Checkliste aus Microsoft Lists in Excel oder PDF exportieren
Exportieren in Excel
Microsoft Lists bietet eine integrierte Möglichkeit, die enthaltenen Daten direkt in eine Excel-Datei zu exportieren. Dabei bleiben alle Informationen der Liste erhalten, so dass sie in Excel problemlos weiterverarbeitet werden können. Um diesen Export durchzuführen, öffnen Sie zunächst Ihre gewünschte Checkliste innerhalb von Microsoft Lists. Oben auf der Seite finden Sie in der Menüleiste die Option Exportieren. Klicken Sie darauf, und wählen Sie im Dropdown-Menü den Punkt In Excel exportieren aus. Daraufhin wird eine Excel-Datei generiert und heruntergeladen, die alle Listeneinträge inklusive der Spaltenüberschriften enthält. Diese Datei können Sie anschließend mit Microsoft Excel öffnen, bearbeiten, speichern oder weitergeben. Wichtig zu wissen ist, dass durch den Export keine Verbindung zwischen der Excel-Datei und der Ursprungsliste besteht, Änderungen in der Excel-Datei wirken sich daher nicht auf die Liste in Microsoft Lists aus.
Exportieren in PDF
Microsoft Lists bietet keine direkte Funktion, um die Daten im PDF-Format zu exportieren. Dennoch können Sie Ihre Checkliste in PDF umwandeln, indem Sie einen Zwischenschritt über Excel oder den Browser nutzen. Eine Möglichkeit besteht darin, die Liste zunächst wie oben beschrieben nach Excel zu exportieren. Öffnen Sie dann die Excel-Datei und formatieren Sie sie gegebenenfalls für eine bessere Lesbarkeit. Anschließend können Sie das Excel-Dokument über Datei > Speichern unter oder Exportieren als PDF speichern. Alternativ können Sie die Liste auch direkt im Browser anzeigen und mit der Druckfunktion des Browsers die Seite als PDF drucken. Klicken Sie in Ihrem Browser auf Datei > Drucken oder drücken Sie die Tastenkombination Strg+P (Windows) bzw. Cmd+P (Mac). Im Druckdialog wählen Sie dann als Ziel Als PDF speichern aus. Beachten Sie dabei, dass das Layout und die Darstellung je nach Länge und Formatierung der Checkliste unterschiedlich ausfallen kann. In einigen Fällen ist die Methode über Excel für ein übersichtlicheres Ergebnis empfehlenswert.
Zusammenfassung
Der einfachste und direktste Weg, eine Checkliste aus Microsoft Lists zu exportieren, führt über den integrierten Excel-Export. Für eine PDF-Ausgabe bedarf es eines Zwischenschritts mittels Excel oder des Druck-als-PDF-Dialogs im Browser. Beide Verfahren bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihre Listeninhalte auch außerhalb von Microsoft Lists verfügbar und nutzbar zu machen.