Datenverwaltung und Speicherung in SharePoint Online im Vergleich zu SharePoint Server

1. Grundlegende Unterschiede in der Infrastruktur
2. Datenverwaltung und Speicherplatz
3. Datenzugriff und Sicherheitsmechanismen
4. Datenverfügbarkeit und Backup
5. Datenintegration und Erweiterbarkeit
6. Fazit

Grundlegende Unterschiede in der Infrastruktur

SharePoint Online ist eine cloudbasierte Plattform, die als Teil von Microsoft 365 bereitgestellt wird. Die Speicherung und Verwaltung der Daten erfolgt in Microsoft-Rechenzentren, die global verteilt sind. Dies bedeutet, dass die physische Kontrolle über die Serverinfrastruktur beim Microsoft-Provider liegt. Im Gegensatz dazu wird SharePoint Server lokal im eigenen Rechenzentrum oder auf eigenen Servern des Unternehmens installiert und betrieben. Hier liegt die vollständige Kontrolle über Hardware, Serverkonfigurationen und Speicherorte bei der Organisation selbst. Somit beeinflusst der Standort und die Art der Infrastruktur stark die Möglichkeiten und Grenzen der Datenverwaltung und Speicherung in beiden Umgebungen.

Datenverwaltung und Speicherplatz

In SharePoint Online ist der verfügbare Speicherplatz grundsätzlich an das jeweilige Microsoft 365 Abonnement gekoppelt. Die Speicherkapazität wird häufig in Form eines gemeinsamen Pools für die gesamte Organisation bereitgestellt, wobei zusätzliche Speicheroptionen gegen Aufpreis zur Verfügung stehen. Die Verwaltung des Speicherplatzes erfolgt überwiegend automatisch durch Microsoft, inklusive Skalierung, Redundanz und Backup-Strategien. SharePoint Server hingegen bietet eine höhere Flexibilität hinsichtlich Speicherplatz, da Unternehmen direkten Zugriff und Kontrolle über verfügbare Ressourcen haben. Allerdings müssen sie selbst für Erweiterungen, Datensicherheit und Backups sorgen. Dies ermöglicht eine maßgeschneiderte Speicherarchitektur, erfordert aber auch administrativen Aufwand.

Datenzugriff und Sicherheitsmechanismen

Die Datenverwaltung in SharePoint Online profitiert von integrierten Sicherheits- und Compliance-Funktionen, die zentral von Microsoft bereitgestellt und regelmäßig aktualisiert werden. Dazu zählen unter anderem Verschlüsselung im Ruhezustand und bei der Übertragung, automatische Datenwiederherstellung, Compliance-Standards und Multi-Faktor-Authentifizierung. Die Nutzer- und Berechtigungsverwaltung ist in die Microsoft 365 Umgebung integriert, was eine nahtlose Single-Sign-On (SSO) Erfahrung ermöglicht. Bei SharePoint Server ist die Sicherheit im eigenen Verantwortungsbereich der IT-Abteilung. Administratoren müssen eigene Sicherheitsrichtlinien implementieren, Verschlüsselung konfigurieren und die Einhaltung von Compliance-Vorgaben überwachen. Hier besteht zwar mehr Freiraum und Kontrolle, jedoch auch ein höherer Aufwand für die Pflege und Sicherstellung der Datenintegrität.

Datenverfügbarkeit und Backup

In SharePoint Online sorgt Microsoft für eine hohe Verfügbarkeit der Daten dank global verteilter Rechenzentren und integrierter Failover-Mechanismen. Backups werden in regelmäßigen Abständen automatisch erstellt und ermöglichen eine Datenwiederherstellung auf verschiedenen Ebenen. Diese Prozesse sind für Endnutzer größtenteils unsichtbar, bieten allerdings weniger Einflussmöglichkeiten auf Zeitpunkte oder spezifische Backup-Einstellungen. SharePoint Server setzt hier auf individuelle Backup- und Wiederherstellungslösungen, die vom Administrator gestaltet und gesteuert werden müssen. Dies ermöglicht einen maßgeschneiderten Schutz und Wiederherstellungsstrategie, erfordert jedoch Ressourcen und Fachwissen.

Datenintegration und Erweiterbarkeit

SharePoint Online ist stark in die Microsoft 365 Cloud-Dienste integriert und bietet moderne APIs sowie Cloud-spezifische Erweiterungsmöglichkeiten. Die Verwaltung von Daten wird durch Cloud-Funktionalitäten wie Power Automate, Power Apps oder Microsoft Graph unterstützt. Einschränkungen bei der direkten Serverkonfiguration und der Anpassung von Datenbankebene sind jedoch gegeben, da der Zugriff auf unterliegende Systeme nicht erlaubt ist. Dagegen erlaubt SharePoint Server eine tiefgreifendere Anpassung und Integration auf Datenbankebene, einschließlich direktem SQL-Zugriff und erweitertem Server-Side-Customizing. Dies eröffnet vielfältige Möglichkeiten zur individuellen Datenverwaltung, ist aber auch komplexer und risikobehafteter.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass SharePoint Online eine moderne, verwaltete Cloud-Lösung darstellt, bei der Microsoft die Datenverwaltung und Speicherung weitgehend übernimmt und automatisiert. Dies erleichtert insbesondere für kleinere und mittelgroße Unternehmen die Administration und sorgt für hohe Verfügbarkeit sowie Sicherheit durch standardisierte Prozesse. SharePoint Server bietet hingegen volle Kontrolle über die Speicherung und Datenverwaltung, erfordert dafür jedoch höhere eigene Ressourcen für Infrastruktur, Sicherheit und Backup-Management. Die Wahl zwischen beiden Varianten hängt somit maßgeblich von den individuellen Anforderungen an Kontrolle, Flexibilität, Compliance und IT-Ressourcen ab.