden. Dies geschieht in den Einstellungen der jeweiligen Bibliothek, wo man die Option Inhalt genehmigen aktiviert. Nach Aktivierung wird für jedes neu hochgeladene oder geänderte Dokument ein Genehmigungsstatus geführt. Nur Benutzer mit entsprechenden Berechtigungen können Dokumente genehmigen oder ablehnen.
Der Genehmigungsprozess
Sobald ein Dokument hochgeladen oder geändert wird, erhält es den Status Ausstehend. In diesem Zustand ist das Dokument für allgemeine Benutzer sichtbar, je nach Bibliothekseinstellungen jedoch oft eingeschränkt, um sicherzustellen, dass nur genehmigte Inhalte breit zugänglich sind. Genehmiger, also Personen mit entsprechenden Rechten, überprüfen das Dokument auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Qualität. Nach Prüfung kann das Dokument entweder genehmigt oder abgelehnt werden. Im Falle einer Ablehnung erhält der Ersteller eine Benachrichtigung mit einer Begründung, und das Dokument bleibt für den weiteren Zugriff beschränkt, bis es überarbeitet und erneut eingereicht wird.
Benachrichtigungen und Workflows
SharePoint kann so konfiguriert werden, dass Benachrichtigungen automatisch an Genehmiger gesendet werden, sobald ein Dokument zur Genehmigung ansteht. Darüber hinaus lässt sich der Genehmigungsprozess durch Workflows erweitern, die zum Beispiel mehrere Genehmigungsstufen enthalten oder automatische Eskalationen durchführen können. Diese Workflows erleichtern die Nachverfolgung des Status und sorgen für Transparenz im gesamten Prozess.
Genehmigungsstatus und Versionierung
Die Genehmigungsfunktion ist eng mit der Versionierung von Dokumenten verknüpft. SharePoint speichert verschiedene Versionen eines Dokuments, wobei nur genehmigte Versionen als veröffentlicht gelten. Entwürfe und noch nicht genehmigte Versionen sind oft nur für den Ersteller oder bestimmte Benutzer sichtbar. Dies ermöglicht eine kontrollierte Überarbeitung und verhindert, dass unfreigegebene Inhalte versehentlich veröffentlicht werden.
Zusammenfassung
Die Genehmigungsfunktion in SharePoint bietet einen strukturierten und kontrollierten Prozess für die Freigabe von Dokumenten. Durch die Aktivierung dieser Funktion erhält jede Änderung oder jeder Upload einen Genehmigungsstatus, der von berechtigten Personen überprüft wird. Die Integration von Benachrichtigungen, Workflows und Versionsverwaltung sorgt für Effizienz, Transparenz und Qualitätssicherung im Dokumentenmanagement.