Freigegebenes Postfach in Outlook für macOS hinzufügen – Tutorial
- Einleitung
- Voraussetzungen
- Outlook für macOS Version prüfen
- Manuelles Hinzufügen eines freigegebenen Postfachs
- Alternative Vorgehensweise: Öffnen des freigegebenen Postfachs über die Outlook Web App (OWA)
- Zusätzliche Tipps
- Fazit
Einleitung
In Microsoft Outlook für macOS besteht die Möglichkeit, ein freigegebenes Postfach hinzuzufügen, sodass Sie E-Mails, Kalender und weitere Elemente eines anderen Benutzerpostfachs direkt mit Ihrem eigenen Konto verwalten können. Das freigegebene Postfach wird typischerweise von Administratoren in Microsoft 365 konfiguriert und die Berechtigung wird Ihnen durch den Postfachbesitzer oder den Administrator erteilt. In diesem Artikel wird Schritt für Schritt beschrieben, wie Sie ein freigegebenes Postfach in der Outlook-App auf einem Mac hinzufügen können.
Voraussetzungen
Bevor Sie ein freigegebenes Postfach hinzufügen können, stellen Sie sicher, dass Sie über ein aktives Exchange oder Microsoft 365-Konto in Outlook für macOS verfügen. Weiterhin benötigen Sie Zugriffsrechte auf das freigegebene Postfach. Sollten diese nicht bestehen, wenden Sie sich bitte an den Administrator oder Postfachbesitzer, um die erforderlichen Berechtigungen zu erhalten.
Outlook für macOS Version prüfen
Die Möglichkeit, freigegebene Postfächer automatisch hinzuzufügen, wird hauptsächlich in neueren Versionen von Outlook für macOS unterstützt. Prüfen Sie Ihre Outlook-Version über das Menü Outlook > Über Outlook. Sollte Ihre Version veraltet sein, empfiehlt es sich, Outlook über den Mac App Store zu aktualisieren.
Manuelles Hinzufügen eines freigegebenen Postfachs
Aktuell erlaubt Outlook für macOS nicht das direkte Hinzufügen eines freigegebenen Postfachs über die Kontoeinstellungen, wie es bei Outlook für Windows der Fall ist. Stattdessen gibt es zwei allgemein angewandte Methoden:
1. Automatisches Verbinden über Berechtigungen: Sobald Ihnen Zugriff auf das freigegebene Postfach erteilt wurde, erscheint dieses in Ihrem Outlook automatisch unter Ihrem Hauptpostfach in der linken Navigationsleiste. Diese Funktion hängt vom Exchange-Server ab und wird im Normalfall automatisch ausgeführt, ohne dass weitere Konfigurationen nötig sind.
2. Separate Kontoanmeldung: Sollte das freigegebene Postfach nicht automatisch erscheinen, kann man es alternativ als separates Konto hinzufügen, wenn die Anmeldedaten (Benutzername und Passwort) des freigegebenen Postfachs zur Verfügung stehen. Dies ist jedoch selten der Fall, da freigegebene Postfächer meistens keine eigenen Login-Daten besitzen.
Alternative Vorgehensweise: Öffnen des freigegebenen Postfachs über die Outlook Web App (OWA)
Wenn die automatische Einbindung in Outlook für macOS nicht funktioniert oder Sie das Postfach nicht sehen, können Sie das freigegebene Postfach über die Outlook Web App verwenden. Melden Sie sich mit Ihrem Microsoft 365-Konto auf https://outlook.office.com an. Dort können Sie das freigegebene Postfach über Ihr eigenes Profil öffnen und verwalten.
Zusätzliche Tipps
In manchen Fällen kann es helfen, Outlook zu beenden und neu zu starten, nachdem Ihnen der Zugriff auf das freigegebene Postfach erteilt wurde. Auch das Entfernen und erneute Hinzufügen Ihres Exchange-Kontos in Outlook kann dazu führen, dass das freigegebene Postfach korrekt geladen wird.
Wenn das freigegebene Postfach trotz allem nicht angezeigt wird, wenden Sie sich an Ihre IT-Abteilung oder den Administrator, da dort meistens noch Einstellungen auf Serverseite überprüft werden müssen.
Fazit
Im Gegensatz zu Outlook für Windows ist das Hinzufügen eines freigegebenen Postfachs in Outlook für macOS etwas weniger flexibel und oft auf automatische Erkennung angewiesen. Die wichtigste Voraussetzung ist, dass Ihnen die entsprechende Berechtigung auf dem Exchange-Server zugewiesen wurde. Danach findet Outlook das freigegebene Postfach üblicherweise selbständig und blendet es in der Navigation ein. Andernfalls sind praktische Workarounds, wie die Nutzung der Outlook Web App, hilfreich.