Erinnerungen oder Benachrichtigungen für Checklistenpunkte in Microsoft Lists einstellen

1. Grundlagen zur Benachrichtigungsfunktion in Microsoft Lists
2. Erinnerungen mit Microsoft Power Automate einrichten
3. Schritte zum Erstellen eines Erinnerungsflows
4. Alternative Möglichkeiten und Hinweise
5. Zusammenfassung

Microsoft Lists ist ein vielseitiges Tool zum Verwalten von Informationen und Aufgaben in Listenform. Eine häufige Anforderung ist es, Erinnerung oder Benachrichtigungen zu einzelnen Checklistenpunkten (auch als einzelne Einträge oder Aufgaben in einer Liste verstanden) einzurichten, damit Nutzer rechtzeitig auf bevorstehende Aufgaben hingewiesen werden. Da Microsoft Lists selbst standardmäßig keine direkte Erinnerungsfunktion auf Elementebene anbietet, erfolgt die Lösung über die Integration in Microsoft Power Automate oder die Verwendung von integrierten Benachrichtigungsregeln.

Grundlagen zur Benachrichtigungsfunktion in Microsoft Lists

Microsoft Lists bietet eine einfache Möglichkeit, Benachrichtigungen einzurichten, die den Nutzer über Änderungen an der Liste informieren. Über das Menü Benachrichtigungen können Sie beispielsweise einstellen, dass Sie bei jeder Änderung oder nur bei bestimmten Ereignissen eine E-Mail erhalten. Diese Funktion ist allerdings eher allgemein gehalten und eignet sich weniger für punktuelle Erinnerungen zu einzelnen Checklistenpunkten mit Fälligkeitsdatum.

Erinnerungen mit Microsoft Power Automate einrichten

Um gezielte Erinnerungen für einzelne Checklistenpunkte, speziell zu Terminen oder Fälligkeitsdaten, zu erstellen, empfiehlt sich die Verwendung von Microsoft Power Automate. Power Automate ermöglicht es, automatisierte Workflows zu erstellen, die auf Basis von Listeneinträgen Aktionen ausführen. Hierbei kann eine Erinnerung per E-Mail, Microsoft Teams Nachricht oder Push-Benachrichtigung an den betreffenden Nutzer gesendet werden.

Der Prozess läuft im Wesentlichen folgendermaßen ab: Zunächst benötigen Sie eine Datenspalte in Ihrer Liste, die das Fälligkeitsdatum für den jeweiligen Checklistenpunkt enthält. Wenn ein Element dieses Fälligkeitsdatum enthält, kann Power Automate so konfiguriert werden, dass es zu einem definierten Zeitpunkt (z.B. am Tag des Fälligkeitsdatums oder einige Tage vorher) eine E-Mail an die verantwortliche Person oder Gruppe sendet.

Schritte zum Erstellen eines Erinnerungsflows

Zum Erstellen eines Erinnerungsflows in Power Automate öffnen Sie die Power Automate Plattform und wählen Automatisierten Flow erstellen. Als Auslöser wählen Sie Geplanter Flow (Scheduled Flow), damit regelmäßig überprüft wird, welche Termine anstehen. Im Flow legen Sie dann eine Aktion an, die die Items in Ihrer Liste liest und prüft, ob das Fälligkeitsdatum beispielsweise dem heutigen Datum entspricht oder innerhalb einer gewünschten Erinnerungsfrist liegt.

Für die Prüfung der Fälligkeit können Filter und Bedingungsabfragen verwendet werden, um nur die relevanten Elemente zu erfassen. Anschließend wird eine Benachrichtigung per E-Mail oder andere Kommunikationswege versendet. Diese Nachrichten können individuell gestaltet werden und enthalten Details zum Checklistenpunkt, damit der Empfänger direkt weiß, worum es geht.

Alternative Möglichkeiten und Hinweise

Zusätzlich zur Nutzung von Power Automate können Sie auch SharePoint-Benachrichtigungen oder Microsoft To Do zusammen mit Microsoft Lists verwenden. Beispielsweise lassen sich Listeneinträge mit To Do synchronisieren, worüber sich dann Erinnerungen einstellen lassen. Dies erfordert jedoch meist weitere Anpassungen und oftmals manuelles Verknüpfen der Aufgaben.

Wichtig zu wissen ist, dass Microsoft Lists in seiner reinen Form keine nativen Reminder an einzelne Checklistenpunkte unterstützt. Die Anpassung mittels Power Automate ist deshalb die gängigste und flexibelste Lösung, um Erinnerungen nach individuellen Anforderungen zu erstellen. Dabei können Sie auch komplexe Bedingungen und unterschiedliche Benachrichtigungsarten abbilden.

Zusammenfassung

Direkte Erinnerungen oder Benachrichtigungen für einzelne Checklistenpunkte in Microsoft Lists können über die Standardfunktionen nur eingeschränkt realisiert werden. Für eine detaillierte und zeitgesteuerte Erinnerung empfiehlt sich die Kombination von Microsoft Lists mit Power Automate, um automatische E-Mails oder Benachrichtigungen basierend auf Fälligkeitsdaten zu versenden. Durch die Erstellung eines geplanten Flows lassen sich so individuelle Reminder auch für komplexe Szenarien realisieren, die genau auf die Bedürfnisse Ihres Teams abgestimmt sind.