Integration von Visio mit Microsoft Teams

1. Einleitung
2. Visio-Diagramm in einem Teams-Kanal hinzufügen
3. Gemeinsames Bearbeiten und Zusammenarbeit
4. Visio-Dateien aus Chats und Besprechungen teilen
5. Zusätzliche Funktionen und Automatisierung
6. Fazit

Einleitung

Microsoft Visio ist ein leistungsstarkes Tool zur Erstellung von Flussdiagrammen, Organigrammen und anderen schematischen Darstellungen. Die Integration von Visio in Microsoft Teams ermöglicht es Teams-Benutzern, Visio-Diagramme direkt innerhalb der Teams-Oberfläche zu erstellen, zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten, ohne zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln zu müssen. Dies verbessert die Zusammenarbeit und steigert die Produktivität im Team.

Visio-Diagramm in einem Teams-Kanal hinzufügen

Um ein Visio-Diagramm direkt in einem Teams-Kanal bereitzustellen, navigieren Sie zunächst zu dem gewünschten Kanal in Microsoft Teams. Oben in der Kanalleiste befindet sich die Registerkartenleiste, über die Sie zusätzliche Anwendungen hinzufügen können. Klicken Sie auf das Plus-Symbol (+), um eine neue Registerkarte hinzuzufügen. In der angezeigten Liste der verfügbaren Apps suchen Sie nach Visio. Sollte Visio dort nicht direkt erscheinen, können Sie nach Datei suchen und eine Visio-Datei aus Ihren OneDrive- oder SharePoint-Bibliotheken auswählen.

Nach dem Hinzufügen der Visio-Registerkarte können Sie eine vorhandene Visio-Datei auswählen oder eine neue Datei erstellen. Die Datei wird dann für alle Team-Mitglieder in diesem Kanal sichtbar und zugänglich. Die Benutzer können das Diagramm ansehen, kommentieren oder – sofern entsprechende Berechtigungen vorliegen – gemeinsam bearbeiten.

Gemeinsames Bearbeiten und Zusammenarbeit

Die Integration von Visio in Teams unterstützt die gleichzeitige Bearbeitung durch mehrere Nutzer. Sobald ein Visio-Diagramm über die Teams-Registerkarte geöffnet ist, können Teammitglieder in Echtzeit Änderungen vornehmen. Die Zusammenarbeit wird zusätzlich durch den Chat innerhalb der Teams-App erleichtert, sodass direkt im Kontext des Diagramms Fragen und Anmerkungen ausgetauscht werden können.

Wichtig ist hierbei, dass alle Benutzer die erforderlichen Lizenzen für Visio Online Plan 1 oder Plan 2 besitzen, um die vollen Bearbeitungsfunktionen nutzen zu können. Andernfalls stehen nur die Anzeigefunktionen zur Verfügung.

Visio-Dateien aus Chats und Besprechungen teilen

Zusätzlich zur Registerkartenintegration besteht die Möglichkeit, Visio-Dateien direkt in einem Chat oder in einer Teams-Besprechung zu teilen. Durch das Anklicken des Büroklammer-Symbols innerhalb eines Chats oder Besprechungsfensters können Sie eine Visio-Datei aus OneDrive oder SharePoint hochladen und versenden. Die Empfänger können diese Datei dann direkt in Teams öffnen und bei Bedarf gemeinsam bearbeiten.

Zusätzliche Funktionen und Automatisierung

Für fortgeschrittene Nutzer bietet Microsoft Power Automate die Option, Workflows zu erstellen, die Visio- und Teams-Aktivitäten miteinander verbinden. Beispielsweise kann ein Workflow automatisch Benachrichtigungen in einem Teams-Kanal auslösen, wenn ein Visio-Diagramm aktualisiert wird. Ebenso erlaubt die Nutzung von Microsoft Graph API eine programmatische Interaktion zwischen Visio-Daten und Teams-Umgebungen, was insbesondere in großen Unternehmen mit komplexen Prozessen nützlich sein kann.

Fazit

Die Integration von Visio in Microsoft Teams ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit und zentralisiert den Zugriff auf wichtige Diagramme direkt in der Kommunikationsplattform. Durch das Hinzufügen von Visio-Registerkarten, das Teilen von Dateien in Chats und Besprechungen sowie durch Automatisierungen lässt sich die Zusammenarbeit erheblich verbessern und beschleunigen. Voraussetzung ist eine gültige Visio-Lizenz sowie eine geeignete Berechtigungsstruktur innerhalb des Microsoft 365-Mandanten.