Formulare mit Power Apps in SharePoint erstellen
- Einleitung
- Vorbereitung eines SharePoint-Listenformulars
- Power Apps Formular direkt in SharePoint anpassen
- Gestaltung und Anpassung des Formulars
- Veröffentlichen und Verwendung des Formulars in SharePoint
- Erweiterte Möglichkeiten und Integration
- Fazit
Einleitung
Power Apps ist ein leistungsstarkes Tool von Microsoft, das es ermöglicht, benutzerdefinierte Formulare und Anwendungen zu erstellen, die nahtlos mit SharePoint integriert werden können. Formulare in SharePoint erleichtern Dateneingaben und -verwaltung, indem sie das standardmäßige SharePoint-Listenformular ersetzen oder erweitern. Das Erstellen von Formularen mit Power Apps in SharePoint bietet dabei größere Flexibilität und eine ansprechende Benutzeroberfläche ohne komplexe Programmierung.
Vorbereitung eines SharePoint-Listenformulars
Um mit Power Apps Formulare in SharePoint zu erstellen, benötigst du zunächst eine Liste in SharePoint, für die das Formular erstellt werden soll. Diese Liste enthält die grundlegenden Datenfelder, die später im Formular dargestellt und bearbeitet werden. Die Spalten der Liste definieren im Wesentlichen die Struktur deiner Daten, zum Beispiel Textfelder, Datum, Auswahlmöglichkeiten oder Personenfelder. Es ist ratsam, die Liste zuerst wie gewünscht aufzubauen, da Power Apps die Feldstruktur übernimmt.
Power Apps Formular direkt in SharePoint anpassen
Der einfachste Weg, Formulare mit Power Apps zu erstellen, ist die direkte Integration über SharePoint. Öffne dazu deine SharePoint-Liste, klicke oben im Menü auf Power Apps und wähle dann Formular anpassen. Daraufhin öffnet sich Power Apps Studio direkt im Browser und lädt das Standardlistenformular als Vorlage. Im Power Apps Studio kannst du nun das Formular gestalten, indem du z.B. Felder anordnest, bedingte Sichtbarkeiten definierst oder Eingabefelder anpasst.
Gestaltung und Anpassung des Formulars
Im Power Apps Studio stehen verschiedene Werkzeuge zur Verfügung, um das Design und die Funktionalität deines Formulars zu optimieren. Du kannst Felder verschieben, hinzufügen oder entfernen, Steuerelemente wie Dropdowns, Schieberegler oder Datumsauswahlen einbauen. Außerdem lässt sich das Verhalten der Felder durch Formeln steuern, ähnlich wie in Excel. Beispielsweise können Pflichtfelder definiert, Fehlermeldungen eingeblendet oder Werte automatisch berechnet werden. Darüber hinaus kann die Oberfläche farblich gestaltet und das Layout responsiv angepasst werden, sodass das Formular auf mobilen Geräten gut nutzbar ist.
Veröffentlichen und Verwendung des Formulars in SharePoint
Wenn deine Anpassungen abgeschlossen sind, speichere und veröffentliche das Formular direkt aus Power Apps. Das Formular ersetzt dann automatisch das Standardformular der SharePoint-Liste. Von nun an wird beim Erstellen, Bearbeiten oder Anzeigen von Listeneinträgen dein individuelles Power Apps-Formular verwendet. Dieses ist über die SharePoint-Oberfläche für alle Listennutzer zugänglich, ohne dass diese Power Apps separat öffnen müssen.
Erweiterte Möglichkeiten und Integration
Power Apps ermöglicht auch, das Formular mit weiteren Datenquellen zu verbinden oder zusätzliche Logik einzubauen. Beispielsweise kann man Daten aus anderen SharePoint-Listen, Microsoft Dataverse oder externen Systemen abrufen. Ebenso sind Workflows und Automatisierungen über Power Automate integrierbar, um etwa bei der Dateneingabe Benachrichtigungen zu senden oder Genehmigungsprozesse zu starten. So lassen sich komplexe Geschäftsanwendungen rund um das Formular entwickeln, die weit über einfache Dateneingaben hinausgehen.
Fazit
Das Erstellen von Formularen in SharePoint mit Power Apps ist eine moderne und flexible Methode, um Benutzeroberflächen an individuelle Anforderungen anzupassen. Die enge Verzahnung beider Microsoft-Produkte ermöglicht eine schnelle Entwicklung ohne Programmieraufwand und bietet zugleich zahlreiche Gestaltungsmöglichkeiten. Dank direkter Integration ist das fertige Formular nahtlos in den SharePoint-Listenprozess eingebettet und verbessert die Datenverwaltung sowie Benutzererfahrung erheblich.